基于財務共享模式下的電子會計檔案研究

浙江省煙草公司寧波市公司 鄭少華

對于企業來說，財務共享模式下電子會計檔案的使用可以降低成本。會計檔案管理對財務共享有很大的貢獻，其中主要包括信息存儲和信息傳輸的便利。同時，管理者也需要結合企業檔案管理的實際需求，為檔案管理的不斷發展提供方便。與傳統的會計檔案管理相比，電子會計檔案有助于降低財務工作的成本，進一步提高企業的經濟效益。

一、財務共享對會計檔案系統的推動

財務共享模式在我國引入的時間并不長。對于國內外大型企業來說，采用電子會計檔案進行檔案管理是一個新的階段。隨著財務共享模式的逐步應用，財務檔案管理發生了質的變化。在財務共享模式下，每個部門的文件通常集中在財務共享中心，大大促進了會計檔案的在線傳輸，并實現綜合管理的在線采集、傳輸和條目、數據文件的在線存儲。會計檔案可以說是一個單位主體包括國家機關、事業單位、企業、社會組織在會計過程中形成的會計資料[1]。

(4)將第4行對角元以右的1個元素賦值給對角元以下的1個元素；再對第4行的1個元素規格化；繼而對第4列元素消元，僅計算虛線框中的1個元素，見圖5下圖。

二、電子會計檔案優勢分析

電子會計檔案在一定程度上可以科學合理地管理內部財務信息，有效地整合和連接各種有效的信息資源，從而更好地適應各種工作，滿足財務管理的需要。財務人員可以通過圖像系統及時傳輸各種數據和信息，從而進行會計電算化檔案管理。

在路橋工程項目的施工過程中，混凝土裂縫一般包括貫穿縫、深層縫及表面縫等類型，其中貫穿縫是路橋施工裂縫中最為嚴重的裂縫類型，主要是全倉的水平、鉛直縫或壩塊縫深度大于兩個澆筑塊，或者側面縫長大于8～10m，較大程度上破壞了壩體的整體性，需采取有效方法來提高其應力狀況。深層縫長度一般在2m左右，寬度0.2～0.4mm，深度1～5m，主要由表面縫引起，對路橋有較大的危害性，需封閉處理。表面縫較為普遍，裂縫相對較窄，在一些情況下可以自行封閉，危害性較小[1]。

在財務記錄管理的傳統方式，它們都是由紙記錄和存儲。對于普通的中型企業，他們需要使用的紙打印各種財務報表，財務審批材料、月度和年度財務報告，在以每天100 多萬冊的速度增加，成本是非常高的。財務電子文件可以通過計算機設備和互聯網網絡進行財務審批和報銷、數據管理和存儲，減少對紙張等資源的消耗。

三、電子會計檔案的特點分析

目前，大部分企業所進行的經濟活動和所有相關的證據都可以通過會計電子文件的形式進行存儲、記錄和集中反映。這些經濟數據，包括電子圖像、憑證、會計報表等，都是以電子文件的形式存儲在磁性介質中。其主要特點包括以下三個方面：

（一）對外部環境有嚴格的要求

電子會計檔案的生產、運營和存儲必須通過計算機設備、金融軟件系統、互聯網網絡等載體進行，決定了電子會計檔案的外部存儲環境必然會有很多的限制和要求。計算機設備和存儲磁盤必須磁化、防火、防水，并對室內的溫度、濕度有一定的限制和要求。同時，電腦設備、硬盤等長期存儲都會產生老化現象，這也增加電子會計文件及相關數據存儲的風險。因此，我們應該加強對電子財務記錄的數據存儲和網絡保密性的監管，避免數據的丟失和泄露。

（二）缺乏直接可見性

電子會計檔案的建立，在很大程度上促進財務管理人員的實時監督相關財務數據，提高了靈活性，并能更及時發現反映在財務數據的會計問題，以實現金融風險的有效預防和降低風險概率。同時，電子會計檔案可以通過電腦設置檢查權限和系統密碼，防止任意修改，從而使金融流程更加嚴格。

