智慧城市背景下的檔案信息化建設與檔案管理研究

裴世強 史曉輝

摘要：在我市大力加強新型智慧城市建設的時代背景之下，檔案管理部門要制定出符合時代發展需求的檔案信息化建設制度，改善傳統紙質檔案管理存在的不足，將紙質檔案轉化為方便調取的電子檔案，以實現對檔案信息的科學管理。檔案信息化管理體系的建立健全，可以使各種信息資源以電子數據的方式呈現出來，并借助網絡平臺，使人們能夠隨時隨地的查閱到自己所需要的數據。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;建設研究

前言

唐山市是河北省唯一的新型智慧城市建設五星級試點城市，在智慧城市加速建設的大背景下，以及 “云服務”、“云存儲”技術的快速蓬勃發展，傳統檔案管理模式必須要逐步向數字化的方向靠攏。現代檔案管理模式主要是以數字信息化保存為中心，這種方式可以使檔案信息保存的時間延長，還能使各類檔案資料實現同步共享，科學有效的數字化檔案管理更能夠符合智慧城市時代背景下的步伐，在實現信息資源共享的同時，為越來越多的人提供便捷。

一、檔案信息化建設的特點分析

1.1檔案信息化建設具有多重價值

檔案是一項極其重要的資源，因此，對檔案加強信息化建設具有十分重要的意義，檔案信息化建設具有多重價值。對其使用信息化的方式方法不僅能夠擴展各類檔案的資源信息，并且還具有非常寶貴的政治價值和經濟價值，其文化價值與社會價值也會隨著檔案信息資源的不斷優化與整合而升值。

1.2檔案信息化建設具有改革性

檔案的信息化建設其主要工作是對以往檔案工作的各個流程與環節及其管理機制進行適當的調整與改革。通過對檔案工作的改革，彌補了傳統檔案管理中存在的一些不足，采用新的理論與方法，對目前的檔案管理工作加以指導，完善檔案的收集、管理過程。檔案信息化建設具有改革性的明顯特征，改掉傳統檔案管理工作存在的一些缺陷，采用新的方式方法，豐富檔案管理過程，使檔案的管理可以高質量進行。

1.3檔案信息化建設具有時效性

檔案的信息化建設需要一套系統的組織方案，還要依靠先進的科學技術去支撐。要隨著時代的發展不斷創新，采用先進的管理思維與科學性的方法，對各類軟件或硬件設施設備及時更換，加快檔案信息化管理的效率。若不能夠及時完成有關的檔案信息化，在一定條件下就會使我國的檔案事業錯過相應的發展契機。

二、目前檔案信息化建設存在的不足

2.1檔案信息目前較為分散

就目前來說，檔案信息具有分散性的缺陷。這種問題不僅造成了檔案信息的重復推送，加重了工作人員的工作量，還使得檔案信息過于分散，加大了檔案信息集中化管理的難度。因此，有關部門必須要對檔案信息較為分散的情況進行重點關注，將各類信息資源進行合理配置，使檔案信息實現集中化、科學化管理，以優化檔案信息化建設的過程。

2.2檔案信息管理沒有實現與時俱進

檔案管理一般都是每十年完成一次檔案移交工作，但是這樣的管理體制就現代數字化的快速發展來說是明顯落后的。檔案移交和檔案整合的速度必須加快，只有這樣才能夠滿足公眾的需求。與此同時，檔案信息化管理對于社會發展速度的適應能力必須也要逐步提升，使其能夠更好地為公眾服務。

2.3檔案信息管理中存在數據組織結構的問題

就目前來說，電子檔案的移交工作不夠完善。不同部門之間移交的電子檔案，其組織結構大有不同。組織結構的不同不僅減慢了工作的效率，還會由于數據的多元化以及數據自身特有的屬性使檔案資料管理的難度大大增加，再加上有些數據內部結構本身就較為復雜，這也就會打亂檔案管理的有序性，不便于檔案信息化建設的快速推進。

三、提升檔案信息化建設與檔案管理水平的有效途徑

我國檔案信息化建設最早可追溯到二十世紀八十年代，我國非常重視檔案資料的信息化轉變，國家檔案局制定并出臺了檔案信息化政策文件《全國檔案信息化建設實施綱要》。在加強檔案信息化的同時，我國山東省青島市、浙江省湖州市等地已提出建設“智慧檔案館”目標，并取得了階段性成果，檔案信息化建設和管理的外延和內涵有了很大拓展。

3.1重視基礎設施的建設

檔案管理部門需要明確各類檔案的操作程序，必須要完善必要的基礎設施建設。例如，信息系統和軟件建設必須要能夠和日常的工作相配合。對于各類硬件設施也要加大投資力度，使整個信息化系統能夠更好地運用到日常的實際工作當中。檔案信息化建設對于基礎設施有一定的要求，要傾注更多的人力，配備專業的人員對各個流程和環節加以指導，從而確保信息化建設的各個流程與環節可以開展得更加順利。

3.2對檔案信息化工作體系進行相應的完善

首先，要對電子檔案的各種具體內容進行全面考慮，設計安排出最為合理的電子檔案管理制度。與此同時，根據國家和行業的相關標準，不斷規范檔案管理信息化建設的各類行為。加強對電子文件和電子數據進行遠程的監控與管理，以完善相關的信息化工作機制。建立健全績效考核制度，確保檔案信息化管理制度的各項內容能夠被很好地落實。

3.3建立健全檔案信息化的遠程系統

首先，針對檔案信息的特點建立一個遠程查閱系統。總的來說，就是將各種類型的檔案信息按照行業標準設置許多個不同的級別，并將其進行公開，有的信息可以設置訪問查詢權限，相關部門可以充分借助互聯網平臺，采取一定的信息發布格式，將相應的信息投放于各類網絡平臺上，使檔案信息化建設與檔案管理能夠穩步推進。

結束語

簡而言之，隨著信息化時代的步伐不斷向前邁進，檔案管理部門也應該與時俱進，不斷優化檔案信息化建設的水平，并對檔案管理投入更大的人力和物力。要對目前檔案信息化建設存在的一些不足，提出可行性較高的有效途徑，以提升我國目前的檔案信息化建設水平，使檔案管理更加有序、高效進行。檔案管理人員也要積極學習先進的管理理念，不斷優化我國的檔案信息化建設，并以此推動我國經濟社會的穩步發展。

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