淺談信息化建設在企業檔案管理中的作用

滕紅軍

（濰坊日報社，山東 濰坊 261031）

引言

信息時代下，企業積極落實檔案信息化建設工作已經顯得十分的急迫，有越來越多的企業開始投入大量的人力和資金來開展檔案信息化建設，并取得了較好的成效。但檔案信息化建設工作是一項長期性和復雜性的事情，會涉及到較多的專業知識，如何確保企業檔案信息化建設的規范性與標準化尤為關鍵[1]。目前來看，雖然已經有很多企業在檔案信息化建設工作中取得了很好的成效，但也存在著一些較為尖銳的問題，導致信息化建設在企業檔案管理中的作用而未能充分得發揮出來?；诖?，非常有必要進一步去探究企業檔案信息化建設與管理的有關知識。本文對企業檔案信息化建設于管理作了較為全面的分析探討，現作如下的論述。

一、企業檔案信息化管理的作用

信息時代下，檔案信息管理越來越成為企業核心競爭力的體現，可以幫助企業獲取到良好的效益，尤其是可以促進企業的可持續發展，因而可以得到越來越多企業的重視。具體來說，企業檔案是企業信息資源與知識資產的重要組成部分，同時也是企業開展研發工作、經營管理工作的基礎性資料，與企業的生產經營和改革發展有著十分緊密的聯系。在經濟新常態下，企業提升自身核心競爭力顯得越來越重要，而基于檔案管理工作的重要性，積極開展檔案信息化建設與管理是十分關鍵與必要的。

從當前諸多企業所開展的檔案信息化管理工作來看，已經基本上實現了檔案管理的自動化與流程化。一方面檔案信息化管理大大提升了檔案的使用能力，操作更加的簡單，借助檔案管理信息系統可以完成檔案信息的調閱、鑒定審批、歸檔保存等多項工作，整個操作過程更加的簡單、快捷和有效。另一方面是檔案信息化管理將檔案管理工作帶入到了一個全新的數字化時代，可以讓檔案信息實現分享，當實現檔案信息的共享與利用后，企業以往所存在的資源重復浪費問題與信息孤島問題便可以由此而解決，對提升企業經營管理效率與質量均有十分大的裨益?？偟膩碚f，檔案信息化管理對企業的長遠發展是十分有利的，可以為企業創造良好的經濟效益，企業必須將檔案信息化建設與管理工作視為一項硬指標和死任務來落實，為自身發展奠定堅實的基礎。

二、企業檔案信息化建設遵循原則

檔案信息化建設與管理均是長期性工作，尤其是檔案信息化建設工作不僅具有長期性特點，且還有著復雜性與專業性的特點，因而實際開展時會遇到較多的困難。針對于此，企業必須確立檔案信息化建設的指導思想與基本原則，以此高質量落實檔案信息化的建設工作。

在指導思想方面，企業要始終遵循科學發展觀的指導，認真貫徹國家對檔案信息化所提出的相關要求，尤其是要知曉信息化的法律法規知識。另外，檔案信息化的根本目標是協助企業獲得良好的發展，因而檔案信息化建設要始終立足于企業的發展戰略和管理特點，努力促進檔案信息化、檔案資源存量數字化，確保可以適應企業的經營管理要求與改革發展需求[2]。

在開展檔案信息化建設時，企業要遵循三點基本原則。一是統籌規劃原則，檔案信息化建設會涉及到較多的內容，若是缺乏統籌規劃勢必影響后續的開展質量，因而在工作之處便需要去做好統籌規劃工作。具體來說，企業要確保檔案信息化建設可以始終與信息化發展協調同步，將檔案信息化建設納入到企業信息化的規劃中，不僅要樹立前瞻意識，而且要做好檔案信息化建設的頂層設計，確保企業的檔案信息化建設始終處于上升與完善狀態。二是統一標準,嚴格規范，企業要認真借鑒當前階段我們國家的檔案業務與信息技術的相關規范要求，對檔案信息化建設做到統一規劃、統一標準、統一投資、統一建設。三是注重質量，保障檔案信息建設的安全。具體來說，在檔案信息化建設過程中，企業不能單純追求速度，更要確保檔案信息化建設的質量，以此確保檔案可以為企業后續的經營管理提供參考意見。而在信息安全方面，企業要通過制度管理與安全技術這兩種手段來保證檔案信息的安全。

三、企業檔案信息化建設的工作目標和任務

企業在開展檔案信息化建設工作時，要立足于自身需求，確定出具體的工作目標與任務，并完善相關的工作制度，以此確保檔案信息化建設工作可以高質量開展。總的來說，企業檔案信息化建設的工作目標與任務主要包括以下：

（一）做到檔案數據的非修改性

之所以如此重視檔案信息化建設，主要的原因便在于檔案有著唯一性和憑證性的顯著特征，經過信息化與數字化處理后檔案信息必須做到不可變更。具體來說，企業的電子文件信息在歸檔處理時必須要加入禁止寫操作功能，可以優先使用PDF 格式，也可以考慮使用低像素的圖片掃描方式，以此實現檔案信息的不可修改性。對于錄音錄像檔案來說，在信息化建設時要做好數字轉換，確保做到原樣“永久化”存儲，實物檔案需要使用3D 技術按照比例制作。除此之外，需要注意一點，在電子文檔的歸檔處理中，要對查稿、修改稿、正文等關聯信息做好統一的歸檔，均要做到不可修改。

