談新形勢下檔案工作的優化組合

匡立增

（五蓮縣社會保險服務中心，山東 日照 262300）

檔案是重要的社會信息資源，是歷史的真實體現，更是單位工作開展和發展提升的重要信息基礎支撐。隨著社會新格局的不斷細化，檔案作為社會發展不可或缺的一個基礎環節，各項工作要適應新形勢下的多元化發展趨勢，適應信息化帶動下的發展要求，這就需要對檔案工作自身和外部不斷提升和優化組合，以更好地發揮檔案的服務性作用。做好和實現新形勢下的檔案優化組合要從以下幾個方面著手：

一、人員素質存在的問題

檔案管理的如何，人是重要的決定性因素，直接關系到檔案管理水平的高低。當下，檔案管理人員素質不高主要體現在以下幾個方面：

（一）不適應信息化發展要求。社會發展已經進入到了信息化時代，檔案管理也逐步改變傳統管理工作方法和模式，越來越多的需要使用計算機來管理和提供應用服務。這不僅方便檔案的利用，更可以提高檔案管理效率，更加快速的發揮檔案的信息價值對外提供利用。但是，長期工作模式影響，很多檔案管理人員計算機技術和信息化管理技能嚴重缺乏，一些年齡偏大的檔案人員甚至連基本的計算機使用，打字排版都不會，這樣談何使用計算機進行檔案管理；此外，懂得計算機技術的人員卻很少從事檔案管理，更多的是從事計算機工作，這都很大影響了檔案的現代化發展水平，阻礙了檔案事業的發展。

因此，抓促提升檔案管理人員的信息化技能應該引起高度重視，打好檔案管理優化組合的信息化基礎。

（二）服務的意識和主動性不夠。受以前檔案思維意識影響，檔案就是簡單地收集文件，整理排列，裝訂裝盒，存放于廚具內等這些基本過程，甚至是一放了之，常年塵封于櫥柜之中，這種傳統理念是狹隘的，是消極的，是不利于甚至是抹殺了檔案價值的發揮。這是長期觀念造成的局面，重視度不夠，檔案價值作用發揮不到位，個別人員工作消極怠慢，不認真負責的原因。要想轉變這種局面，就要進一步強化職責意識，深化服務觀念，從而轉變思路和工作方式，把提供利用服務擺到一定的工作議事日程位置。

（三）專業化水平低。在檔案管理人員中普遍存在專業技能欠缺的問題和現象，在崗人員多數不具備檔案業務知識，只有少數人間斷性的接受過一些理論學習或者所謂的上任傳幫帶，只懂一點檔案理論皮毛知識，實踐和動手能力欠缺。加之，單位領導層面對這項工作重視度不夠，崗位配備人員大部分是年齡偏大，甚至老弱病殘的人從事這項工作，被動應付，根本承擔不起基本的檔案收集整理和日常服務職責，檔案工作欠賬較多，管理水平無從談起。有的單位連基本的檔案人員崗位職責都沒有制定明確，檔案人員對檔案工作應該做什么都不是很清楚，只是漫無目的的收集材料，收集也不夠齊全，甚至常年堆積，直接影響了檔案工作的正常管理和健康發展。

二、注重檔案信息化建設

現代信息化在社會的普及應用日漸廣泛，日益滲透到各個行業，這也帶動和推進了檔案實施信息化的步伐，同時信息化的應用，也產生了大量的電子文件，這為檔案實施信息化管理創造了有利條件和機會。檔案信息化是現代信息技術發展的結果，是實現檔案標準化科學化發展的新成果，在檔案工作中應該引起高度重視和關注。

（一）硬件建設。硬件是實現檔案信息化發展的基本支撐。在實施計算機硬件辦公的條件和環境下，還需要專門為實施檔案信息化管理而配備必要的計算機設施，包括打印機、掃描儀、攝像頭、刻錄機以及其他共享式電子設備，以滿足開展檔案信息化建設的需求。

（二）人才和系統建設。加大計算機技術人員引進和配備與檔案管理崗位，滿足人才需求；加大系統開發引進，統一標準，兼容性發展。鑒于人才和系統的特殊性需求，需要領導的重視和支持，在資金保障方面要納入單位信息化建設整體方案，統一配資，統一規劃實施；人才和技術方面要有所傾斜，逐步實現計算機應用和檔案專業技術融合發展，最終建成一個專業性的檔案信息化系統，為實施檔案信息資源的共建共享搭建好基礎和平臺。

（三）網絡建設。最根本的是解決檔案信息的互聯互通，避免和打破“信息孤島”的形成和限制，實施檔案信息資源的有效集中管理。著力從網絡化建設源頭做起，實施開放兼容性規劃，統一標準和規范，統籌解決檔案信息化建設中特別是網絡建設中存在的難點問題。規劃好，有序合理實施和推進，最終實現網絡化檔案資源集中利用。

三、加大安全保障

現代化的網絡環境下，檔案信息的安全管理更加值得關注。這是網絡管理條件下的一個弊端，在檔案管理實施中很容易實現復制傳輸，也為不規范的和不應該出現的信息傳播敲響了警鐘。加大信息化條件下的信息安全保護成為檔案管理急需解決的難點和問題。一是實施檔案管理安全立法。用法律作為安全管理的重要保障，讓檔案管理者真正負起檔案信息安全的管理責任，讓不良利用者取消不良利用目的，保障檔案信息利用和傳播在監督下運行。二是強化自身管理。牢固樹立檔案是重要的政治資源，是服務于黨和政府、服務于廣大人民的重要和寶貴資源。加強在檔案管理人員中的政治教育，牢固樹立安全第一的思想本位，以更加有效地措施，更加規范的管理保障國家檔案的安全，促進整個檔案工作的健康安全發展。

總之，實施檔案管理優化組合是促進檔案工作高質量發展的有效手段，是一項系統復雜而又涉及多個方面的工作，這不僅需要提升檔案工作人員的素質，還要運用好新的技術和手段。只有立足于科學優化管理手段，不斷加大工作力度，才能讓檔案管理工作優化組合水平不斷提高，促進檔案管理工作更加科學高效。