新時期檔案管理信息化建設的思考

何丹丹

摘要：檔案管理作為企業的重要管理內容，能否提高檔案管理水平，直接影響著企業的發展。特別是信息化大力發展的形勢下，企業要根據自身的發展需要，注重發揮信息技術的優勢，實現檔案管理的信息化建設，提高企業檔案管理水平，充分發揮出檔案管理的優勢，使其更好地為企業服務，以此來促進企業實現又好又快地發展。

關鍵詞：企業;檔案管理;信息化

如何借助計算機網絡實現檔案數據的傳遞和交流，是實現檔案管理信息化的重點所在。說起來，其主要是依托互聯網平臺，借助無線網絡傳送，使檔案信息無阻礙地輸送和接收，不論身處何處、何地，只要擁有權限，都可以及時查找所需的信息與數據。對此，要在企業相關管理部門以及資料需求人員之間構建起溝通的橋梁和平臺，全面發揮檔案在企事業單位發展中的作用和價值。就目前而言，檔案管理信息化所具有的含義與特點，已經對傳統的檔案管理工作提出了新的相關要求，檔案管理工作要緊隨時代發展，深入剖析發展過程中遇到的問題，并結合企業實際，實現檔案管理工作的創新發展。

一、基層事業單位檔案管理信息化的重要性

目前基層事業單位檔案管理主要以紙質檔案為主，停留在檔案管理的初級階段，基于上述基層事業單位檔案管理的現狀，使得檔案管理工作面臨著不少的挑戰，一是收集、整理分類的困難;二是開發和利用的效率很低;三是分析檢索難度大。這些問題的存在不利于檔案管理的效率提升，因此在基層事業單位檔案管理中引入信息化，一是通過信息化培養出相應的人才，為信息化的檔案管理提供人才的支撐。二是信息化可一定程度上解決了目前存在的問題，從而有效提高管理者的效率和檔案管理的質量。三是信息化的管理模式，為基層事業單位的檔案管理引入新的發展點，為基層事業單位的發展，尤其是專業技術較強的單位提供了檔案資料的后備保障。

二、實現圖書資料檔案信息化管理的優勢

（一）實現圖書資料檔案信息化管理能夠更高的提升檔案資料的應用效率

傳統的檔案管理的體制和形式導致圖書資料管理工作效率低下，基本都是人工操作，根本就不能滿足現代社會發展的需求，檔案管理僅僅限于一般意義角度的管理，無法達到高效的應用。在當今互聯網信息技術高速發展的形式下，網絡技術應用到各個領域，都可以達到信息資料共享。實施信息化建設和管理模式，不但能夠實現數據資源的集中管理，還能夠將檔案的信息資源盤活，為更好地管理檔案打下堅實的基礎，使檔案的價值最大程度地得以體現。

（二）實現圖書資料檔案信息化管理，有利于社會公眾精神文明發展

社會大眾離開校園以后，圖書館是他們獲取知識和信息的主要渠道之一，但是網絡的發展降低了他們對圖書館的使用效率。現階段網絡信息來源廣泛，而且種類繁多，對圖書館的沖擊很大。為了順應社會的發展，圖書館必須在管理中加大對信息技術的投入，為讀者建立一個良好的平臺，實現圖書館和讀者有效的溝通，實現信息的互通，更好地促進了廣大公眾的精神文明建設。

（三）圖書資料檔案信息化管理，紙質的檔案就得到了有效地保護

在以往的檔案管理中，基本上都是出借紙質檔案，其中包括一些年代久遠、珍貴的檔案資料。在出借的過程中，雖然也進行了維護和修復，但是也造成磨損，使很多資料不得不封存。而運用信息化管理，大大的改善了這一弊端，不但滿足了大眾對珍貴資料的需求，還對原始的檔案起到很好的防護。

（四）圖書資料檔案管理信息化，還能夠有效地減少人工成本

眾所周知，圖書館巨大的館藏資源是廣大人民群眾所需要的，以前的檔案管理工作，只是單調的重復借出和歸還，工作效率十分低下，還需要投入大量的人力進行反復單調的工作。而應用信息技術，不但提高了工作效率，還改善了工作環境，減少了人工成本。還從整體提高了圖書館的運用價值和社會效益。

三、企業檔案信息化管理平臺建設面臨的障礙

（一）管理觀念滯后

在激烈的市場競爭環境下，企業重生產、輕檔案管理的現象較為普遍，對企業檔案信息化平臺建設缺乏足夠重視。“為管理檔案而管理”的落后的企業檔案管理念較為突出，企業生產者、經營者和管理者未能樹立“大檔案”管理理念，沒有充分認識到企業檔案實際上就是企業重要資源，企業檔案信息實際就是企業重要資產，導致企業檔案信息化平臺建設過于重視企業檔案管理的效率和便捷性，遷移保管、容災備份、實時歸檔及開發利用等方面重視不夠。

（二）信息人才缺乏

信息化管理形勢下，企業檔案信息化平臺建設為了實現企業檔案信息資源的集中、統一管理，這就需要建立一支既熟練掌握檔案業務知識，又掌握計算機信息技術應用的復合型人才隊伍。但從企業現狀看，檔案管理隊伍中普遍存在知識結構單一、年齡結構老化、身份結構多樣（身兼數職）、復合型信息人才缺乏等突出問題，不能滿足工作需要。

