信息化視域下高校檔案服務(wù)的升級(jí)

李 媛

（山西農(nóng)業(yè)大學(xué)信息學(xué)院，山西 太谷 030800）

當(dāng)前，高校的檔案管理工作內(nèi)容隨著高校擴(kuò)招逐漸增多，而高校的檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，如何在信息化時(shí)代對(duì)于高校的檔案服務(wù)進(jìn)行升級(jí)已經(jīng)成為目前高校需要解決的最重要的一項(xiàng)任務(wù)。所以，對(duì)于信息化視域下高校檔案服務(wù)的升級(jí)方式進(jìn)行探討有很大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、建設(shè)信息化的檔案服務(wù)的重要性

建設(shè)信息化的檔案服務(wù)是指檔案管理機(jī)構(gòu)通過現(xiàn)代的信息技術(shù)對(duì)于已有檔案的信息化加工，包括對(duì)于信息的搜集、整合和使用。所以，我們可以看出檔案信息化主要有兩個(gè)內(nèi)容，一方面是狹義的信息化，指的是將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行信息化錄入管理，即對(duì)于檔案信息自身的信息化建設(shè)；另一方面是廣義的信息化，檔案上主要記錄著個(gè)體在社會(huì)生活當(dāng)中的經(jīng)歷，與社會(huì)實(shí)踐息息相關(guān)。廣義的信息化指的就是將檔案內(nèi)容和社會(huì)中的經(jīng)濟(jì)、政治和文化內(nèi)容相結(jié)合后，對(duì)于結(jié)合后的綜合信息進(jìn)行信息化處理。所以，打造信息化檔案服務(wù)在個(gè)體的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中有著十分重要的意義［1］。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響之下，檔案信息在社會(huì)交流當(dāng)中起到重要的作用，發(fā)揮了很大的社會(huì)效益。同時(shí)，檔案信息還可以與社會(huì)上其他的信息記載方式，比如圖書等方式結(jié)合使用，為人們提供更好的服務(wù)，這一過程可以看作是狹義信息化轉(zhuǎn)變?yōu)閺V義的一個(gè)經(jīng)過。所以，狹義信息化和廣義信息化之間也是相互連接的，唯一的不同就表現(xiàn)在其表現(xiàn)形式之上，其中的內(nèi)容還是一樣的。

二、當(dāng)前高校檔案服務(wù)工作中存在的問題

當(dāng)前，我國的科學(xué)技術(shù)有了較大的發(fā)展，被運(yùn)用到社會(huì)的各個(gè)行業(yè)當(dāng)中。人才是我國發(fā)展的重要驅(qū)動(dòng)力，而高校作為人才培養(yǎng)和人才聚集的主要根據(jù)地。所以，進(jìn)行高校檔案服務(wù)的改革具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。但由于當(dāng)前科技在檔案服務(wù)管理方面運(yùn)用時(shí)間較短，導(dǎo)致這其中存在諸多的不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）缺少進(jìn)行信息化檔案服務(wù)工作的意識(shí)

當(dāng)前，高校的檔案管理和服務(wù)人員的工作意識(shí)還沒有得到有效提升，還停留在傳統(tǒng)的管理和服務(wù)理念當(dāng)中，并沒有隨著信息化時(shí)代的到來而發(fā)生改變，還只是重視紙質(zhì)檔案的管理，信息化檔案管理服務(wù)建設(shè)還未得到他們的重視。這就導(dǎo)致高校的信息化的檔案管理和服務(wù)工作創(chuàng)新和發(fā)展較慢，甚至出現(xiàn)沒有改善的現(xiàn)象［2］。同時(shí)還存在著高校的檔案管理室中存在著缺少檔案，檔案收藏較少，無法完全滿足師生對(duì)于檔案的需求。在較長的一段時(shí)間之中高校都沒有對(duì)于自身的檔案服務(wù)建設(shè)給予高度的重視，還是保持將政治建設(shè)作為學(xué)校建設(shè)的主要工作，對(duì)于服務(wù)意識(shí)和方式?jīng)]有及時(shí)更新，這在很大的程度上就嚴(yán)重地阻礙了高校檔案服務(wù)現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以，在當(dāng)前的高校檔案服務(wù)當(dāng)中即使已經(jīng)開展了信息化建設(shè)，也就會(huì)出現(xiàn)很多的問題。檔案管理和服務(wù)的工作人員沒有與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)理念和意識(shí)，也會(huì)對(duì)建設(shè)信息化檔案服務(wù)的進(jìn)行造成阻礙，并且很容易出現(xiàn)重視檔案的管理搜集、忽視檔案服務(wù)的現(xiàn)象。

