信息化時代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新分析

賈超

（山東省淄博第六中學(xué)，山東 淄博 255300）

學(xué)校的人事檔案管理是學(xué)校人才檔案管理工作中最主要的部分，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式比較復(fù)雜，管理起來比較瑣碎，在保存的時候還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校人事檔案管理模式也在不斷地更新、改革，信息化時代的到來給學(xué)校的人事檔案管理工作提供了一個很好的技術(shù)手段，但是目前我國的認識檔案管理還存在著很多的不足之處。

比如，部分學(xué)校的人事檔案管理手段還比較落后，相關(guān)的工作人員在進行認識檔案管理的時候在存在著一定的局限性，最明顯的就是相關(guān)的管理人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解不到位，因此對于先進的管理技術(shù)的應(yīng)用無法實現(xiàn)，再就是部分地區(qū)的單位局域網(wǎng)還處在比較落后的階段，對網(wǎng)絡(luò)的維護工作做的也不夠到位。其次，就是人才管理數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量不好，我國學(xué)校的大部分精力都放在了人才的培養(yǎng)上面，學(xué)校的人事檔案管理沒有給予足夠的重視。信息化時代雖然為學(xué)校人事檔案管理提供了很大的便利，但是信息技術(shù)在人事檔案管理中的運用也有一定的隱患，電腦病毒的存在對信息的安全性造成了很大的威脅，因此在進行人事檔案管理工作的同時還應(yīng)該加強信息管理的完善與維護工作。

一、學(xué)校人事檔案管理的重要意義

學(xué)校人事檔案管理對學(xué)校的發(fā)展以及社會的發(fā)展都具有重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面?，F(xiàn)階段，我國各個方面都是實行人力資源的管理工作，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案資源的共享對人才的發(fā)展以及社會的發(fā)展都有著非常重要的意義。一方面可以充分發(fā)揮出學(xué)校的人才優(yōu)勢，學(xué)校是我國人才的主要輸出地，我國的學(xué)校中也融合了很多復(fù)合型的人才，人事管理檔案不僅僅反映了學(xué)校內(nèi)部教職員工的工作，同時也是對于人才成長記錄的反映，是具有重要價值的重要資源。信息時代下建立的學(xué)校人事檔案可以在數(shù)據(jù)庫中搜索各種信息，為學(xué)校人力資源的統(tǒng)計提供了很好的依據(jù)。信息時代小電子檔案的出現(xiàn)代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案，電子檔案保存起來更加的便利、簡單，并且還可以通過計算機系統(tǒng)進行傳輸，使資源共享變得非常簡單。

二、信息化的檔案管理的實現(xiàn)方法

（一）完善信息化檔案管理制度

由于檔案資料比較特殊，學(xué)校的人事檔案資料的管理應(yīng)該具備一定的保密性與特殊性，相關(guān)工作人員在這方面也應(yīng)該給予足夠的重視。對于檔案的保密工作，首先我們應(yīng)該從法律的層面加以規(guī)定，我國是一個法治國家，需要對我國的檔案管理工作建立一套完善的法律法規(guī)，這樣相關(guān)人員在進行檔案的管理時才能夠做到有法可依、有據(jù)可查。有了基本的法規(guī)限制，學(xué)校內(nèi)部檔案的管理工作也應(yīng)該建立詳細的管理制度，在法律的大框架下，結(jié)合學(xué)校本身的特點與管理的需求，使學(xué)校的檔案管理工作能夠有序地進行，學(xué)校的檔案管理者，教職員工，檔案的使用者等人員進行清晰的權(quán)利義務(wù)界定，這樣在進行檔案管理工作的時候可以更好地保證檔案的安全性與保密性，從而促進學(xué)校檔案管理工作的高效進行。

（二）加強管理人員隊伍的建設(shè)

學(xué)校除了教書育人之外，檔案管理工作也應(yīng)該給予足夠的重視。首先應(yīng)該加強學(xué)校人事檔案管理人員的建設(shè)工作，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的管理人才，除了教書育人之外這也是學(xué)校的一項重要任務(wù)。管理人員素質(zhì)的提高可以通過以下手段來實現(xiàn)，可以通過招聘工作來引進具有專業(yè)學(xué)科知識的人才，保證學(xué)校檔案管理人員的基本素質(zhì)。學(xué)校對于檔案管理人員還應(yīng)該進行定期的培訓(xùn)工作，加強相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力水平，并且能夠跟隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不斷地提升自己的能力與技術(shù)。相關(guān)的檔案管理人員也應(yīng)該具備較強的自我學(xué)習(xí)意識，在熟練掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平與能力。

（三）加大信息化基礎(chǔ)建設(shè)

在信息化的檔案管理過程中，信息化的基礎(chǔ)建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)條件，并且這種信息化的管理技術(shù)需要經(jīng)過信息化平臺的建設(shè)來實現(xiàn)。學(xué)校專業(yè)的檔案管理人員需要通過信息化的管理平臺對學(xué)校的人事檔案資料進行綜合。有利于檔案資料的檢索，并且無需手工記錄，可以檢索到的資料進行直接的保存。傳統(tǒng)的檔案管理需要對不同類型的檔案進行分類管理工作，需要占用大量的時間與空間。信息化的檔案管理系統(tǒng)還有利于時間信息資源的共享，這種資源共享的局面從根本上打破了傳統(tǒng)的信息資源分離的情況，給人們的學(xué)習(xí)與工作帶來很大的便利。檔案管理人員在進行資料的傳輸時，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)化的平臺進行，方便快捷的同時還保護了資料的安全。信息化的基礎(chǔ)建設(shè)對于學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也有一定的要求，學(xué)校對于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)該進行改良，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與安全性，保證網(wǎng)絡(luò)的安全性與分布的合理性都可以達到信息化管理的基本要求，使信息化的管理平臺能夠發(fā)揮更好的作用，促進學(xué)校與社會的發(fā)展。

三、小結(jié)

隨著高科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段各行各業(yè)都在朝著信息化的趨勢發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式比較復(fù)雜繁瑣，信息化的人事檔案管理手段更加符合現(xiàn)階段社會發(fā)展的要求，學(xué)校必須提升信息化管理的水平與能力，與時俱進，使我們的人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率不斷提升。