淺析新時期人事檔案管理工作

王維

（攀枝花市仁和區(qū)人才開發(fā)交流中心，四川 攀枝花 617061）

人事檔案是個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作能力、專業(yè)技術(shù)職稱、所獲獎懲、社會關(guān)系及人生閱歷等情況全面、真實、完整的寫照。人事檔案管理工作是一項服務(wù)型、專業(yè)性、機密性工作，其工作成效的好壞，對提升社會整體工作效率、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會健康有序發(fā)展具有十分重要的意義。通過查閱個人人事檔案，可促使用人單位快速、清楚了解人員基本情況，為用人單位合理調(diào)配人員提供基本遵循。但人事檔案管理作為一項基礎(chǔ)服務(wù)性工作，與其他主營業(yè)務(wù)相比，因不能直接給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，以致一些單位不重視此項工作，在具體管理過程中，逐漸突顯出一些問題。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作突顯出的主要問題

（一）人事檔案管理單位對此項工作的重視程度普遍不夠高

目前，部分人事檔案管理單位及檔案管理人員并未意識到此項工作的重要性與必要性，相比于其他主營業(yè)務(wù)或是重點工作，人事檔案管理工作有點流于形式。有些單位未及時把工資表、年度考核表、獎懲文件等應(yīng)歸檔材料裝入個人人事檔案，久而久之，致使人事檔案材料缺失嚴(yán)重。一些單位人事檔案保管室里還堆放雜物，未按要求開展好檔案室的日常管理，沒有做好防光、防曬、防蟲等“六防”工作，以致部分人事檔案卷宗保管不善，甚至出現(xiàn)了發(fā)霉、變色、腐壞等現(xiàn)象。

（二）人事檔案管理制度還不夠健全、管理流程還不夠清晰

人事檔案管理制度和管理流程是人事檔案管理工作開展的主要依據(jù)。有些人事檔案管理單位雖然明確了工作開展要求、建立了一些管理制度和管理流程，但真正執(zhí)行的時候卻并未落到實處。有些單位制定的管理制度和管理流程未結(jié)合實際情況，以致人事檔案未有序編目造冊、檢索工具未合理編制、閱借用流程不夠清晰、調(diào)檔轉(zhuǎn)遞手續(xù)不夠明確等，這些問題的存在一方面導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)工作效率低下、查閱檔案難度大、檔案裝檔資料散亂的情況；另一方面，也使得一些職業(yè)道德不高、行為準(zhǔn)則不嚴(yán)的人員有機可乘，想方設(shè)法裝入一些假檔案，出現(xiàn)人事檔案造假的惡劣現(xiàn)象。

（三）一些用人單位人事檔案管理硬件設(shè)施老舊，檔案數(shù)字化建設(shè)還任重道遠(yuǎn)

檔案管理工作作為一些基礎(chǔ)服務(wù)型工作，在日常工作中，也需要一定的資金才能確保正常有序開展。但是由于一些檔案管理單位沒有檔案管理專項資金，工作經(jīng)費的缺乏導(dǎo)致管理檔工作硬件設(shè)施老舊損壞后，不能及時得到更換。部分單位也缺乏工作場地，沒有建立專門的檔案管理室，缺少檔案卷柜設(shè)備。這些都嚴(yán)重地制約著人事檔案管理工作的正常開展。有些單位雖然已經(jīng)初步構(gòu)建了人事檔案管理系統(tǒng)，然而檔案管理人員對這一系統(tǒng)作用、流程及操作了解不夠，不能及時有效將人員信息進(jìn)行記錄與統(tǒng)計，嚴(yán)重影響了新時期檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）部分人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足、綜合素質(zhì)不強

當(dāng)前，一些檔案管理單位還沒有配備人事檔案管理專員，一些工作人員兼職從事檔案管理工作，由于日常事務(wù)工作瑣碎，經(jīng)常需要外出辦公等，沒有時間沉下心來管理檔案。有的單位檔案管理人員工作調(diào)動又比較頻繁，新手由于缺乏對檔案日常業(yè)務(wù)和裝訂、整理、歸檔和收集等具體操作流程的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其在開展工作的過程中并不能較好勝任檔案管理工作。還有一些檔案管理人員缺乏保密意識，對檔案管理工作缺乏敬畏之心，偶爾會出現(xiàn)檔案泄密的情況，這些都對人事檔案管理工作水平的提升造成了一定影響。

二、加強人事檔案管理工作的四項措施

針對以上問題，為進(jìn)一步加強人事檔案管理工作，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理、科學(xué)化應(yīng)用，使人事檔案更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展建設(shè)服務(wù)，結(jié)合當(dāng)前實際，應(yīng)做好以下四點:

