地方政府人事檔案管理中的難點(diǎn)分析

董慧

（昂昂溪區(qū)道北街道辦事處綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161031）

一、當(dāng)前地方政府人事檔案管理存在的主要問題

（一）對(duì)人事檔案工作認(rèn)識(shí)不到位

人事檔案工作是一項(xiàng)瑣碎、未知的工作，工作成果不易顯示。一些地方政府領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常對(duì)人事檔案管理“講重要工作，安排次要工作，忙起來忘掉、用起來需要”，不少人員認(rèn)為人事檔案工作是收收發(fā)發(fā)、取取放放、抄抄寫寫、裝裝訂訂的日常工作，不直接產(chǎn)生工作效益，只要不丟失、不損壞、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查找利用就行，不是單位的重要工作，無需投入過多的精力、財(cái)力[1]。因此，地方政府人事檔案管理工作沒有得到認(rèn)真對(duì)待，不能放在適當(dāng)?shù)奈恢茫藛T、財(cái)產(chǎn)等方面得不到充分保護(hù)，處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，難于充分發(fā)揮其服務(wù)功能，影響了人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案材料管理不規(guī)范

1.這些資料是被動(dòng)的、不合時(shí)宜的和不完整的，導(dǎo)致許多本應(yīng)歸檔的材料不合時(shí)宜地歸檔，或者沒有歸檔，不能真實(shí)、完整地反映一個(gè)人的歷史全貌，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成“斷檔”。

2.檔案材料格式混亂。一些檔案材料手續(xù)不完善，缺乏日期、印章、簽名等程序，影響檔案的有效性，一些材料是用不同大小的紙張制作的，給整理和立卷工作帶來不便，難以裝訂[2]。

3.歸檔材料鑒定不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致很多檔案存在出生年月、工作時(shí)間不準(zhǔn)確，尤其工齡填寫前后不一致情況較為突出，連續(xù)計(jì)算工齡、非連續(xù)計(jì)算工齡穿插其中，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量，不利于檔案的有效利用。

二、解決地方政府人事檔案管理存在問題的對(duì)策

（一）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

做好檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)。地方領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好人事檔案管理工作的根本保證。只有充分認(rèn)識(shí)人事檔案在人事工作中的基本作用，自覺實(shí)現(xiàn)全面深入的認(rèn)識(shí)，組織措施到位，加大財(cái)政投入，提高人事檔案管理的崗位、人事和工作職責(zé)，把人事檔案管理作為行政管理的重要組成部分，建立考核機(jī)制，才能推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。

（二）多措并舉，提高規(guī)范化管理水平

制度是開展工作的保障，是提高人事檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。嚴(yán)格遵守領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案的收集、鑒定、整理、檢查、傳遞、保密、保管的規(guī)章制度，用制度去規(guī)范人事檔案管理工作[3]。人事檔案資料來源廣泛，比較分散，需要集中利用，這就決定了人事檔案管理人員應(yīng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，向有關(guān)單位和部門進(jìn)行有針對(duì)性的收集、定期收集、隨時(shí)收集、跟蹤收集。同時(shí)要嚴(yán)格檢查，仔細(xì)辨認(rèn)存檔的材料，注重人事檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性。看材料填寫是否規(guī)范，有無漏填，有無使用純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、紅墨水，出生年月、參加工作時(shí)間前后是否一致；看材料是否經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字；看材料收集是否完整，如政審材料、涉紀(jì)涉法材料等，都是成套資料，不可短缺；看組卷是否規(guī)范，有無采用統(tǒng)一規(guī)格紙張，邊緣有無留出一定寬度的裝訂線。在人事檔案管理過程中只有真正秉持依照制度行事、遵守規(guī)定的原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能真正做好這項(xiàng)工作。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，加快推進(jìn)人事檔案管理信息化

步入信息時(shí)代后，促使人事檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，這是提高人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。地方政府應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理過程中的運(yùn)用，將人事檔案通過計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代信息化設(shè)備相應(yīng)的技術(shù)處理，將文本、圖片、視聽資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案中紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)并存，降低人事檔案原件的損壞度，延長人事檔案壽命[4]。應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，檔案管理人員可通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案檢索，提高工作效率，減少資源浪費(fèi)。同時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的穩(wěn)定性和安全性。

（四）提高素養(yǎng)，增強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理員是人事檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其隊(duì)伍的素質(zhì)如何，直接決定人事檔案管理工作的成敗。應(yīng)高度重視并采用多元化方式，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。地方政府應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量增長情況，依照檔案政策性、專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，配備專兼職檔案管理人員，選擇政治思想過關(guān)、有責(zé)任心、工作勤懇、為人正直、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的人來負(fù)責(zé)檔案管理工作[5]。同時(shí)，引進(jìn)高能力、高素質(zhì)的專業(yè)人才，聘請(qǐng)專業(yè)人才培養(yǎng)檔案員，使其增強(qiáng)責(zé)任心，掌握檔案管理的基本技能，及時(shí)掌握新的方法和發(fā)展趨勢，不斷地提高自身綜合素質(zhì)和職業(yè)道德水平，努力建設(shè)一支高素質(zhì)、專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)語

新時(shí)代人事檔案管理工作的重要性日漸凸顯，人事檔案管理對(duì)于地方政府進(jìn)一步發(fā)展有著重要的作用。在全球數(shù)字化浪潮下，隨著人事制度改革的深入，地方政府人事檔案管理工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。我們應(yīng)深入分析人事檔案管理工作中存在的問題及根源，探尋并采取有效的解決對(duì)策，盡快加以解決，加快推動(dòng)地方政府人事檔案管理創(chuàng)新，更好地為地方政府人力資源管理工作服務(wù)。