（二）當(dāng)前的檔案服務(wù)工作的方式和管理形式較為單一

我國目前的高校檔案服務(wù)管理工作建立較早，形式較為古老，受到很多的因素限制，導(dǎo)致當(dāng)前的高校檔案服務(wù)管理工作無法與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)前的服務(wù)工作方式較少，相應(yīng)的管理方式還沒有從傳統(tǒng)管理方式當(dāng)中突破出來。傳統(tǒng)的檔案工作管理方式主要是根據(jù)紙質(zhì)檔案創(chuàng)建的，無法達(dá)到信息化檔案管理工作的要求。在進(jìn)入到21世紀(jì)之后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展較快，不斷的更新?lián)Q代，但是由于高校檔案服務(wù)工作沒有及時(shí)更新，還處于面對(duì)面的服務(wù)方式，沒有建設(shè)處現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案服務(wù)形式已經(jīng)無法滿足高校師生的需求，建立一個(gè)高度現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式是當(dāng)前高校面臨的一個(gè)重要問題［3］。

（三）當(dāng)前檔案服務(wù)工作的信息化程度較低

伴隨著當(dāng)前信息化社會(huì)的到來，越來越多的信息化檔案館逐漸出現(xiàn)，我國對(duì)于數(shù)字化的檔案服務(wù)的運(yùn)用和管理也逐漸重視起來，并且這已經(jīng)成為信息化社會(huì)中檔案服務(wù)工作的發(fā)展趨勢(shì)。我國高校中涉及的信息內(nèi)容龐大復(fù)雜，對(duì)于信息化管理需求較大，但是由于當(dāng)前高校展現(xiàn)的職能有所不同，對(duì)于檔案服務(wù)信息化建設(shè)程度較低，忽視了信息化檔案服務(wù)的作用和建設(shè)。雖然當(dāng)前很多高校也進(jìn)行了檔案服務(wù)的信息化建設(shè)，但是其主要形式還是對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)中的計(jì)算和對(duì)于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)功能的運(yùn)用，沒能夠讓計(jì)算機(jī)技術(shù)得到充分的發(fā)揮。信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的不全面，忽視檔案服務(wù)軟件的建設(shè)和利用，這種種原因都造成了高校的檔案服務(wù)信息化建設(shè)工作進(jìn)行得較慢。

（四）缺少檔案服務(wù)信息化設(shè)備，相關(guān)管理制度不完善

從當(dāng)前形勢(shì)來看，高校想要建設(shè)先進(jìn)的信息化檔案服務(wù)工作就要不斷地完善高校當(dāng)前的信息化檔案服務(wù)管理設(shè)備以及相關(guān)的管理制度。但根據(jù)對(duì)于當(dāng)前高校的調(diào)查顯示，現(xiàn)階段我國高校的信息化檔案管理服務(wù)工作還是沒有完善的設(shè)備和管理制度，這就使我國的檔案信息服務(wù)管理工作發(fā)展受到了很大的限制。第一，當(dāng)前一些高校的檔案服務(wù)設(shè)施無論是基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備還是與之匹配的軟件設(shè)施，都有著很明顯的落后現(xiàn)象和設(shè)備不足現(xiàn)象的存在，這些問題嚴(yán)重地阻礙了高校檔案服務(wù)工作信息化建設(shè)進(jìn)程；第二，當(dāng)前很多的高校都沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息搜集和管理制度，學(xué)院和學(xué)員之間的標(biāo)準(zhǔn)有著較大的不同，對(duì)于高校檔案服務(wù)管理造成了不便。

三、信息化視域下高校檔案服務(wù)的升級(jí)的方式

信息化的檔案服務(wù)工作應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)，讓檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值，將檔案信息化資源構(gòu)建和對(duì)檔案文化的推廣等方面進(jìn)行融合，通過不斷增強(qiáng)檔案信息化資源打造，創(chuàng)建出一個(gè)新的資源信息共享模式，通過這樣的方式實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)信息化建設(shè)。

（一）重視信息資源平臺(tái)構(gòu)建，創(chuàng)建出新型檔案資源交流模式

檔案信息資源的構(gòu)建是高校進(jìn)行信息化檔案服務(wù)工作的重中之重。第一，高校要不斷增強(qiáng)本校的檔案載體數(shù)字化變革，要不斷地完善電子檔案的接收程序，保證檔案的搜集和整合工作順利進(jìn)行；第二，要構(gòu)建一個(gè)效率和準(zhǔn)確率高電子檔案檢索信息庫，讓檔案信息利用效率得到提升，突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)各高校之間的信息共享，建立一個(gè)全面的信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化儲(chǔ)存、使用數(shù)字化［4］。

