關于智慧校園背景下的高校檔案管理探索

嚴喚喚

（山西農業大學信息學院，山西 太谷 030800）

目前，在信息時代的迅速發展下，陳舊的高校檔案管理方法已經無法滿足學校全面掌控各項信息的需求。為此教育部將智慧校園寫進全國教育信息化工作要點，可見智慧校園已經成為新時代的標志，且被眾多高校所采納。建立智慧校園既不能缺少高校檔案館的智力支持，也可以使檔案館的館藏更加多樣化。因此，為了更好地管理海量信息，所以，對關于智慧校園背景下的高校檔案管理的探索是非常有意義的。

一、高校檔案管理工作的價值

在20世紀末國內的各大高校擴大招募后，高校面臨了新生猛增的情況，為此檔案資源的數量也隨之增長，進而導致高校檔案管理的工作壓力倍增。檔案資源的主要功能是社會、組織及個人的記錄，其主要通過影像、圖片、文字等資源進行記載，同時，這些文檔記錄是為各大高校的未來發展以及策略所提供的數據。因此，促進高校檔案管理的主動性有利于幫助學生找到有價值的資料，并在一定程度上增加了高校檔案管理的價值［1］。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，各級管理層對檔案管理工作的認識存在誤區且不夠重視，許多底層教育單位并未制定歸檔文件的明細及執行檔案，并且檔案管理人員的工作態度不夠負責，只是做一些管理、類別整理、接收等分內工作，忽視了檔案管理工作。同時，還有大部分在搬遷過程中沒有處理好文件材料，導致大量珍貴的材料丟失，嚴重影響了檔案的完整性。同時，高校教育在內容更加豐富的形勢下，使檔案資源的信息量顯著提升且多樣復雜，但是許多高校在檔案管理的工作中目標不明確，處理檔案方式不科學。因此導致檔案的編目編號、分類組卷、收集、生成、歸檔等規范程度低的現象，難以全面反映學習的教學質量及教學管理水平。

（二）對檔案管理的水平不高

在高校檔案管理中的工作人員大多是沒有經過專業知識培訓的，并對檔案的管檔要求、材料收集、歸檔、整理等業務尚不熟練。而且大多的檔案管理人員身兼數職，沒有足夠的時間去做檔案管理工作，從而降低了歸檔材料的準確度和歸檔材料未能及時進行補充的問題，導致歸檔材料不能完全真實地反映本人的現實情況，進而影響了歸檔管理工作的質量［2］。

（三）對檔案管理工作經費不足且參與度不高

物質基礎是檔案管理工作不可或缺的，必須要安排一部分經費投入其中，一方面是用來將庫房里面放置檔案的設備進行填充，確保有足夠的經濟條件保管檔案，另一方面是用于從事檔案的研究工作，提高檔案的管理水平。然而不僅有些高校只注重科研建設卻對檔案事業的經費投入不足，還有些高校并沒有將檔案工作列入經費規劃中，即使列入的高校，所占比例也完全滿足不了檔案管理工作所需。另外，由于對檔案管理工作的宣揚程度小，在社會上知名度不高，所以很多人并不了解檔案工作的性質及內容，檔案利用產生的經濟及社會效益還沒有被大眾所認識。

三、健全高校檔案管理的三個方面

（一）健全高校檔案管理組織體系是前提

1.建立高校檔案工作領導機制

根據2008年9月1日起施行的《高等學校檔案管理辦法》第三條規定高校檔案管理工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強檔案管理，并成為學校整體發展的一部分。以及第五條明確指出高校檔案工作由高等學校校長領導，其職責分別是：第一，對于該校檔案需按照國家的法律法規進行管理，并按照國家的制定政策進行工作。第二，學校的前景發展包含檔案管理工作，并與學校的其他工作站在同一位置。第三，構建全面的與學校的規模相應的檔案管理機構。第四，在高校檔案管理中的獎罰機制與另外重要的問題。這些規定的建立為更好地做好高校檔案管理的重要基礎保障。在建設智慧校園的過程中，從事檔案管理工作需要耗費大量的人力、物力、管理工作的展開以及管理人員的配合等等，檔案作為高校的基礎工作必須要在領導的支持以及和各部門的合作中才能得以發展。

2.設置合理的高校檔案管理機構

檔案管理機構的合理性直接影響了檔案管理工作各項是否有效落實。目前大多數的檔案室是被作為業務和教輔部門，是屬于學校辦公范疇內的，但是在目前的信息時代下很難做到全方位管理以及數據的控制，并且難以確保數據的準確率、完善度以及實用性，檔案系統結構較低從而限制了檔案機構的管理人員數量。同時，這些專職的檔案員不僅要展開檔案在每條條例和每個部門的工作指導，還要做好檔案的整理、收集等一系列的事務性工作。然而在采集檔案信息資源及探究檔案管理方式方面明顯不足，進而導致檔案的價值及檔案機構影響力的削弱。根據《高等學校檔案管理方法》精神，具備條件的高校應建設獨立的檔案館，實現管理人員、管理費用及歸檔工作的獨立性［3］。同時，為了強化管理職能及提高歸檔人員的行動力，建議學校明確對檔案館職位的要求，增強對學校各部門在檔案工作進行指導和監督的工作力度。