（三）電子檔案的發展和運行需要一定的技術支持

由高水分小麥干基含水率隨時間的變化曲線可以看出，物料厚度在3.5～6.5cm范圍內，薄層厚度大的物料比厚度小的物料可獲得較大的干燥速度。在干燥起始階段，隨著物料厚度的增加，單位時間內物料水分的蒸發量明顯增加，其根本原因在于物料薄層厚度增加，干燥熱空氣在物料層中停滯的時間增加，濕——熱交換進行的比較徹底。高水分小麥的薄層厚度越大，高水分小麥籽粒中所含有水分也就越多，擁有足夠多的水分供其干燥，所以薄層厚度大的物料干燥速度高。但如果物料層厚度過大，將會增加干燥設備中風機的載荷，致使物料干燥速度的降低。根據試驗結果得知不同薄層厚度條件下高水分小麥的干燥速度之間差異顯著。

建立電子會計檔案需要大量的技術支持。電子會計檔案的信息水平越復雜，對計算機程序化操作的技術要求就越高，這就需要專業的技術人員來操作和完成。如果計算機編程技術出現故障，僅靠普通財務人員是不可能實現維護和恢復的。

四、財務共享模式下會計電算化檔案管理的實用價 值

（一）文件分類處理大大提高了文件管理的精細化程度

電子會計檔案的建立可以有效實現會計大數據的相關分析。最直觀的大數據分析模式是通過每個用戶的財務行為記錄進行全面的數據收集和統計。與傳統的財務紙質檔案相比，大數據技術分析下的財務電子模式可以更準確地分析財務收支和用戶分布情況，從而幫助企業更有效地挖掘潛在客戶，并將企業相關產品銷售信息推送給他們。同時，對國民經濟形勢的整體控制和發展方向的分析也需要經濟大數據的服務和技術支持。只有更加創新的信息和數據處理模式才能不斷適應當今經濟的高速發展，滿足社會經濟對企業更高的發展要 求。

（二）實時更新數據可以有效提高文件管理的有效性

傳統的會計檔案數據信息大多是靜態的，數據之間往往沒有直接的聯系。而會計電算化模式下的財務共享檔案的數據信息不僅可以獨立存在，而且可以與其他信息相聯系。例如某分公司的財務人員對文件進行分析掃描，基于圖像識別技術，自動讀取文件信息，然后發送到云進行后續處理，同時，根據文件類型便于后續查詢，為企業決策提供依據，有效保障財務檔案管理系統的有效性。在財務共享模式下，基于財務共享云平臺，將文件數據信息存儲在云端，利用大數據和云計算，

（三）節約資源，降低財務管理成本

計算機網絡技術的快速發展和大數據技術在會計行業的推廣應用，將進一步推動會計行業信息化的快速發展，電子會計檔案系統應運而生。電子會計檔案不僅極大地提高了會計檔案管理的質量和效率，而且有效地提高了財務人員的工作效率，進一步降低了財務管理成本，提高裝置的運行效率。因此，建立電子會計檔案管理系統，現有財務共享平臺不僅可以降低數據傳輸的成本和風險，在實際工作中還有效地進行收集、分析和研究會計數據，大大提高數據的正確性、及時性和安全性，從而有效地提高數據流程操作的質量和水平，強化風險控制的質量。

（四）有利于提高財務管理的效率

傳統的財務紙質文件管理模式中，產生于各個環節的紙質文件需要專門的人員花費大量的時間進行分類和管理。隨著企業的不斷發展，財務賬目的不斷增加，企業每年的財務紙質檔案也在不斷增加。各種數據的分類、歸檔、維護和監督已經成為需要大量人力消耗的工作。而建立財務電子檔案管理，可以在網絡上直接處理和操作以往繁瑣的財務程序，財務檔案管理也可以利用計算機進行高效的分類管理和分析存儲，從而大大節省了人力、物力和財力的消耗。與傳統的文件管理模式相比，它更加方便、高效。

（五）有利于會計大數據的合理開發和利用

在大數據時代，檔案資料共享是所有行業的主流趨勢之一，有必要明確檔案的分類，并對其進行整合。在傳統的會計檔案管理中，檔案的分類主要依靠人力工作分類，將原始文件按不同類型編號，統一管理，這樣依靠人力進行文件分類，費時、費力效率不高；而在財務共享模式下，會計檔案電子化管理是基于FSSC 云平臺，利用軟件進行檔案電子化分類信息錄入、分類、整合。不同類型的文件放在不同的文件夾中，每個文件夾存儲一種類型的文件。文件夾中的信息也可以自動編碼，從而大大提高后期結賬的效率。