（二）利用社會(huì)媒體，發(fā)展檔案文化產(chǎn)品

我國國家檔案局局長楊冬曾經(jīng)說過：“檔案服務(wù)的工作人員在當(dāng)前的新形勢(shì)之下，應(yīng)該主動(dòng)做出改變，不斷地增加檔案服務(wù)的寬度和深度。與此同時(shí)，還要對(duì)于當(dāng)前的文化環(huán)境進(jìn)行合理利用，讓檔案文化產(chǎn)品逐漸成為精品，并且還要不斷利用各式各樣的文化傳播方式和形式，讓檔案服務(wù)的服務(wù)面積不斷擴(kuò)大?！痹谶@樣的時(shí)代環(huán)境影響之下，高校檔案管理工作機(jī)構(gòu)所進(jìn)行的創(chuàng)造的檔案文化產(chǎn)品的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值就變得異常重要。經(jīng)典的檔案產(chǎn)品的內(nèi)容有很多種，例如說檔案編纂研讀讀物、檔案展覽、畫集、影像等等，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案產(chǎn)品的種類也不斷得到豐富，例如說檔案電視節(jié)目和電影等。由北京電視臺(tái)錄制的《檔案》就是由講述者在節(jié)目現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行描述，使用節(jié)目組提供的道具等對(duì)于歷史事件進(jìn)行還原，讓觀眾了解檔案當(dāng)中所發(fā)生的事情原委，盡最大的努力為觀眾還原一個(gè)真實(shí)的歷史檔案；而信陽電視臺(tái)和城建檔案館共同拍攝了《信陽故事》等電視節(jié)目，根據(jù)城建檔案館為電視臺(tái)提供節(jié)目所需要的文化檔案資料，不但將檔案通過電視節(jié)目進(jìn)行宣傳，還在最大的程度上讓檔案的文化價(jià)值得到發(fā)揮，讓電視觀眾對(duì)于信陽的歷史有了一個(gè)更加深刻的了解。在當(dāng)前的信息化網(wǎng)絡(luò)社會(huì)當(dāng)中，將網(wǎng)絡(luò)媒體等形式作為載體，進(jìn)行檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)，是當(dāng)前高校檔案部門發(fā)揮學(xué)校檔案社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益的重要方式之一，同時(shí)也是擴(kuò)大學(xué)校宣傳和吸引人才的主要方式之一。檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)利用，不但能夠讓檔案中的所蘊(yùn)含的歷史文化資源得到開發(fā)，還能夠讓這些文化實(shí)現(xiàn)實(shí)體化展示［5］。

（三）使用新媒體技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)形式

在網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，高校檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)可以利用新興的網(wǎng)絡(luò)社交軟件進(jìn)行服務(wù)形式的創(chuàng)新，比如說構(gòu)建檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、檔案服務(wù)微信公眾號(hào)以及專門的微博等，通過這樣的線上方式為校內(nèi)的廣大師生群體提供線上檔案服務(wù)，這樣的線上服務(wù)趨勢(shì)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案服務(wù)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理部門要及時(shí)地在相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上完善檔案信息，隨時(shí)完善和更新檔案部門中最新收錄的檔案內(nèi)容。還為網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)用戶提供自助服務(wù)，比如說“自助查詢”“信息檢索”等等，讓廣大師生實(shí)現(xiàn)線上檔案查詢。與此同時(shí)，還應(yīng)該建設(shè)完善的用戶對(duì)于平臺(tái)使用和平臺(tái)服務(wù)的評(píng)價(jià)，以此來不斷完善平臺(tái)建設(shè)。以微博為例，微博實(shí)名制用戶每人都只能有一個(gè)賬號(hào)，高校檔案服務(wù)也應(yīng)該建設(shè)一個(gè)獨(dú)一無二的平臺(tái)為本平臺(tái)用戶進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)，通過互聯(lián)網(wǎng)等形式為用戶提供多種形式的檔案信息形式，如圖片、視頻等充分滿足用戶需求，提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

綜上所述，我國目前正處于完善和創(chuàng)新人事檔案管理發(fā)展的重要階段，人事檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，想要讓高校的人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，就需要高校針對(duì)檔案管理中的不足進(jìn)行整改，以此來提升檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。