企業檔案工作的問題與對策初探

董磊

（北京易恒盈通科技有限公司，北京 100039）

引言：最近幾年，我國社會經濟不斷發展，從計劃經濟邁向市場經濟，從工業社會邁向信息社會，社會主義市場經濟體制在不斷完善，加之受到信息時代影響，給檔案工作帶來了一些契機與挑戰，正在進而步入以現代科學技術為核心，創建在以知識與信息的生產、保存為模式的檔案工作類型。檔案工作，作為企業管理中的有機組成部分，需要適應信息化和市場經濟需求。因此，在實際工作中，企業檔案管理部門需要轉變理念，解放思想，以創新意識為基礎，開展檔案工作。在該過程中，相關人員需要深入分析當下檔案工作存在的問題，并結合實際情況，制定科學合理的解決對策，不斷優化和完善檔案工作模式，從根本上提升檔案工作質量，更好的服務于企業發展。

一、企業檔案工作意義

（一）有助于服務企業發展

企業檔案中，對企業經營管理活動情況、經驗、教訓等內容進行了記錄，其中涉及到以往的經營信息等，可以在企業領導進行重大事項決策時提供重要的參考依據。并且，在制定企業發展計劃、推廣先進管理經驗、總結企業經營情況等工作來講，企業檔案都是非常重要的參考資料[1]。在實際工作中，充分利用檔案信息，能夠提升領導決策科學性，進而促進企業更好的發展。

（二）有助于提升檔案管理水平

在新時代背景下，想要有效提升企業檔案工作水平，是離不開創新的。通過創新檔案工作模式，可以有效突破檔案工作平靜，提升檔案工作發展新動力。近幾年，隨著市場經濟不斷發展，數字化時代、大數據時代到來，以往企業檔案工作理念滯后，管理模式陳舊，難以適應現代企業轉型發展需求，只有對檔案工作不斷進行優化和創新，提升檔案工作水平，才可以充分發揮出檔案工作作用，促進企業良好發展。

（三）有助于更好的開展企業宣傳

企業檔案中，對企業發展歷程進行了全面、詳實的記錄，具有直觀性、系統性、歷史性等特點，是企業宣傳的重要素材。在企業檔案工作中，做好編研工作，通過不斷創新，多途徑對企業發展歷程進行充分介紹，可以促使職工，特別是新職工，更加深入的認識和了解企業，有助于提升職工凝聚力，促使職工可以齊心協力，全身心投入到崗位中，為企業發展做出貢獻。

二、企業檔案工作的問題

（一）重視程度不夠，檔案意識有待提升

根據相關調查顯示，在很多企業經營發展中都沒有給予檔案工作足夠重視，究其原因企業檔案工作無法直接產生經濟效益，短期內不會產生明顯的工作成果，以至于企業領導很少注重檔案工作。并且，企業職工的檔案意識也較為薄弱，很多檔案管理人員認為自身處在邊緣地位，崗位工作業績不被重視，很少進行積極主動學習，主動服務意識也較為薄弱，沒有意識到檔案工作對企業發展的重要性和價值[2]。

（二）制度不夠完善，管理工作缺乏規范

現階段，企業檔案工作存在問題的一個主要原因就是缺乏完善的制度，導致工作不夠規范。第一，受到企業發展階段、經濟條件、發展規模、領導重視程度等因素影響，企業檔案制度存在缺失問題，以至于在開展檔案工作時沒有制度依據。第二，很多企業都沒有創建專門的檔案工作機構，沒有對崗位職責分工進行明確，沒有創建有效的檔案工作網絡，以至于檔案工作沒有組織保障，有效性相對較低[3]。第三，激勵約束機制有待完善。在企業管理中，檔案工作通常是不會直接產生經濟效益的，且在企業考核中占比相對較少，甚至部分企業沒有針對檔案工作進行考核，因為沒有完善的激勵約束機制，導致檔案管理人員工作積極性難以提升，進而影響到檔案工作水平。

（三）設施較為落后，信息化程度較低

在企業管理工作中，檔案工作無法直接產生效益，以至于處于的地位相對較低，導致在基礎設施建設方面較為落后。沒有先進的基礎設施支撐，檔案收集、檔案整理、檔案保管等工作便無法保證規范性和及時性，嚴重影響到了檔案工作信息化建設。此外，由于受到經費、技術等因素的影響，檔案工作的信息化程度相對較低，這非常不利于檔案信息資源的利用，阻礙了檔案工作價值的發揮。

（四）管理人才不足，專業隊伍有待強化

在實際工作中，部分企業領導不注重檔案工作，覺得檔案工作不需要過高的專業度，加之受到其他方面因素的影響，現如今很多檔案管理人員都不是檔案專業科班出身，缺乏檔案理論知識。與此同時，很多企業都沒有針對檔案管理人員制定崗位知識培訓計劃，并且因為人手短缺，檔案管理人員大多身兼數職，對于收集管理檔案制度、歸檔文件要求等鉆研不夠深入，投入檔案工作的精力、時間不足，嚴重影響到了檔案工作水平。

三、企業檔案工作的問題的解決對策

（一）設立檔案工作機構，集中統一管理檔案

在企業檔案工作中，領導需要給予檔案工作足夠重視，在議事日程中納入檔案工作，和其他各項工作一同進行部署、檢查、落實[4]。并且，企業領導班子成員需要做到思想統一、認識一致，明確目標，從物力、財力、人力等方面給予保障，對檔案工作實際問題進行解決。企業可以設立檔案工作領導小組，由各個部門負責人組成，分管檔案工作，創建上下貫通的檔案工作網絡體系，實現自上而下層層落實的檔案工作，保證統一領導、統一管理、統一機構。此外，可以在年度崗位目標責任考核中納入檔案工作，對檔案管理人員崗位責任制進行落實，且在工作中嚴格進行執行，通過與獎懲掛鉤的形式，提升檔案管理人員工作積極性。

