新時期下檔案管理措施探討

王鵬

（哈爾濱市南崗區人力資源和社會保障局，黑龍江 哈爾濱 150006）

在新時期的背景下，企事業單位的檔案資料類型更加豐富，信息量更加龐大，檔案管理工作的模式急需優化。在檔案管理過程中，需要結合現代化的技術與手段，不斷創新管理機制，對傳統的管理模式進行改良，在提升原有管理程序效率的同時，依據單位的需求增添新的管理功能。通過檔案記錄單位發展過程中的優點與問題，為未來的發展提供有力的支持，提升檔案管理過程的實效性與便捷性，推動單位管理工作的改進發展，提升管理服務水平。

一、建立完善檔案管理機制

檔案管理工作涉及到多項環節以及多個崗位，為了確保管理過程的規范性與有序性，單位應當建立起完善的檔案管理機制。當前許多單位的檔案管理機制比較落后，其觀念仍停留在傳統的模式當中，對于管理過程中的缺點與問題缺少關注，沒有認識到檔案管理工作的現實意義與價值。對此，管理者首先要更新自身的管理觀念，提高對這項工作的重視程度，總結分析檔案管理的整體流程與注意事項，明確相關崗位的職責內容，并積極引入一些新型的管理技術和方法。從長遠發展的角度來看，檔案管理記錄著一個單位的重要信息，是開展各項活動必不可少的資源，所以必須要形成一套完善的檔案管理機制，要求工作人員按照要求規范地進行操作，以確保檔案管理工作的質量。

二、引入信息化檔案管理手段

傳統的檔案管理以人工操作為主，采取紙質材料進行記錄，需要花費較多的人力和時間，也不便于隨時查找和更新。隨著時代的發展，信息技術走進了社會的各個領域，在檔案管理中也表現出了顯著的優勢。因此，單位在檔案管理工作中，也要積極引入信息技術，由傳統的管理方法，轉變為現代化、信息化的管理模式。通過成立電子檔案庫的方式，降低管理人員的工作量，避免由于環境因素出現檔案破損缺失的問題。同時，在查找與更新檔案信息的時候，信息技術也具有傳統模式無法比擬的優勢，管理人員只需利用數字搜索引擎，或者篩選關鍵信息，就能夠快速地找到想要的信息，省去大量的時間和精力，讓廣大有需求的群眾可以得到及時的反饋，提升檔案管理服務水平。此外，隨著時間發展，檔案信息會不斷積累，傳統的紙質檔案需要更多的存放空間，而信息化的管理手段有效地解決了這一問題，可以節約辦公空間，減少相關用品和資金和耗費，還能夠使管理過程更加規范，避免不當的人為因素對檔案管理過程的影響。

三、提升檔案管理人員專業素質

現代檔案管理工作需要融合先進的設備與技術，信息類型也變得更加豐富，這些變化在提升檔案管理工作效果的同時，也對相關的管理人員作出了新的要求。由于長期習慣了傳統的管理模式，很多檔案管理人員的專業結構較為固化，對于新的管理理念不夠了解，運用新型管理技術與設備的能力也不足，以至于難以適應檔案管理工作的現代化發展。因此，單位應當加強對檔案管理人員的培訓工作，一方面，要讓他們學習相關的法律法規，深化對自身工作意義的認知，形成強烈的職業認同感和責任心；另一方面，要強化專業技能方面的培訓，組織管理人員學習先進的管理技術與方法，提高他們運用現代化設備的能力，使其能夠適應檔案管理模式的現代化發展。只有管理人員的專業素質提升，熟練地掌握相關技術與設備的操作方法，才能確保管理工作的高效開展。

四、規范檔案管理工作流程

為保證檔案管理規范有序地進行，單位應當規范相關的工作流程，從信息的收集、記錄，到整理、保存，再到后期的調取、維護、更新等，每一個環節都至關重要，影響著檔案信息的準確性與安全性。首先，單位要規范信息的采集過程，制定具體明確的信息采集目標，再將其落實到工作過程中去，以確保檔案信息的完整性，避免盲目、隨意的采集行為。同時，要對信息采集過程中的每個環節進行記錄，以便在發現差錯的時候追溯責任，及時彌補與調整。其次，要嚴格依照管理制度，定期對檔案信息進行整理匯總，以防檔案信息出現混亂、丟失等問題。此外，還要加強對電子檔案的維護工作，以確保網絡系統的安全性，為檔案信息提供安全保障，促進檔案管理工作的規范化、高效化發展。

結語

總而言之，隨著時代的發展，傳統的管理模式無法適應現代檔案管理的需求，相關單位應當吸取先進的管理理念，引入新穎的管理技術與設備，不斷探索改進檔案管理工作的思路與方法，嚴格把控檔案管理的每一個環節，推動檔案管理工作規范化、高效化、便捷化發展，為人民群眾提供更加優質的檔案管理服務。