創新信息化時代檔案管理工作策略

高佳琦

（昂昂溪區委機構編制委員會辦公室，黑龍江 齊齊哈爾 161031）

引言

隨著時代的變遷，檔案管理部的管理方式也要跟隨著時代的改變而變化，整合信息技術與檔案管理模式，提高檔案管理效率。在具體實施過程中，資源開放進程的開放也要隨之被提上日程，不斷擴大檔案服務方式。建立檔案數據庫，通過一系列措施實現檔案管理模式的創新，更好地滿足廣大群眾對檔案服務的多樣化需求，促進檔案事業的健康、可持續發展。

一、檔案管理信息化的優勢

（一）檔案信息收集

在檔案信息收集領域更加便利，利用計算機網絡的高效性、互動性和共享性，可以在短時間內整理出大量檔案信息，保證檔案信息收集的及時性，有效提高檔案信息收集速度，減輕人員工作量，使檔案管理人員有更多的時間優化檔案管理，提高檔案管理的有效性。

（二）提高檔案管理水平

利用計算機和現代信息技術進行檔案管理，不僅可以實現對分散的檔案信息的集中處理，而且可以將紙質檔案整合到電子檔案中，還可以實現檔案的永久保存，隨時調用方便。在檔案管理過程中，專業的管理軟件和平臺可以有效地提高檔案信息分析和處理的速度，提高檔案信息的及時性和準確性。

二、檔案管理工作的發展趨勢

（一）無紙化

隨著時代的發展和信息數據量的增加，存檔工作任務也越來越難。紙質載體已不能滿足時代的需要。數據存儲已逐漸取代紙質形式，同時也將其在儲存空間的優勢發揮的淋漓精致。

（二）精細化

目前，企事業單位以及政府擁有的檔案信息種類越來越多，類別越來越復雜，信息量也越來越大。因此，應對各類信息進行分類和細分，建立獨立的、相關的檔案系統，有效地收集獨立的檔案信息，縮短檔案信息傳遞和查詢的時間，解決傳統檔案查詢中存在的問題，提高檔案管理效率。

（三）實時化

傳統的紙質文件管理模式受到環境和載體的限制，不能實現傳輸和傳輸的及時性，影響了其效率。在信息時代，通過信息技術的應用，構建了網絡檔案管理平臺，在最短的時間內實現了檔案信息的傳輸和交互，進一步提高了檔案管理的效率。

三、信息化背景下優化檔案管理工作的相關舉措

（一）完善相關文件管理系統

為了有效地保證檔案管理的質量，首先必須完善現有的相應管理體系。傳統檔案管理過程中存在一些規則和規定，難以適應新的社會發展，特別是網絡技術的迅速發展。因此，僅依靠傳統規則和法規顯然已經過時了。只有在當前的網絡環境中制定適當的規則和法規，才能有效地管理檔案的分發，并滿足網絡平臺的相關要求。此外，根據檔案管理的現狀，應定期召開適當的工作會議，就檔案管理運作中遇到的問題得出適當的結論，并采取合理的步驟以確保適當的檔案管理系統滿足實際工作的需求。

（二）完善網管平臺安全文件

它是政府，企業和機構工作中不可替代的助手。在管理檔案的過程中，保證檔案的真實性直接影響到后續工作的正常進行。因此，為了確保對相關檔案的有效管理，有必要改革相應的檔案管理做法。文件管理平臺的安全性與當前的網絡環境和員工的工作習慣緊密相關。作為適當的網絡服務部門，請確保檔案管理員具有安全的工作環境。此外，處理文件的員工在工作過程中必須配合科學合理的系統中的文件管理，例如登錄文件管理帳戶并立即刪除帳戶信息；在開始工作之前，他們應該對當前網絡環境進行安全評估，以最大程度地降低網絡安全風險，以確保正確執行文件安全管理工作。

（三）改進文件管理信息的建設

確保檔案管理的順利開展，加強檔案信息化的建設和管理，完善相應的檔案管理機制，具有十分重要的意義。在信息時代，有必要明確檔案管理的目標和方向，有效建立基于信息的檔案管理機制，確保檔案管理有序發展。許多部門對檔案信息化的管理沒有給予應有的重視，信息化設計不充分導致檔案管理的隨意性，降低了檔案管理的效率。因此，有必要加快文件信息管理的建設，加強文件信息管理系統的軟硬件配置，建立科學合理的文件管理系統，有效保證文件管理的質量和效率，避免文件管理混亂。此外，基于信息的存檔管理為不同級別的存檔數據設置了適當的權限，并且存檔管理的結構已明確計劃。

（四）改善信息時代的信息管理

明確規章制度，提高文件管理水平，有效規范和限制相關工作流程，有效保證文件管理效率和質量。關于檔案管理，有必要建立適當的規章制度來管理檔案。傳統的檔案管理規則和規定已不能再滿足信息時代對檔案管理的新要求。必須根據當前的網絡環境和社會需求并結合未來的發展趨勢來設計管理系統。改進當前的文件管理規則和法規，以確保健全的管理規則。根據網絡的發展趨勢，應根據網絡的需求和發展趨勢，對文件管理方式進行改革。按照文件網絡管理的需要和建設網絡平臺的要求，科學分配管理責任，及時分析信息文件管理中的問題，及時糾正錯誤，確保后續的系統創新和改革。

結語

綜上所述，隨著網絡信息技術不斷發展，人們越來越傾向于通過網絡進行信息傳遞和數據處理，海量的數據信息在網絡生成之后被人們所利用，而這些信息很多都成為了檔案資源，這對檔案管理工作也提出了更高要求。檔案資源對于推動經濟社會發展具有重要現實意義，特別是在信息化時代背景下，為了更好滿足經濟社會發展需求，必須對檔案管理工作進行創新，更好適應時代發展需求，更好的推動檔案事業發展。