探析新時(shí)期如何做好企業(yè)辦公室文秘工作

趙林源

（哈爾濱煙葉公司賓縣分公司，黑龍江 哈爾濱 150400）

在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)與管理中，辦公室將管理工作和行政工作融為一體，主要負(fù)責(zé)各種行政管理事務(wù)的處理和各種上級(jí)命令的下達(dá)工作，將各項(xiàng)任務(wù)和工作指示落實(shí)到位，也需要對(duì)工作中的各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行有效處理。在企業(yè)的管理工作中，行政文秘人員的綜合素質(zhì)、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實(shí)效性，所以企業(yè)需要在不斷推進(jìn)內(nèi)部管理和行政管理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步關(guān)注文秘的綜合作用，確保行政文秘工作的職能得到有效發(fā)揮。因此，對(duì)于文秘人員的選擇需要十分嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致，需要具備各種基本業(yè)務(wù)和電子設(shè)備的使用能力，無(wú)論在語(yǔ)言方面和應(yīng)急處理方面，都需要有一定的處理能力，促進(jìn)辦公室的整體能力不斷提升，提升企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能力。

一、分析新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

（一）由于缺少專業(yè)的工作能力

因?yàn)檗k公室文秘工作的任務(wù)是比較繁重的，也是面臨著相對(duì)比較大的事務(wù)處理量，工作難度和需要協(xié)調(diào)的程度在持續(xù)的提升，這樣對(duì)于文秘工作人員提出了相對(duì)比較高的工作要求，如果工作者缺乏清晰的頭腦和辦事的能力，就會(huì)導(dǎo)致工作的處理能力下降，出現(xiàn)忙中出錯(cuò)的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作的難度增加，工作的質(zhì)量無(wú)法得到保證。這樣工作狀態(tài)和工作能力無(wú)法滿足企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展需要，同時(shí)也無(wú)法更好地服務(wù)于企業(yè)的相關(guān)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

（二）由于辦公室文秘工作者數(shù)量比較少

辦公室文秘工作任務(wù)是相對(duì)比較繁重的，多數(shù)的工作人員并不愿意從事這項(xiàng)工作，因此許多工作人員不愿意從事這項(xiàng)工作，企業(yè)文秘工作者的數(shù)量少，無(wú)法滿足企業(yè)工作的需要，對(duì)于發(fā)展產(chǎn)生了影響。因此，在實(shí)際的企業(yè)招聘和實(shí)際的文秘工作中，存在兼職和身兼數(shù)職的情況，這樣會(huì)導(dǎo)致其工作人員自身的工作效率和工作質(zhì)量大打折扣，并且無(wú)法充分地發(fā)揮出自身的作用。

二、分析優(yōu)化新時(shí)期辦公室文秘工作措施

（一）對(duì)辦公室文秘工作理念進(jìn)行創(chuàng)新

首先對(duì)于文秘工作人員而言，必須要樹(shù)立起效應(yīng)意識(shí)。在實(shí)際進(jìn)行工作的過(guò)程中，文秘工作人員需要從以往單純的行政意識(shí)轉(zhuǎn)變成為效益意識(shí)，需要在對(duì)行政命令進(jìn)行準(zhǔn)確傳達(dá)的過(guò)程中，能夠?qū)π袆?dòng)效果進(jìn)行關(guān)注，簡(jiǎn)單來(lái)講就是關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，把調(diào)查結(jié)果及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保證企業(yè)決策可以帶來(lái)較好的經(jīng)濟(jì)效益。與此同時(shí)，文秘工作人員應(yīng)把經(jīng)濟(jì)效益作為核心內(nèi)容，充分發(fā)揮出自身的督導(dǎo)與助手作用，出謀劃策和提出建議。其次是文秘工作人員還需要樹(shù)立起超前的意識(shí)。在思想方面需要具有超前的意識(shí)，將其自身的目光能夠放到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展角度上，通過(guò)充分的結(jié)合國(guó)家相關(guān)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)市場(chǎng)動(dòng)向作出準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，在這個(gè)基礎(chǔ)上及時(shí)提出企業(yè)發(fā)展建議。最后文秘工作人員應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。文秘工作人員應(yīng)對(duì)先進(jìn)的管理理念和思想進(jìn)行學(xué)習(xí)，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)管理理念進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。此外還需要對(duì)工作模式作出相應(yīng)的創(chuàng)新，使其可以不斷地提高工作質(zhì)量和效率。

（二）對(duì)文秘工作人員的政治素養(yǎng)進(jìn)行提升

首先文秘工作人員需要堅(jiān)定自身的政治立場(chǎng)。文秘工作人員會(huì)直接地參與到企業(yè)的重大事件決策中，對(duì)相關(guān)制度和規(guī)定貫徹落實(shí)進(jìn)行監(jiān)督，所以更需要具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，和企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)和黨委保持一致，不能出現(xiàn)違背企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的言行，并且還需要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)制度做好督導(dǎo)工作，避免制度貫徹落實(shí)走樣或不到位。其次文秘工作人員應(yīng)擺正自身的位置，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。文秘工作人員是負(fù)責(zé)上傳下達(dá)的，其說(shuō)話以及辦事通常是代表企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)想法，在對(duì)指示精神傳達(dá)的過(guò)程中會(huì)受到下級(jí)的尊捧，進(jìn)而存在一定的錯(cuò)誤思想。所以文秘工作人員需要持續(xù)的提高自身的修養(yǎng)，樹(shù)立起良好的服務(wù)意識(shí)。最后文秘工作人員需要樹(shù)立起大局觀念。在企業(yè)中，辦公室屬于組織協(xié)調(diào)的一個(gè)部門，工作涉及范圍較廣，在實(shí)際工作需要充分調(diào)動(dòng)起相關(guān)部門，對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行完成。所以文秘工作人員需要具有則會(huì)犧牲精神，同時(shí)起到良好的帶頭作用。

總結(jié)：總而言之，在新時(shí)期背景下，做好企業(yè)辦公室文秘工作是非常重要的，不僅可以有效提升文秘工作質(zhì)量，還可以有效提升企業(yè)的整體管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。與此同時(shí)，還需要結(jié)合實(shí)際情況，摒棄傳統(tǒng)的工作模式，不斷對(duì)工作思路和理念進(jìn)行創(chuàng)新，通過(guò)科學(xué)合理的手段，提升文秘工作質(zhì)量和效率，使企業(yè)可以得到更好的發(fā)展。因此，辦公室文秘的工作質(zhì)量和企業(yè)內(nèi)部管理水平的高低密切相關(guān)，企業(yè)需要提高對(duì)于文秘工作的重視程度，采取一定的工作措施保證文秘的實(shí)際工作水平，提升工作的質(zhì)量，為整體企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。