檔案管理信息化視域下的檔案管理淺析

王兵

（新疆巴里坤縣婦幼保健計劃生育服務中心，新疆 巴里坤 839200）

伴隨經濟社會高速發展以及科學技術日新月異，信息化技術在檔案管理工作當中也被普及應用，大幅提高了檔案管理工作效率及其質量。特別是檔案管理的信息化，轉變了傳統檔案保存方式，使原有的實體檔案資料局面被徹底打破，推動了檔案管理的電子化和數字化發展。通過檔案管理信息化，不僅能夠更加完整而又長期地保存檔案資料，還能有效共享檔案信息資源，便于檔案應用人員隨時隨地的進行查閱，實現檔案資源價值的最大程度發揮。

一、檔案信息化概述

（一）檔案

當前，信息技術已成為推動經濟社會發展與時代進步的重要支撐和基礎，信息技術目前已經滲透到社會各個領域，尤其對檔案管理工作產生了深刻影響。檔案管理作為人類生產生活當中形成的重要結晶，也是各個行業生產發展的一手資料，對于指導各個行業今后發展規劃及其方案制定非常深遠的意義，所以在當前信息化時代高速發展背景下，也應當努力提高檔案管理信息化建設，這樣才能適應新時期發展需要。

（二）檔案信息化分析

基于當前科技水平的日益提升，檔案管理現已成為各個領域最為核心的組成內容。然而，傳統檔案管理工作采用的方式較為落后，而且管理制度也比較落后，不僅影響檔案信息數據的高效收集，且檔案管理的方法不夠科學，面對檔案管理這種現狀，必須要及時扭轉過去人工檔案管理形式，通過信息化手段來提高檔案管理效率及其質量。

二、檔案管理信息化的優點

（一）有利于提高檔案管理效率

運用傳統的方式進行檔案管理，不僅復雜程度較高，而且效率非常低下，通過人工手段來完成，難免發生誤差，檔案管理質量很難保障。互聯網技術的廣泛應用，對檔案管理工作產生了深刻影響，實現了檔案管理信息化發展。通過計算機輸入便可錄入或者查詢檔案信息，非常的快捷是與方便，使得檔案管理效率大幅增強，還減少了人力物力以及財力方面的投入。所以信息化檔案管理給工作人員提出的要求更高，運用信息化技術手段開展檔案管理工作，使得檔案信息資料的收集、瀏覽及其分類查閱變得更加輕松起來，也便于更加有效地進行檔案資源的傳遞，保證檔案管理效率及其質量。

（二）資源共享更加方便和快捷

檔案管理工作當中應用信息化管理方式，便于信息資源的高效共享，需要調用檔案時，只需要借助網絡搜索，便可找尋到完善的檔案信息，非常的快捷與方便。傳統檔案管理方式，由于采用紙質方式進行檔案管理，查閱過程當中非常費時費力，而且檔案信息資源無法進行復制。另外，傳統的檔案管理方式，在檔案信息資源傳遞及其共享方面，也面臨著非常大的難度，很多具有較高價值的檔案信息資源長期得不到有效利用處于閑置狀態，引發檔案信息資源浪費情況十分嚴重，更引發國家管理資源的浪費，推動檔案管理信息化高速發展，能夠使檔案信息資源利用率大幅增強，人們在對檔案信息資料進行運用以及查找過程當中便捷性很高，有關部門對檔案開展系統化管理，并對相關系統逐步完善，人們借助網絡便可達到資源共享。

（三）信息保存更加持久穩定

過去在檔案管理工作開展過程當中都是運用紙質檔案管理，伴隨時間的不斷推移，紙質檔案管理難度不斷加大，很難進行長期保存，超過一定時間還需要進行修復。而運用信息化手段進行檔案管理這些問題迎刃而解，通過計算機網絡保存檔案信息，極大地提高其持久性，沒有保存時間方面的限制。

