事業單位辦公室檔案日常管理與應用

戴楠

（烏蘭浩特市委國家安全信息中心，內蒙古 興安盟 137400）

近年來，經濟水平快速提高，使事業單位的規模不斷擴大，其檔案管理的方式發生了改變，為管理人員增加了難度。在醫院管理經營中，會產生大量的檔案信息，在管理方面具有一定難度，容易出現信息失誤的情況，對事業單位的名譽產生負面影響，甚至造成巨大的經濟損失。因此，在新時期下，事業單位必須要清楚地意識到辦公室檔案管理工作的重要性，創新檔案管理機制，以此來使得辦公室的檔案管理工作始終保持著先進性和有效性，促進事業單位的可持續發展。

一、分析目前事業單位辦公室檔案日常管理存在問題

（一）由于對辦公室檔案管理工作不夠重視

現如今在一些事業單位之中，相關領導并沒有能夠認識到檔案管理工作的重要性，這就使得相關工作難以有序展開，工作中面臨的實際問題不能及時得到解決。如果領導對檔案管理的實際價值不夠了解的話，檔案管理的地位和作用就會明顯降低，同時也會直接地影響到檔案管理工作的順利開展。

（二）由于辦公室檔案管理制度不完善

通過對于一些事業單位檔案管理制度能夠得出，檔案管理崗位的職責和工作內容沒有能夠得到明確，這樣也是使其檔案管理人員自身的行為無法滿足規定要求，具體管理工作較為混亂，而且出現問題后也無法對相關人員的責任進行追究。管理制度中存在漏洞，就不能很好地約束管理人員的行為，直接影響工作，對事業單位的穩定發展帶來較大影響。

二、分析事業單位辦公室檔案日常管理與應用

（一）提高辦公室檔案管理重視程度，完善檔案管理硬件設施

一是事業單位的領導人員需要充分地認識到辦公室檔案管理對于事業單位自身發展的重要性，從而對辦公室檔案管理工作高度的重視和支持，以身作則，強化自身對于檔案管理理念。同時，對每位檔案管理工作人員的能力和作用進行認真分析，以此來確保辦公室檔案工作的有序開展。二是事業單位需要提高對辦公室檔案工作的宣傳力度，通過內部宣傳欄以及網站和廣播等方式，提高對辦公室檔案管理工作宣傳，讓全體員工可以充分地認識到辦公室檔案管理對于事業單位健康發展的重要性，并積極配合各項檔案管理工作。三是事業單位應當鼓勵全體員工積極投入和配合檔案管理工作，認真聽取員工的意見和建議，并對檔案管理工作進行不斷優化調整，使其可以不斷地提高檔案管理工作水平，促進事業單位全面發展。

（二）完善檔案管理機制

一是事業單位在征求全體員工意見的基礎上，需要科學的制定出辦公室檔案管理制度，使其保證檔案管理制度具有合理性以及科學性。二是事業單位需要積極的更新管理理念，結合時代發展腳步，充分的去考慮辦公室檔案管理機制的靈活性、動態性，便于今后對其改進和創新，以此來確保辦公室檔案管理機制始終保持先進性和有效性。三是事業單位需要設立獎懲制度，并對檔案管理工作的各項標準進行明確規定，以此為依據，對檔案管理人員進行相應的獎懲，這樣可以不斷地去激發員工自身工作的積極性和創造性。四是事業單位還需要完善檔案管理安全制度，特別是電子文檔管理，需要事業單位設置相關的檔案管理和訪問權限，如果不是檔案管理人員，只是可以進行檔案查詢，不可以肆意更改和刪除，保證事業單位檔案管理工作順利實施。

（三）創新檔案管理手段

一是事業單位需要提高硬件設施建設工作，為檔案管理部門配置相應的設備，例如電腦等，不斷地完善檔案管理部門基礎設施建設，確保檔案管理工作的有序開展。二是事業單位需要根據自身發展要求和檔案管理實際需求，加大對檔案管理軟件開發的力度，實現檔案電子化管理，提升檔案管理現代化水平。三是事業單位應該要求檔案管理人員學習先進的檔案管理技術和手段，讓他們在日常工作中能夠熟練地利用各種先進手段進行檔案管理，這樣才可以更好地去保證檔案管理工作的整體質量和效率，促進事業單位檔案管理工作持續地進行，因此這點需要引起事業單位足夠的重視，更好地為事業單位日后持續穩定發展提供出相應的基礎。

總結：綜上所述，檔案管理人員需要提高辦公室檔案管理的有效性，積極改革檔案管理方法，提高資源利用率，以及檔案管理人員的技能水平，使其跟緊時代的步伐，靈活運用科學技術。此外為了使得辦公室檔案管理工作始終保持在高水平，事業單位領導和辦公室檔案管理人員必須要加強對辦公室檔案管理的重視，并積極轉變檔案管理觀念，創新檔案管理機制，完善檔案管理制度，以此來彌補當前辦公室檔案管理工作中的各種不足，提升辦公室檔案管理的水平，為企業的可持續發展提供強大的助力。同時，需要建立完善的管理制度，優化事業單位檔案管理，使檔案管理具有規范性，提高事業單位檔案管理效率，為事業單位事業的改革提供動力與生機。