（二）優化完善規章制度，落實檔案管理職責

在企業檔案工作中，想要實現規范化、科學化、標準化管理檔案，需要貫徹落實管理職責，注重方案法規建設，創建完善的檔案管理制度，有效規范檔案管理流程。在檔案工作中，需要根據企業實際，科學合理分類各個門類檔案，創建與優化檔案工作各項標準，針對形成的文件材料需要及時歸檔。與此同時，在工作過程中，需要保證歸檔文件準確性、完整行，對檔案案卷題名規范進行擬定，保證目錄和備考表填寫完整、案卷封面書寫正確，歸檔文件支撐材料滿足相關質量要求；檔案柜排列要正氣，檔案存放位置索引要醒目，需要對識別標簽進行張貼，滿足規范；創建檔案管理基本情況統計臺賬；注重計算機檢索，形成完整文件級檢索目錄，提升查閱利用文件的速度；針對檔案電子數據，需要及時備份，保證數據安全，進而實現科學化和規范化管理檔案。

（三）優化檔案保管設施，做好檔案保護工作

在實際工作中，企業需要在物力、財力方面加大投入力度，保證檔案完整、安全，有效提升檔案保管工作質量。在該過程中，需要分開檔案庫房、閱覽室、業務技術用房，利用標準檔案裝具、合格的整理工具和材料，且配備齊全的檔案保護設備、技術設備，定期對檔案數據進行備份，貫徹落實檔案借閱等級制度，且做好保密工作，安全利用檔案資料，還需要做好日常維護保管工作，以防發生失泄密和檔案損毀問題[5]。此外，企業可以結合自身實際情況，配備專門的檔案庫房，在庫房中安裝電子監控系統、日光燈。避光窗簾，并配備溫濕度計、防蟲藥物等，配置除濕機、防磁柜、標準檔案柜等。在完備的硬件設施下，可以保證檔案工作的正常進行，尤其是檔案整理工作與保護工作。

（四）利用現代化管理手段，促進信息化建設

在信息時代背景下，企業檔案工作需要注重開發利用，在現代化管理計劃中加入檔案工作內容，且同步發展，進而促進檔案信息化建設進程。在具體工作中，企業需要注重檔案管理軟件的應用，提升檔案工作效率，減少檔案管理人員工作量，節約時間成本。針對企業各門類檔案，全部利用計算機存儲與檢索案卷級與文件級目錄，且針對重要、永久保管的檔案需要掃描與掛接，全面進行存儲。與此同時，針對企業生產經營中形成的電子文件，可以通過光盤刻錄的形式進行保存，音像檔案也需要進行數字化管理，制作稱為錄像帶、光盤等，且對載體實施防磁保管。通過現代化管理手段，不僅能夠促進檔案工作信息化建設，還對企業檔案信息網絡創建、資源共享化、檔案數字化、服務對象和需求擴大化具有較為積極意義和價值。

（五）認真編撰研究檔案工作，積極發揮資政作用

在企業檔案工作中，檔案管理部門需要注重編研工作，盡可能的提供給其他各個部門工作服務，提供給領導決策可靠的依據支撐，提供給各類專項審計、工作查考、項目調查等工作編撰研究。在該過程中，對全宗介紹、大事記、組織機構沿革、基本情況匯編、部門職能職責匯編、規章制度匯編、領導班子沿革、年度工作總結和發展規劃、方案開發利用材料匯編、獲得榮譽表彰、機構設置撤銷等文件目錄進行編寫，對檔案資政作用進行充分發揮。

（六）注重檔案業務學習，提升檔案管理人員能力

檔案管理人員能力和檔案工作水平有著直接的聯系，因此企業在關注檔案業務工作的同時，還需要注重對檔案管理人員的培訓教育工作，提升其檔案意識。在實際工作中，企業可以開展業務培訓學習和研討會活動，保證檔案管理人員經培訓上崗，深入了解企業工作職能和熟悉業務，具有較強的責任心、良好的政治素質、愛崗敬業，進而保證檔案工作無責任事故發生，避免履職不力問題出現。與此同時，企業可以利用制度匯編銀發、召開會議、自學輔導、上掛企業網站等形式，在領導、員工中進行檔案相關法律法規、相關文件精神的學習宣傳活動。此外，企業需要注重對檔案形成部門的檔案業務指導，積極主動和檔案形成部門進行交流，在各個部門年度目標考核中納入檔案工作，嚴格根據相關歸帝國，從檔案管理制度、檔案管理機構、檔案經費投入、檔案裝具和保管設備配備、檔案收集整理、檔案利用等方面，開展檢查考核工作，進而有效提升檔案工作質量，更好的服務于企業經營發展。

結束語

總而言之，在新時代背景下，在企業管理工作中，優化創新檔案工作是非常重要的，不僅可以有效提升檔案工作水平，還可以有效提升企業整體管理質量，促進企業長期穩定發展。目前，由于受到多種因素影響，企業檔案工作還存在一些問題，嚴重阻礙了企業經營發展。因此，在實際工作中，企業需要轉變理念和思想，意識到檔案工作的重要性，勇敢面對新形勢、新問題、新任務、新機制。與此同時，除了給予思想層面重視，還需要在行動上進行積極主動探索，深入分析當下存在的問題，并在實踐方面積極進行創新，進而有效提升檔案工作質量。