淺談基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室的檔案管理

楊淑莉

烏魯木齊市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測中心，烏魯木齊 830000

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢（監(jiān)）測的數(shù)據(jù)結(jié)論是一類可量化的參數(shù)，其作為科學(xué)監(jiān)管的手段之一，能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)合作社及生產(chǎn)企業(yè)提供數(shù)據(jù)支持，為政府各級(jí)監(jiān)管部門提供重要的決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全責(zé)任溯源，提升農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全整體管理水平。

基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室以農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢（監(jiān)）測為主要方向，在管理上須遵守國家對實(shí)驗(yàn)室的普遍性的規(guī)范要求。實(shí)驗(yàn)室檔案作為專門檔案的一種，區(qū)別于常規(guī)的文書、財(cái)務(wù)、科技等檔案的管理要求，其檔案管理的主要目的是全面、真實(shí)的記錄實(shí)驗(yàn)室工作和管理的全部流程，通過對每個(gè)環(huán)節(jié)的記錄，確保實(shí)驗(yàn)室的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，確保實(shí)驗(yàn)室的公正性，為檢測結(jié)果的合法性提供基礎(chǔ)依據(jù)。實(shí)驗(yàn)室檔案的管理水平在一定程度上反映了實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范程度，是全面、真實(shí)衡量實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的重要依據(jù)。

1 基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的意義

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案是農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢（監(jiān)）測工作的基礎(chǔ)和保障，在檢（監(jiān)）測工作開展時(shí)同步產(chǎn)生，并作用于檢測工作全過程，對農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)整體運(yùn)行具有重大意義。它兼有程序保障和檔案查考兩項(xiàng)功能，具有原始性和憑證性，能夠直接影響和反映檢測的結(jié)果。做好農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對檢測全過程的監(jiān)控，對于完善運(yùn)行體系，查漏補(bǔ)缺起基礎(chǔ)性作用。不斷規(guī)范完善實(shí)驗(yàn)室檔案是提高實(shí)驗(yàn)室整體管理水平中不可或缺的重要手段。它是農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展中的一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性工作，對增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和維護(hù)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)和法律地位都具有十分重要的作用。

2 基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的內(nèi)容

基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案服務(wù)于日常檢測與查考應(yīng)用，特別是其作為各級(jí)實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和評審的最直接證據(jù)，要求其檔案要充分、全面、準(zhǔn)確和客觀的反映實(shí)驗(yàn)室工作的各項(xiàng)情況。基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)雖然在檢（監(jiān)）測數(shù)量和參數(shù)項(xiàng)目上與大型實(shí)驗(yàn)室有一定的差距，但其在實(shí)驗(yàn)室整體構(gòu)建和基本運(yùn)行上是一致的，檔案管理的規(guī)范要求也類似。

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案內(nèi)容根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際工作進(jìn)行收集、整理和管理。結(jié)合實(shí)驗(yàn)室評審要求，其檔案可以按照硬件和軟件進(jìn)行劃分，也可以按照實(shí)驗(yàn)室通用要求進(jìn)行劃分，可大致分為七類：檢測人員技術(shù)類檔案（包括各類人員情況、能力認(rèn)可情況等）、質(zhì)量管理體系類檔案（包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等）、標(biāo)準(zhǔn)類檔案（法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）、儀器設(shè)備類檔案（儀器的簽收、維護(hù)、計(jì)量檢測、使用記錄等）、檢測原始記錄及報(bào)告類檔案（原始檢測憑證、分析報(bào)告等）、質(zhì)量管理體系原始記錄類檔案和收發(fā)文類檔案。

3 基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問題

3.1 管理規(guī)范要求變動(dòng)較頻繁

按照實(shí)驗(yàn)室檢測工作的要求，所有基礎(chǔ)性工作包括檔案管理工作必須服務(wù)于檢測這個(gè)核心。雖然檢測實(shí)驗(yàn)室均制定了本單位的《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》，對日常檢測檔案的收集、整理和歸檔進(jìn)行了規(guī)范要求。但近年來國家為規(guī)范檢測工作，陸續(xù)修訂、印發(fā)了一系列法律法規(guī)和規(guī)范性文件，如《中華人民共和國認(rèn)證認(rèn)可條例》、《中華人民共和國計(jì)量法》、《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》等，對許多原則性問題進(jìn)一步予以明確，在具體規(guī)定上也有較大的變動(dòng)。