（三）存在形式主義現象

部分觀念相對落后的工作人員對計算機產生的便利性沒有形成足夠的意識，在進行信息化檔案整合的過程中缺乏嚴謹性，進而導致檔案管理信息化工作存在形式主義問題，難以形成大規模的應用。對此，相關部門一定要認真對待檔案資料的信息化存儲工作，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已經較難吻合市場經濟發展的相關要求，所以，檔案管理的信息化發展已經成為一種必然趨勢。而隨著工作人員的逐步更替，檔案管理信息化過程中存在的形式主義現象也必然難以長期存續。

（四）重視程度不足

檔案管理信息化工作主要依靠相關工作人員進行，就目前而言，一些檔案管理從業人員對于檔案管理信息化工作明顯缺乏足夠的重視，這一現象在很大程度上約束了檔案管理信息化工作的推進，畢竟，不能正視檔案管理信息化所提供的優勢，就無法進一步推動檔案管理信息化相關工作的開展。這主要有兩方面原因構成：一方面，檔案資料數據很多，當下大都只能通過人工來輸入，消耗時間和精力，時常會出現沒有辦法及時存檔的現象;另一方面，對于計算機的熟練使用是管理人員的一大缺陷，也是制約檔案管理信息化的一大阻礙。

四、企業檔案信息化管理平臺建設對策

（一）信息化檔案管理理念的建立

檔案管理部門在國有企業有序經營中發揮著重要作用，目前該部門的任務是徹底改革以往的檔案管理理念，積極引入信息管理思想和管理方法，徹底消除束縛，解放員工并促進實現文件信息構建目標。但是，文件管理任務顯然受到逆行管理思想的限制，這主要表現為對國有企業領導者和文件管理人員缺乏理解和準確掌握文件管理信息化的能力。功能和應用價值阻礙了信息文件管理的實施，在這方面，國有企業應從樹立準確、科學的信息管理理念入手，運用正確的管理思想指導檔案信息化建設。與此同時，國有企業的領導應該重視信息化建設，明確信息化思想在提高企業工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進程中發揮領導作用。向后思考，積極行動，為建設信息化做出貢獻。

（二）構建檔案信息化管理系統

企業檔案信息化管理平臺建設，其核心內容是要搭建企業檔案數據庫系統，并將企業檔案數據庫系統與OA辦公系統、PLM系統以及管理系統相對接，將企業檔案收集、整理、鑒定等各個環節納入計算機信息管理系統。應利用檔案管理系統對企業檔案信息進行管理、維護及備份，最終實現企業檔案數據處理、業務流程管理和檢索查閱利用平臺集成化管理。

（三）加大系統設備投入

企業檔案信息化平臺建設離不開軟硬件的投入，需要立足企業檔案管理需要，加大企業檔案信息化平臺建設所需的系統設備投入力度。將檔案信息化平臺建設編入企業信息化規劃，配備計算機、掃描儀、數碼相機、裝訂機、打印機、存儲設備、專業掃圖儀等硬件設備，還要配齊相應的檔案信息化管理應用軟件系統，如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件，專業檔案掃描軟件或檔案平臺集成，定期做好信息化管理系統的升級，使企業檔案信息化管理始終處于先進水平。

（四）完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術的快速發展，先進的信息技術促進了各行各業的信息化建設，實現了管理方面的網絡化與數字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對于企業的信息安全造成威脅。眾所周知，企業檔案涉及諸多企業商業機密以及商業信息，要想保證信息的安全，避免商業機密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當前這個過程當中，企業除了要注重完善相關管理制度以外，還需要注重發揮出信息技術的優勢，采取信息化的管控手段。企業管理者必須高度重視信息化建設安全工作，建立健全網絡安全理制度，加大信息化建設的投入，加強網絡安全技術防范措施，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。另外，在網絡信息化時代，網絡可以實現多點互聯，但是網絡也存在一定的風險，由于網絡空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關系到個人的隱私，因此在實施檔案的信息化建設時要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現數據損壞或者流失的問題，及時修復和還原檔案的數據信息。

（五）人才信息化

企業要想實現高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在工作中保質保量地完成檔案的統計、整合、檢驗以及搜集等工作，在推進檔案管理信息化建設的同時，工作人員也要積極提升自身的信息化操作能力，要具備合格的計算機操作及網絡應用能力，如此才能將人才管理與檔案管理信息化工作相融合，進一步提升企業的檔案管理信息化層次。

五、結束語

在大數據時代，檔案管理信息化建設是至關重要的，這既是時代發展對于檔案管理工作提出的新要求，也是企業檔案管理改革的必然。對此，首先，企業管理層與檔案管理人員要轉變傳統觀念，全面重視信息化建設;其次，要依靠先進的計算機信息技術以及領先的硬件設備;最后，檔案管理信息化建設也離不開充足的資金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行業內專業人才、培訓現有工作人員、買入尖端設備等，進而全面推進檔案管理工作的信息化建設步伐。

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