（二）確保電子文件質量

在電子文件歸檔處理時，必須要對其構成內容做好分析整理，內容、結構、背景信息均是需要注意的要點。電子文件的形成部門要對電子文件的質量做好統一化管理，尤其是要對電子文件的真實性和完整性承擔絕對的責任，檔案管理部門要對電子文件的保管工作承擔絕對的責任，主要包括保管、存儲與安全。

（三）可適應企業辦公需求

檔案信息化建設必須要滿足企業的經營管理需求，可以為企業服務。具體來說，在檔案數據庫建設時，要加入檢索、下載、復制、打印等功能。比如在檢索工具的建設中，要做好規范性與合理性，設置多種檢索選項，既可以允許工作人員通過檔案號來檢索，也可以允許通過文件內容來檢索。工作人員在獲取檔案信息時必須有授權處理，待授權通過后才可以去下載與復制檔案信息[3]。

（四）檔案信息化建設的安全

安全是企業開展檔案信息化建設工作時必須重點考慮的內容。在檔案信息化建設時，要巧妙處理好安全問題、高效與方便這三者之間的關系，凸顯出檔案信息化建設的安全性。比如在檔案信息化的存儲中，要配備帶有備份功能的服務器和信息設備，常用的信息設備主要有磁盤陣列、光盤庫、占用網絡存儲設備，不僅要對檔案信息做到安全存儲，同時還要確保檔案信息可以隨時安全遷移。總的來說，為確保檔案信息化的安全，要遵循四點安全保障原則。一是密級區分原則，要對檔案信息做到物理隔離，并將檔案信息管理權責落實到個人；二是內外區分原則，對企業的內部檔案信息和外部檔案信息要做好區分，按照具體需求來進行信息化建設；三是用戶區分原則，在檔案信息化建設時要對檔案管理人員、檔案形成人員的權責做好分解，形成相應的授權管理系統；四是對檔案信息建設系統、信息共享、信息化歸檔等多個子系統進行區分。

（五）檔案信息化建設的精細化管理

檔案管理部門在整個檔案信息化建設中發揮著較為關鍵的作用，不僅要參與到檔案信息的信息化處理中，而且還需要做好檔案信息的維護管理工作。為此，檔案管理部門要認清楚自己的工作職責，積極參與到檔案信息化建設中，需要重點做好四個方面的工作。一是做好前端指導工作，要求向歸檔部門提供業務指導的相關服務；二是歸檔監督，要對歸檔部門所形成的電子文件進行鑒定與歸檔[4]；三是審核接收，對歸檔部門所移交的電子文檔進行全面性的審核；四是入庫管理，在檔案信息入庫時要對實物檔案與信息化檔案做好同步管理。

（六）推進電子文件管理

檔案信息化對于企業的經營管理工作越來越重要，在檔案信息化建設的過程中需要積極去推動電子文件管理。具體來說，企業要不斷去健全電子文件的管理機制，一方面要制定出貼合檔案信息化建設與管理的制度，創新工作方法，另一方面要配備足夠的設施設備，可以按照《電子文件管理暫行方法》的相關要求來配備所需要的設施設備。

四、企業檔案信息化建設得以有效落實的保障措施

（一）加強組織領導

企業領導層要對檔案信息化建設與管理均給予高度的重視，積極創新管理理念，并在企業內部營造一種良好的工作氛圍，自上而下的參與到檔案信息化建設中去。具體來說，企業領導層需要重點做好三個方面的工作。一是要給予檔案信息化建設工作給予高度的重視，并建立健全檔案管理機制與機構，為檔案信息化建設工作的有效開展奠定基礎[5]。二是要凸顯出在檔案信息化建設中的職能與地位，明確工作職責，對歸檔部門和管理部門的工作來開展監督管理，動態掌握檔案信息化建設中所存在的問題，確保各項工作均可以落到實處。三是要為檔案信息化建設配備足夠的人力和資金，尤其是要配備檔案信息化建設工作所需要的資金。

（二）做好隊伍建設工作

企業所開展的檔案建設工作與管理工作均崗位人員有著較高的要求，必須高度重視人才隊伍的建設工作，以求為企業的檔案信息化建設工作培養足夠的人才[6]。具體來說，企業在開展人才隊伍建設工作時要做好以下三點工作：

1.企業管理者要立足與企業的檔案信息化建設需求，合理去配置所需要的人才，確保崗位人員的數量可以滿足工作需求。

2.對檔案信息化建設工作開展全方位的監管，動態掌握工作開展質量，對于人員管理方面所存在的問題要及時解決。比如在歸檔部門的管理中，若發現歸檔部門的工作人員存在工作不強、工作能力不足的問題時，要及時組織相應的教育培訓活動，向工作人員講解有關于檔案信息化建設的相關知識，以此提升工作人員的專業能力。

3.檔案信息化建設工作有著很強的專業性特點，若是企業本身的信息化能力不足，則勢必影響檔案信息化建設質量。為此，企業一方面需要去大力推進信息化建設進程，另一方面要將人才培養與人才引進結合起來。比如在人才引進方面，企業要多選拔一些信息化能力強、熟知檔案信息化建設與管理的人才，以此來充實企業當前的人才隊伍。

結束語

信息化建設對于現代企業的檔案管理工作意義重大，企業務必給予高度的重視，要對檔案信息化建設與管理工作狠下功夫，認真完成檔案信息化建設工作。在落實檔案信息化建設時，要重點從人才隊伍建設與組織領導這兩個方面來著手，保障好檔案信息化建設工作的質量，助力企業的長遠發展。