（四）增加檔案管理的安全性

傳統檔案傳送過程當中還時常發生丟失或者損害情況，要進行補救存在很大難度，而通過信息化手段進行檔案管理，極大地保證了檔案傳輸安全性，也避免了信息損壞。

三、目前檔案管理信息化中存在的主要問題

（一）檔案管理人員的綜合素質偏低

就檔案管理工作現狀來款很多企事業單位，在進行檔案管理方面人員素質參差不齊，很多工作人員缺乏較高的專業素養，有的還是半路出家，對于檔案管理知識缺乏足夠了解，需要很長時間磨合才能滿足檔案管理工作需要。有的工作人員責任心不強烈。特別是一些年齡教長的檔案管理工作人員，時常抱有得過且過的心理，工作熱情缺乏，不積極，不主動，在信息化檔案管理方面根本就沒有主動應用的想法。雖然引進了很多青年檔案管理工作人員，他們具有信息化檔案管理的一些技能，然而卻缺少實踐經驗，這也對檔案管理工作的信息化發展，造成很大影響。

（二）缺乏明確的檔案信息化管理標準

在信息化檔案管理方面，目前管理制度及系統還缺乏完善性，國家在各單位檔案管理方面只是開展業務性指導，非直屬單位缺少話語權。所以在構建有關制度及管理系統過程當中，更強制力較為缺乏，而且由于行業的不同單位的不同，檔案管理方面要求和標準也存在很大差異，無法運用統一標準開展檔案信息化管理。

四、檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

（一）樹立檔案信息化管理觀念

為了有效推動信息化檔案管理工作的高效開展，提高工作人員檔案信息化管理理念非常重要。檔案管理工作自身具有很強的服務性特征，在對此項工作開展過程當中，應當對服務對象實際要求充分考慮。新時代發展背景下，給檔案管理工作提出的要求越來越高，為了適應新時期發展需求，應當及時打破傳統工作觀念，將信息化檔案管理理念充分樹立起來，共同提升檔案信息化檔案管理水平。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案信息化管理發展進程當中和工作人員的綜合素質存在非常緊密的聯系。因此，提高工作人員綜合管理素質非常關鍵，首先應當對檔案管理工作人員科學合理地進行選拔，從事檔案管理工作人員必須要有著較強的檔案管理知識還應當具備一定的實踐能力，為高效地開展檔案管理工作奠定堅實的基礎。并對檔案管理工作人員加強培訓，將檔案管理工作人員定期組織起來開展專業化培訓工作，讓工作人員對新形勢下信息化檔案管理知識有一個充分了解，提高其信息化檔案管理能力，以便更好地推動檔案信息化管理工作的有效推進。并且還應當對檔案管理工作人員服務意識加強培養，使其責任感不斷提升，積極主動的態度開展信息化檔案管理工作。

（三）制定統一的檔案信息化管理標準

國家有關部門應當針對檔案信息化管理工作，構建完善而又統一的標準，與檔案信息化管理操作實際充分結合，了解檔案管理工作當中遇到的各種問題，統一進行各單位加強管理，提高約束力，保證檔案信息化管理工作的規范性，有效性。并發揮現代技術手段優勢，更加高效地開展檔案管理工作，使檔案管理信息化水平得以全面提升。政府還應當發布有關指令與政策，對各單位加強督促，將信息化管理器材充分配足，保證檔案信息化管理高效開展。

（四）提高檔案信息安全建設水平

只有確保檔案信息安全性，才能為信息化檔案管理工作奠定良好的基礎，因此應當構建檔案信息保障體系，以免黑客病毒對檔案信息化管理造成影響。并結合檔案信息化管理實際構建完善的監控機制，對網絡安全問題及時發現，確保檔案信息資源更加安全，推動檔案信息化管理工作的高校開展。

五、結語

在新時代發展背景下，加強檔案信息化管理已是大勢所趨，為了實現檔案信息化管理整體水平，應當對傳統的觀念及時轉變，通過信息化當管理方式加強檔案管理工作，提高管理工作水平。另外，還應當對工作人員管理素養全面提升，使其保持強烈的信息化檔案管理意識，積極主動地投入到檔案信息化管理工作當中。并制定完善而又統一的管理標準，保證檔案信息安全，這些都是檔案信息化管理的關鍵所在，以上各方面工作充分做好，才能更好地推動檔案信息化管理的高速發展。