試論事業單位人事檔案管理規范化水平提升的具體途徑

田佳

（重慶市開州區人力資源檔案管理中心，重慶 405400）

事業單位在發展過程中應該關注人事檔案的運用特色，立足檔案對員工的個人信息、崗位變動和技能考核等信息進行記錄，圍繞檔案管理全面反映員工個人的綜合素質與發展貢獻，通過檔案管理推動事業單位的優化發展。通過開展人事檔案管理可以對干部選拔進行了解與有效考察，立足檔案管理和信息分析更好地掌握干部選拔和管理的開展情況，同時也能在檔案資源管理和利用基礎上推動職稱認定與退休分析等工作的有序開展。

一、事業單位開展人事檔案管理時出現的不足

研究指出人事檔案管理未能受到管理層的關注，事業單位在進行內部管理過程中沒有關注到檔案管理的價值，也沒有在檔案管理中發現有用的管理信息。領導層在進行內部管理時沒有對檔案管理進行正確的理解，整體檔案管理工作處于被動的態勢，沒有全面展示出檔案管理所具備的價值。在進行檔案管理時出現管理水平較為低下的問題，基于工作人員的流動性導致檔案管理效率低下，不能提高檔案管理的實際效率。同時在進行檔案管理時缺乏科學管理支持，限制了事業單位的長遠發展。部分單位在進行檔案管理過程中沒有關注到數字技術的運用價值，通常是開展傳統形式的檔案管理，這樣就會降低檔案管理長遠發展的綜合能力。

二、事業單位提高人事檔案管理規范化水平的策略分析

（一）提高對檔案管理價值的認知，重視進行人事檔案的維護管理

基于體制改革發展與檔案管理的重要價值，事業單位在進行管理過程中應該改變陳舊的管理思維，在提高對檔案管理認知基礎上制定規范化的管理方案，在建立專門管理小組基礎上對人事檔案進行創新管理與科學指導。事業單位需要發揮出領導層的領導價值，在制定檔案管理方案基礎上進行監督，在發現問題時應第一時間進行科學處理，有利于提高檔案管理的規范化發展能力。應該圍繞本單位實際情況制定科學的檔案管理方案，在資源整合基礎上構建科學地管理方案，在關注到檔案管理價值基礎上合理組建檔案管理隊伍，利于提高檔案管理的規范化發展。

事業單位在資源優化配置基礎上應該增加對檔案管理資源的投入，主要是在增加資金投入基礎上合理引進數字設備與管理設施，在創新管理手段基礎上推動檔案管理的優化發展。基于檔案管理對基礎設施提出的創新發展需求，事業單位應該根據相關技術標準進行基礎設施建設，重視在建立采光良好檔案管理室基礎上做好防潮與安全保護等管理工作，推動檔案管理的優化發展[1]。同時在進行檔案管理時也應該做好檔案內容的維護工作，在檔案維護基礎上保障經費的合理使用，利于推動人事檔案管理的順利開展。

（二）重視進行信息化檔案管理探索

研究指出部分單位在進行檔案管理過程中沒有關注到數字技術的運用價值，通常是開展傳統形式的檔案管理，這樣就會降低長遠發展的綜合能力。所以事業單位應該關注到信息化建設的重要價值，在資源整合基礎上打造更高水準的檔案管理平臺，在技術優勢發揮基礎上提高檔案資源的利用效果。重視發揮信息技術的運用優勢推動檔案管理的信息化建設，立足信息化建設逐漸完善檔案管理系統，這樣才能在信息化建設基礎上提高人事檔案資源的利用效率。

事業單位需關注到信息化建設的特色和重要價值，立足信息技術和互聯網運用對人事檔案資源進行全面化搜集和整理分類，圍繞檔案資源類型進行分檔儲存，在改變傳統紙媒管理基礎上推動人事檔案地集中管理與優化利用。同時也能通過信息化建設對檔案資源進行規范化管理和靈活性查詢和調查，給相關的管理工作提供檔案數據支持，可以在檔案數據分析基礎上構建科學的職位晉升與內部管理平臺[2]。通過數字檔案建設能提高檔案資源的管理能力，立足數字化管理提高人事檔案資源的綜合管理和靈活運用的綜合能力，在保障規范化管理基礎上強化事業單位進行檔案資源科學管理與靈活運用的實際效能。

（三）重視檔案管理人員的專業培訓，利于推動人事檔案規范化管理

事業單位在進行檔案管理時出現管理水平較為低下的問題，沒有關注到人事檔案的運用特色和價值，限制對人事檔案資源的優化利用。基于檔案管理人員流動性較強的問題，在進行人事檔案管理時應該關注到管理人員的專業培訓，在認識到檔案管理價值的基礎上掌握相關的管理技巧和關注事項，在資源整合基礎上構建科學的檔案管理與創新發展平臺[3]。這樣利于推動人事檔案的規范化發展，在人事檔案資源優化管理和充分運用基礎上提高內部管理的綜合能力。

結論：本文認為事業單位在進行管理過程中應該改變陳舊的管理思維，在提高對檔案管理認知基礎上制定規范化的管理方案，在建立專門管理小組基礎上對人事檔案進行創新管理與科學指導。同時，重視發揮信息技術的運用優勢推動檔案管理的信息化建設。此外也需重視對檔案管理人員的專業培訓，推動人事檔案規范化管理。