淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

白俊松

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣應(yīng)急管理局安全監(jiān)察大隊，黑龍江 大慶 166200)

引言

檔案管理工作的有效開展推進(jìn)了事業(yè)單位發(fā)展，通過加強(qiáng)管理與利用，為事業(yè)單位相關(guān)工作開展提供了有效的檔案數(shù)據(jù)支持。隨著檔案管理工作改革深入開展，在事業(yè)單位檔案管理中，工作人員要提高工作能力，要重視轉(zhuǎn)變管理理念，科學(xué)的應(yīng)用更加先進(jìn)的管理技術(shù)，從而全面提高檔案管理水平。

一、優(yōu)化檔案管理工作的意義與重要性

檔案的形成是一個漫長的發(fā)展過程，從一點一滴的記錄，逐漸形成完整的檔案。也就是說，通過記錄和不斷的積累，形成的檔案才具有實際保存的價值，而實際的保存與應(yīng)用是檔案的真正意義所在，良好的應(yīng)用可以幫助單位獲得相應(yīng)的效益。事業(yè)單位的職工主要有兩個方向，一個是管理的方向，一個是技術(shù)的方向，在考核的過程中會從職工品德，業(yè)績方面做全方位的衡量，當(dāng)然最主要的還是業(yè)績的呈現(xiàn)。為此，在事業(yè)單位的檔案資料里，有很多的內(nèi)容會被記錄下來，包括職工的品德以及業(yè)績情況，不僅能從記錄中找到信息，而且對于工作的推動也有積極意義。第一，事業(yè)單位的檔案管理很復(fù)雜，要想進(jìn)行檔案采集，歸納、保存等工作，需要為一部分工作人員提供檔案使用的相應(yīng)權(quán)力。第二，有針對性地對檔案進(jìn)行有效的查詢，能夠幫助管理人員管理其他的工作人員。第三，事業(yè)單位的檔案管理，在工作方法上要不斷加以優(yōu)化，把檔案的有效使用作為管理的目標(biāo)，利用智能化的管理手段，讓檔案可以實施長效的管理，進(jìn)一步提高工作的效率，確保業(yè)務(wù)能力的不斷提高，以此在單位運(yùn)營中產(chǎn)生重要性的意義。

二、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

（一）宣傳正確的檔案管理思想

檔案管理是非常重要的一項工作，管理不好就會阻礙很多工作的順利實施，所以整個檔案管理的過程中，先要正確認(rèn)識到檔案的基本管理，并把正面的作用，通過積極的宣傳，注入職工的心里。作為檔案管理者，要起到榜樣的帶頭作用，明確管理工作的重要性，進(jìn)而將檔案管理工作在行動上，思想上同時加以重視，這樣才能去要求他人將工作完成。檔案管理，不僅需要管理者自身的努力，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，以及全單位所有職工的重視，尤其是財務(wù)檔案管理，更要端正工作的態(tài)度，做好每一個細(xì)節(jié)，確保單位經(jīng)濟(jì)效益能得到全面性的保證，進(jìn)而始終保持穩(wěn)定的運(yùn)行的狀態(tài)。

（二）信息化方式優(yōu)化檔案管理工作

在事業(yè)單位的整個工作中，現(xiàn)在主要的發(fā)展趨勢就是信息化，傳統(tǒng)檔案管理基本上無法適應(yīng)現(xiàn)在的智能化發(fā)展，要想提高工作效率，信息化是優(yōu)化檔案管理的主要方法。第一，應(yīng)用軟件分析檔案的資料，讓檔案管理工作變得輕松有效。第二，電子文檔替代了紙質(zhì)檔案，很多信息以清晰化的形式，在人們的面前展示，不僅確保了檔案的整體完整性，而且還讓檔案保存的時間得以延長，其傳播的方法也越來越多，促使檔案管理的工作質(zhì)量不斷提高。

（三）關(guān)注檔案的分類工作且重視工作設(shè)施

檔案的內(nèi)容需要做好相關(guān)的分類，幫助使用的人能在短時間內(nèi)找到需要的信息內(nèi)容，進(jìn)而提高整體的工作效率。檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜化，若是能夠更加規(guī)范化，合理化做好分類，對于檔案管理工作會有助益。紙質(zhì)檔案在保存的過程中，可組建一個電子檔案記錄庫，拿到檔案信息資源，利用電子檔案庫進(jìn)行有效的分類，再實施檔案的全面排序，有利于以后的查閱。另外，還要注意檔案管理室的設(shè)備，因為紙質(zhì)檔案要避免在潮濕的環(huán)境里，減少檔案的抽取，確保紙張能夠保持在完整的狀態(tài)。

（四）優(yōu)化管理準(zhǔn)則與管理方式

在檔案管理的制度上，對原有的檔案管理制度做出相應(yīng)的調(diào)整，采取新的手段進(jìn)行管理上的優(yōu)化，這是當(dāng)前事業(yè)單位運(yùn)用的主要手段。平時檔案管理的過程中，必須建立較為完善的制度流程，監(jiān)督方面，普通職工與領(lǐng)導(dǎo)要同等對待，為確保規(guī)章制度能發(fā)揮效果，事業(yè)單位內(nèi)部要設(shè)立獎懲的機(jī)制，表現(xiàn)優(yōu)秀的職工要給予獎勵，切實促使工作積極性的不斷提高，同時針對檔案管理工作有疏漏的職工要給予處罰，以確保檔案管理工作質(zhì)量的提高。

（五）提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

檔案管理工作的開展過程要重視以人為本，通過提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是必要的。作為優(yōu)秀的檔案管理者，不僅要參與財務(wù)職員的一些工作，而且還要參與管理職員的工作，這就需要具有兩方面工作的綜合性能力。事業(yè)單位，還要鼓勵職工參與相應(yīng)的培訓(xùn)工作，助推檔案管理工作的順利實施。通過全面提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)了事業(yè)單位檔案管理工作效率，從而保證檔案管理水平不斷提高。

結(jié)束語

總之，作為新時期檔案管理工作人員，要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，不斷的優(yōu)化管理辦法，必須要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實際，深度剖析檔案管理工作流程，分析當(dāng)下檔案管理工作過程中所存在的問題，并對這些問題進(jìn)行總結(jié)、分析，以此為基礎(chǔ)來制定各類優(yōu)化措施。其次是在檔案管理工作當(dāng)中積極引入最新的信息化技術(shù)，滿足事業(yè)單位的發(fā)展要求，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。