（六）有利于財務信息的監督檢查

傳統的財務記錄均為紙質記錄，便于直接閱讀和查看；然而，電子財務記錄，需要在電腦的幫助下，借用于某些互聯網的移動設備、系統軟件等，以視圖等形式出現，從而降低了電子記錄的視覺吸引力。在某種程度上，導致檔案的使用者無法在數據、檔檔案之間進行有好的交流[2]。

五、信息化背景下建立和完善電子會計檔案的實施策略

（一）加強電子檔案管理系統建設

在實際對在公路瀝青路面開展施工的過程當中所需要用到的原材料，一般要選擇干凈、干燥且不包含其他的雜質的材料，因為這樣的材料才能真正意義上提升施工質量。說明我們在對原材料進行選擇時，必須要做到細致認真，最終選擇的每一類原材料，都必須要與公路建設施工相關的規章及標準相符合。但是許多企業相對來說更加重視材料成本的控制，所以選擇材料時很容易出現偷工減料的問題。此外在對材料進行選擇的時候，還要考慮到季節性的要素，不同的原材料有不同的環境要求，受到外界的降水、溫度等條件影響，其質量指標也必然會有一定的變動，即便是符合所有施工要求的原材料，如果不能做好合理貯存、合理利用，都無法確保施工成果[2]。

1) 綜合報警一覽。提供實時報警一覽信息。每條信息包括: 報警/預警位號、位號描述、報警類型、發生時間、確認時間、恢復時間(歷史數據)、優先級等。對于每列的信息，可以通過設置過濾、排序等，更新一覽表，也可以選擇不同的時間段、報警類型、工藝區域等查詢報警信息。

建立財務電子檔案需要嚴格的內部管理制度為前提。與傳統的紙質檔案相比，電子會計檔案需要企業建立更加全面的內部管理制度，并完善和補充一些傳統紙質檔案管理中不存在的內容。對于電子檔案，主要的管理手段需要技術性、程序性、多樣性和靈活性。從而保證電子會計檔案信息的準確性和可靠性。

（二）完善電子會計檔案的管理原則

電子會計檔案的整理，一般需要遵循三個基本原則：管理要求的統一、檔案形態的統一、分類標準的統一。在對會計電子檔案序列號進行編碼時，需要盡可能體現數據信息的基本特征，以保證分類歸檔的適用性、規范性和科學性。此外，金融電子檔案的分類編碼應充分預留未來工作數據的擴充空間，以滿足未來工作的擴充需求。

一級節點有寧德市蕉城區霍童溪，七都溪，金溪，飛鸞溪干流，洪口水庫以及虎貝水庫碼頭的游客服務中心，共6個。

（三）加強加密技術的應用，嚴格操作權限

新發展的電子檔案與傳統的財務紙質檔案管理系統不同，在財務電子檔案系統下實現了數據和財務數據的集中存儲和管理，而不是各部門分散管理，這在很大程度上增加了財務檔案的安全風險。因此，對金融電子文件系統進行加密，明確經營者的權限，是一個非常重要的實施策略。

（四）建立專門的內部控制監控制度

內部控制的監督與控制也是企業發展的必由之路，關系到企業未來的長遠發展。企業可以設立內部審計和監督崗位，專門操作企業內部監督制度，定期對企業的一些違法違規行為進行監督，不定期對企業的憑證、單據進行抽查。

（五）財務人員專業素質的提升

財務共享使得財務人員更高效地關注財務過程的最后一環，這對財務人員也有了更高的要求。他們需要關注業務的整體控制和財務報表的分析。通過對財務報表的研究和解讀，我們可以為管理層的決策提供有用的財務信息。

六、小結

隨著信息技術的不斷發展，為了滿足財務管理準確、方便、高效的需求，提出了一種創新的會計電子檔案管理系統。隨著計算機和信息科學技術的不斷發展，財務工作逐漸進入了大數據的新時代。在這樣的背景下，會計檔案的管理正逐步由紙質檔案向電子檔案轉變。因此，正確認識電子會計檔案的特點和優勢，進而合理、充分地分析其建設與發展路徑，是確保會計檔案管理持續發展的必然課題。