3.建立檔案管理人員隊伍

高等學校檔案管理工作的基本制度是部門建立歸納檔案制度，通過其制度提高歸檔人員的行動力和主動性，進而實現合理有效管理，提升歸檔工作的質量。因此，需要構建全校內的歸檔工作人員的工作要求體制，以此確保每個院系、職能部門都具有專業素質強的歸檔人員。除此之外，要加強對歸檔工作人員的專業技能訓練，提高歸檔工作人員的整體素養，從而更高效地配合全職檔案員做好檔案歸納、整理等工作，從根源控制好檔案工作的質量。通過構建由各單位歸檔工作人員、歸檔館及歸檔工作委員會組成的三層互聯網管理機構，能夠將歸檔管理策略、條例滲透到高校的每項工作，高效管理數據的構成的每個環節，使歸檔管理工作實現全方位的管理格局，以保障館藏的資源多樣化。

（二）健全高校檔案工作制度體系是保障

1.健全檔案工作管理制度

《中華人民共和國檔案法》第十三條明確規定各級各類檔案館，機關、團體、教育事業單位和其他構建的歸檔機構，需要構建合理的管理條例，以便于對歸檔數據的使用；配備應有的設備，保證歸檔記錄的安全性；引進前沿的科技，促進歸檔管理的前瞻性。根據其規章制度結合本校實際的規定綱領，需要制定能夠起到一定引導性和限制，且鞭策作用的制度。制定程序要合法合規，清晰簡潔，便于開展檔案管理工作［4］。

2.健全檔案工作業務規范

根據《高校檔案管理方法》所包含的11大類結合本校實際定制的檔案管理規范，有利于歸檔館對學校集體檔案的控制。同時結合各院系、相關部門規定每個部門數據資源的管理范圍時限，從根源控制歸檔文件資源的質量及數量，有利于各單位歸檔管理員的整理工作。

3.健全檔案工作隊伍管理制度

高校建立檔案的各單位兼職檔案員、歸檔館及歸檔工作委員會組成的三層互聯網管理機構可以充分體現其價值和作用，每一部門都應制定有針對性的工作要求。并且，通過構建和三層互聯網工作職責，將歸檔工作滲透到學校的每個角落。同時，根據《高等學校檔案管理辦法》的嚴格要求，應將其責任明細到歸檔館的各個部門及其具體的歸檔人員上，建立歸檔管理員的考試機制，進而提高兼職檔案員的自主性。

（三）建設高校檔案信息服務體系是目標

1.把高校檔案館建設成學校信息資源中心

智慧校園從最初的基礎建設到現在的綜合運用過程中，產生了各種類型的信息內容，怎樣利用、管理并使其發揮真正的作用，成了各高校檔案管理的難題。基于此，歸檔館要在參與智慧校園的建設中，樹立檔案觀，設計好頂端，進而建設智慧化的檔案管理消息平臺，使檔案管理系統可以和學校的各項系統做好無縫連接，實時掌握學校各系統的數據。將檔案采集范圍擴大到學校系統中學生基本成績表，并將智慧校園中學校和各單位部門的互聯網系統和數據記錄庫納入，全面的掌握數據內容資源。建立檔案安全系統不僅可以確保檔案的真實性及完整性，還可以將歸檔館建立學校的數據資源中心。

2.拓展高校檔案信息服務方式

在智慧校園的環境下將傳統的被動服務模式變為主動，進行具有準確性和特點的數據信息服務。首先，應當主動地轉變相關人員的服務觀念，讓專兼職檔案管理員擺脫對傳統方式的依賴，避免信息化建設工作形式化。其次，要將可以依據信息所提供技術的優勢，實現對歸檔數據資源的有效使用的正確理念輸入到工作人員的思想中。

3.建立信息服務的評價體系

檔案管理工作對高校而言有著極其重要的意義。例如，學生檔案中包含學生的在校成績、表現、所獲獎項等內容，而高校前景的發展過程檔案包含了學校的建校經歷、各個時期所出臺的規章制度等。因此，為提高高校歸檔數據的有效利用，確保校內師生能夠有效利用，所以可以將部分未涉及隱私的歸檔數據進行公開，以此滿足大眾對歸檔數據的使用需求。同時，歸檔管理部門應設立歸檔數據的評價體系，并讓在校師生參與且評價，其可以針對當下的檔案管理機制提出意見或建議，有利于高校歸檔管理部門知道自己的不足，從而進行創新并提升歸檔數據的準確度。

綜上所述，目前在高校管理檔案上仍然存在對檔案管理工作不重視、經費不足等問題。因此要提高高校檔案管理應從建立健全的組織體系、制度體系及服務體系三個方面入手。同時，也要做好歸檔管理的安保工作，并積極地提升專兼職管理員的素質和自身工作效率，以此更好地提升高校檔案管理制度，為以后構建更完善的智慧校園奠定基礎。