（一）提高對人事檔案工作的重視程度

人事檔案工作作為一項基礎(chǔ)性事業(yè)，其工作成效如何，很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)重視與否。要改變檔案管理較為落后的狀況，一是要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，把做好檔案工作及時列入議事日程；二是要加大資金投入，要積極爭取劃撥專項資金用于日常的檔案管理工作，提高檔案信息資源開發(fā)利用速度；三是要配備齊全檔案管理所需的設(shè)備設(shè)施，定期對檔案庫房內(nèi)必要設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢驗維修，努力改善檔案管理的管護(hù)條件。

（二）完善管理制度、規(guī)范工作流程，營造良好的檔案管理工作環(huán)境

檔案工作規(guī)章制度是檔案工作人員必須遵守的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則，是檔案管理的一種具體手段，各人事檔案管理單位首先要按照國家對人事檔案管理工作提出的各項規(guī)定、要求，結(jié)合本單位的實際情況，針對本單位檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有針對性的擬訂檔案工作制度。其次要嚴(yán)格執(zhí)行各項制度，用制度約束和規(guī)范行為。對人事檔案有無建立名冊、查閱借用有無履行登記、轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備、庫容室貌是否整潔等工作加強檢查，并嚴(yán)格兌現(xiàn)獎懲。還要從嚴(yán)加強對人事檔案工作的管理，進(jìn)一步規(guī)范檔案借閱、查詢、轉(zhuǎn)遞等工作流程，堅決防止人事檔案造假問題的產(chǎn)生，維護(hù)人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，以有效發(fā)揮人事檔案的重要作用。

（三）提高檔案人員能力素質(zhì)，夯實工作基礎(chǔ)

檔案管理工作是各項基礎(chǔ)工作，做好人事檔案管理工作，檔案人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)尤顯重要，人事檔案管理單位要選配具備熱愛檔案事業(yè)、具有服務(wù)精神、具備檔案法制意識以及嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)的檔案管理人員。專業(yè)的檔案管理人員，還要具備做好檔案管理工作所需要的文化知識和良好的職業(yè)道德，嚴(yán)守檔案工作的保密要求，自覺遵守基本的行為準(zhǔn)則和規(guī)范。同時，要采取形式多樣的方式促使人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)增強，要積極組織檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。其次，為使得檔案管理人員能有充分工作時間、充沛工作精力，單位還應(yīng)使檔案管理崗位人員保持工作業(yè)務(wù)相對單一，避免頻繁的崗位變動，這樣才能有利于管檔人員沉下身子抓好落實，在檔案工作崗位上實現(xiàn)一定業(yè)績。檔案管理人員也要加強自學(xué)，堅持與時俱進(jìn)，做到干一行、愛一行、精一行，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。為有效規(guī)范檔案管理人員的言行舉止，確保檔案管理的安全性和保密性，還要及時構(gòu)建檔案管理工作獎懲機制并嚴(yán)格落實，以實現(xiàn)檔案高質(zhì)量管理。

（四）利用現(xiàn)代化科技，提升檔案管理水平

近年來，電腦、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展快速，對人事檔案管理工作帶來便利的同時，也促使人事檔案管理工作的方法和手段發(fā)生了深刻的變革：人事檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。為順應(yīng)時代需求，各人事檔案管理單位要立足于自身情況，及時將購買掃描儀、計算機、刻錄機、數(shù)碼設(shè)備等現(xiàn)代化信息設(shè)備納入工作日程，并有序?qū)⑷耸聶n案數(shù)據(jù)錄入到電腦系統(tǒng)中，生成電子檔案。這樣，不僅可以大大提高檔案保管時長、提高檔案信息查詢的效率，而且還可減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，對預(yù)防檔案損壞與磨損起到一定作用，更好滿足人才流動管理需求。

三、做好人事檔案管理工作的積極意義

人事檔案管理工作是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)，做好人事檔案管理能使用人單位快速進(jìn)行人崗匹配，有效地體現(xiàn)出人力資源的優(yōu)勢，為領(lǐng)導(dǎo)者和決策層提供科學(xué)合理的決策依據(jù)，也是學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的具體體現(xiàn)。只有確保人事檔案管理工作做好、做實、做細(xì)，才能使單位其他各項工作有序推進(jìn)，并取得更好的管理效益，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。另外，每一份人事檔案都具有時代信息，它能夠為后人研究歷史提供可靠依據(jù)，從一定程度上反映當(dāng)時社會經(jīng)濟(jì)、文化、思想理論等基本情況。所以說，人事檔案作為檔案的重要組成部分，做好其管理工作具有十分重要的意義。

四、結(jié)束語

人事檔案管理工作的成效如何，直接關(guān)系人才隊伍建設(shè)情況和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展情況。在新時期，隨著社會各項事業(yè)的快速發(fā)展，社會各界對人事檔案管理工作也提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案管理工作雖然面臨一系列挑戰(zhàn)，但通過采取有效應(yīng)對措施，一定能逐步解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，促使人事檔案管理工作實現(xiàn)良性發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會更好發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。