智能化檔案管理在醫院檔案管理中的應用

徐柱

（牡丹江市中醫醫院，黑龍江 牡丹江 157000）

一、智能化檔案管理應用于醫院的優勢

智能化的檔案管理系統已經漸漸的開始推行，這是檔案管理的在其發展過程當中的一次較為重要的革命性的轉變。在現代化的醫院建設和與之伴隨而來的發展過程中來看，社會對于醫療機構在未來的行業要求也開始逐漸走高。醫院如果想要在市場當中獲得較為明顯的優勢，就必須要建立起與之相對應的和諧的社會關系。同時應當著手于較為主要的、關注力度較大的醫患關系上面去。

在這樣的過程當中，檔案在其管理過程也起到十分重要的作用。尤其是對于檔案管理工作來說，這對醫療檔案的發展起到這直接影響。一直以來，我國的醫院在其發展過程當中就有大多數的醫院采用一些傳統方法以及部分傳統的媒介作為檔案的管理方向來對其進行管理。同時有些管理手法和管理方法依舊十分傳統和落后。通常都是使用大量的紙質檔案來對醫療檔案進行記錄和儲存，這種方法存在明顯缺陷。比如對于歷史誤診記錄來說，通常情況下的就診記錄都是比較分散的，同一個病患由于就診的診室以及醫院或者就診時間的差異，本應第一時間將所有就診信息整合。這樣可以方便醫生查看具體患者的病情，但是就實際的就診記錄而言，由于其記錄的碎片化特性，也就導致了病患在實際的就醫過程當中，無法通過科學的方法對自身已經具有的病情進行良好的描述。同時，由于醫生在實際的臨床治療過程當中可能會出現用藥以及施展的習慣不同，就極有可能出現一些重復的檢查和診療，進而導致醫療資源的極大浪費。當今情況下的醫患關系十分緊張，社會對醫院和醫生出現了普遍信任程度較低的情況。由于檔案管理的不慎也會引發患者的不滿情緒，醫患關系會進一步緊張和惡化。這將極大程度上對社會造成明顯的危害，也會造成不可挽回的損失。但是，在我們采用了相對科學的人性化的智能化檔案管理之后，病患在看病過程當中所記錄的病情和病史，以及其在整個城市當中所體現出來的就診記錄，就可以一應俱全地讓醫生查看。這樣既節省了患者的檢查費用，也節省了重復檢查的時間，還可以避免因藥物使用不當出現的危險。醫生也可以將時間投入到對檔案進行查找和審查的過程當中，也就可以使得就診效率達到最大化。與此同時，為了能夠更加有效的使得科學的手段發展迅速，我們就可以更加清晰明確，且不易喪失一些病患在實際看病過程當中所體現出來的資料，又同時可以成為在醫學研究過程當中所出現的較為有說服力的臨床資料，也可以為其提供更為有效的支持。

二、醫院如何實行智能化檔案管理

（一）提高管理人員專業素質

一些醫院為了節約人員成本，主要選擇各科室的近退休或冗員作為檔案管理部門的工作人員。這樣的人員調到邊緣部門，他們很難對自己的部門有責任感，對檔案的重要性缺乏正確的認識，而且局限于專業能力與檔案管理工作不可比擬，繁雜、數量龐大的檔案難以整理和維護，致使內在價值不可估量的病歷被丟棄、丟失或無法編輯，針對上述情況，醫院應采取有效措施，一方面加大維護知識的普及力度，對現有檔案管理人員要有安全知識和責任心，在工資待遇上要像醫院其他科室的工作人員一樣對待，保證檔案管理人員以積極負責的工作態度開展工作，另一方面也要做到從外部聘請專業的檔案管理人才。利用他們的管理技術和責任感，不僅可以使檔案的維護更高效，管理過程更加簡潔，而且為檔案管理系統的智能化和綜合化應用奠定了基礎。

（二）加大投入資金力度

考慮到運營成本的因素，一些醫院在檔案管理部門的投入很少，但主要投資于可視醫療條件，如醫療器械、醫療資源、高校合作等。然而，他們對自身資源的高質量利用持否定態度。從表面上看，這樣分配預算是合乎邏輯的，但醫院檔案具有較高的內在價值，可以作為醫院開發藥品、開展科研、調整經營政策的重要信息。現在，它不僅無法發揮作用，還需要花費金錢和人力來維持。從本質上講，這是對醫院無形資產的被動處理，足以造成巨大的浪費和損失。因此，醫院應轉變經營理念。根據各醫院的實際發展情況，可將先進的信息管理系統引入檔案管理工作，將原始紙質信息輸入計算機系統保存。同時，投入醫院使用的軟件系統的研發，整合內部數據，及時、適當地與其他醫院共享文件資源，擴大醫院可利用資源數據庫的容量。

三、結論

醫院檔案管理系統的智能化是醫院自身發展的一項重要任務。醫院應積極做好檔案管理工作，重視檔案管理人員，加大投入，使醫院信息集成化、檔案可視化；調動醫務人員和行政人員一主一輔，從新的角度完善和發展醫院檔案專業化和旁觀者化，使智能化的檔案管理系統能夠更加有利于醫院的運行，更高效地為廣大人民群眾服務。