如《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價(jià) 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定通用要求》（RB/T2142017）（以下簡稱《通用要求》）相較于《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》，其整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，在具體要求上進(jìn)行了修改。如《通用要求》中將“最高管理者”改為“管理層”；對實(shí)施檢定或校準(zhǔn)的設(shè)備條件描述增加了“計(jì)量溯源性有要求的設(shè)備”；刪除了“預(yù)防措施”，增加了“檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)范圍的變化”等內(nèi)容；對檢驗(yàn)檢測原始記錄、報(bào)告、證書的保存期限改為“通常不少于6年”。對照《通用要求》，檢測實(shí)驗(yàn)室檔案也會(huì)隨之產(chǎn)生變化，管理上也要適應(yīng)新的標(biāo)準(zhǔn)。對于基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室來說必須緊隨要求，及時(shí)修改完善制度流程，留出時(shí)間進(jìn)行檢驗(yàn)和適應(yīng)。

3.2 歸檔范圍和保管期限的特殊性

根據(jù)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)開展計(jì)量認(rèn)證和資質(zhì)認(rèn)定的要求，實(shí)驗(yàn)室檔案的歸檔范圍和保管期限應(yīng)遵循認(rèn)證認(rèn)定的需要，歸檔范圍以認(rèn)證認(rèn)定要求的范圍為準(zhǔn)，保管期限不少于6年。這與文書檔案等類別的檔案，動(dòng)輒保管期限以10年起步有明顯的區(qū)別。

3.3 實(shí)驗(yàn)室檔案的門類和數(shù)量繁雜

由于實(shí)驗(yàn)室檔案反映的是農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢（監(jiān)）測工作全過程，其重要環(huán)節(jié)和影響因素均納入了檔案管理的范圍，涉及的檔案類別較多。有文書標(biāo)準(zhǔn)類、有儀器設(shè)備類、試劑耗材管理類等，并且產(chǎn)生的數(shù)量會(huì)隨著開展檢測工作的數(shù)量成倍產(chǎn)生，歸檔管理也會(huì)隨著檢測要求的變化而不斷變化，需要耗費(fèi)大量的人力物力。在實(shí)踐中往往容易出現(xiàn)漏歸、遲歸的問題。

3.4 檔案管理人員意識(shí)需要提升

雖然檢測機(jī)構(gòu)一般設(shè)有專門的檔案管理人員，其綜合素質(zhì)決定了檔案管理的水平。此類人員通常由綜合業(yè)務(wù)科人員兼職，在工作時(shí)間和精力上存在一定的不足。同時(shí)，由于檢測實(shí)驗(yàn)室大部分檔案的產(chǎn)生和使用對象均為檢測人員，如果其檔案責(zé)任意識(shí)不足，收集整理和移交不規(guī)范，會(huì)對后期檔案人員造成極大的不便。

3.5 實(shí)驗(yàn)室檔案有效利用不足

從檔案日常利用情況來看，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案查閱和使用多集中在開展資質(zhì)認(rèn)定和計(jì)量認(rèn)證方面。檢測人員對檔案資源的利用意識(shí)還不強(qiáng)，在總結(jié)提煉各類數(shù)據(jù)、服務(wù)于科研工作方面存在不足，存在重檢測利用，輕研究利用的情況。對檔案資源的挖掘不足，對檔案資源的開發(fā)和使用不充分。

3.6 檔案管理的數(shù)字化程度有待提高

按照現(xiàn)行的管理規(guī)范，檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理以紙質(zhì)檔案的整理、歸檔為主，重要結(jié)論性文件同時(shí)存入綜合檔案室文書檔案，并按照數(shù)字化要求進(jìn)行掃描存檔。其它類別產(chǎn)生的電子檔案沒有規(guī)范化的要求，在查找使用上比價(jià)繁瑣，也不利于未來實(shí)驗(yàn)室的數(shù)字化管理要求。

4 意見和建議

4.1 實(shí)驗(yàn)室檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)

為確保檢測工作，必須將實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度規(guī)范作為《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》的重要內(nèi)容，及時(shí)予以調(diào)整和修改，由檔案人員和檢測人員共同擬定修改完善，在檔案應(yīng)歸盡歸的要求和服務(wù)檢測效率中取得平衡，為提升實(shí)驗(yàn)室整體管理水平做出貢獻(xiàn)。

4.2 確保檔案歸檔與移交的連貫性

實(shí)驗(yàn)室和綜合檔案室要協(xié)商一致，在確定檔案保存期限時(shí)，根據(jù)檔案保管的目的，采取雙重劃分保管期限的方法。將具有重要意義和長期參考價(jià)值的檔案交綜合檔案室按照文書等檔案的保管期限要求予以保存，需要作為評審依據(jù)的檔案按照實(shí)驗(yàn)室專門檔案的保管期限進(jìn)行保管，從而滿足檔案短期使用與長期保存的需要。

4.3 提高對檔案管理工作的重視程度

一方面要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專門的檔案場所、辦公設(shè)備，減少不必要的時(shí)間精力損耗。另一方面要明確實(shí)驗(yàn)室檔案管理的責(zé)任，實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人作為實(shí)驗(yàn)室檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)主要責(zé)任。實(shí)驗(yàn)室全體人員要樹立檔案管理關(guān)系檢測工作全局的思想，經(jīng)常性的溝通交流，由檔案員牽頭對不適用的管理流程進(jìn)行改進(jìn)，對于不具備操作性的內(nèi)容予以修改，對于有新要求的內(nèi)容予以添加，要特別加強(qiáng)與檢測人員的溝通，從提高整體工作效率的角度，加強(qiáng)日常檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4.4 增強(qiáng)對檔案管理方面培訓(xùn)

實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員要加強(qiáng)與綜合檔案室的聯(lián)系，定期參加上級(jí)檔案部門組織的各類培訓(xùn)。不僅要熟知熟用檔案管理知識(shí)，同時(shí)要加強(qiáng)對檢驗(yàn)檢測評審準(zhǔn)則等實(shí)驗(yàn)室規(guī)范要求的學(xué)習(xí)。在條件允許的情況下盡可能配備專職的檔案人員。注重對檢測人員的檔案培訓(xùn)教育，利用認(rèn)證認(rèn)可、評審考核等時(shí)機(jī)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提升歸檔和利用的水平，為實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的不斷發(fā)展提供條件。

4.5 積極開發(fā)實(shí)驗(yàn)室檔案資源

實(shí)驗(yàn)室檔案工作的目的是要服務(wù)于實(shí)驗(yàn)室工作，通過借閱和使用體現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案管理人員可以組織開展專項(xiàng)內(nèi)容匯編，對現(xiàn)有歸檔材料進(jìn)行深加工，檢測人員可以在科研、項(xiàng)目申報(bào)、內(nèi)部提升等多方面加以利用。通過開發(fā)檔案資源，提高檔案利用的效率，讓沉睡在檔案柜里的文件變?yōu)榫哂小盎盍σ蜃印钡膶毑兀箤?shí)驗(yàn)室檔案工作向良性循環(huán)的方向發(fā)展。

4.6 逐步探索數(shù)字化管理方式

隨著我國科技的快速發(fā)展，實(shí)驗(yàn)室管理必將逐步向數(shù)字化過度，檔案工作也必將跟隨這一大潮流。基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室可以借助現(xiàn)有對實(shí)驗(yàn)室數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)要求，逐步探索檢測過程中產(chǎn)生的檔案的數(shù)字化方向。依托現(xiàn)代科技手段，從目前的紙質(zhì)檔案管理逐步過渡到數(shù)字化管理，做到紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件與電子數(shù)據(jù)文件同步歸檔，提升查閱和使用的便利性，為檔案利用提供基礎(chǔ)支持。

5 小結(jié)

基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作意義重大，對于完善檢測機(jī)構(gòu)管理體系，提升綜合競爭力都能夠產(chǎn)生重大作用。為適應(yīng)新形勢和新需要，必須進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，多角度、多形式加強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測實(shí)驗(yàn)室的檔案管理，使檔案工作更好地服務(wù)于檢測工作，服務(wù)于農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展和百姓福祉。