檔案應用管理效率提升的方法探究

劉培峰

（鄂爾多斯市中共準格爾旗委員會宣傳部，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

檔案管理員加強對檔案應用效率的提升，尋求有效的解決辦法，是希望檔案管理更加科學化，更加系統化，更加優質化，更加專業化，讓檔案管理跟上社會發展水平，跟上人們對檔案管理的需求，促使檔案管理理念不斷更新，適應變化的時代和社會。檔案管理并不是一朝一夕就可以完成的，而是需要管理人員投入大量的心血和精力，遵循檔案管理工作的原則，運用多樣化的管理技術手段，科學探討檔案管理的方法。可以說，檔案管理人員任重道遠。

一、檔案管理實施的現實價值

檔案可以將散亂的信息整理在一起，運用時間線來將內容理順，清楚地反映一個人的學習、工作事跡，便于人們直觀地了解一個人的過往，從中提煉出有效信息，得到自己所需的結論。由此可見，檔案對人的影響是深遠的。實施檔案管理，可以為檔案利用者提供服務便利，規范檔案管理的行為和準則，完善檔案管理的程序，讓檔案不因在個人手中保存而出現遺失、雜亂、分散等問題，增加檔案管理和應用的負擔。檔案管理可以集中管理檔案，然后依據檔案的特點、內容等進行系統分類，方便人們在使用檔案的時候，快速地找到自己需要的檔案，節省大家的時間。檔案管理工作是逐漸向系統性發展的，這就意味著檔案管理將更加科學，劃分更加合理，更能滿足每一個人的需求，讓檔案成為人們生活、學習、工作的敲門磚。檔案管理能夠更好地為社會實踐服務，是具有服務性的，可以依據社會的變化來調整檔案管理方法，更具靈活特征，實現檔案管理的安全服務、文化服務、經濟服務、政治服務等目的。檔案管理是國家信息系統的一部分，在某方面對國家發展起著戰略意義，能夠延續歷史，昭示未來，做好人才服務。可以說，檔案管理在現實生活中的應用，并不陌生，推動了我國檔案事業的發展。

二、檔案管理中存在的問題

時代的變化發展，使得人們的生活日新月異，在這樣的背景下，進行檔案管理，需要跟上時代發展的步伐，人們的切實需求。但是，受傳統檔案管理理念的影響，人們的檔案管理思想存在滯后性，喜歡沿用傳統的檔案管理模式，遵循傳統的檔案管理觀點與原則，沒有做到與時俱進。當檔案利用者需要提取檔案的時候，不僅要費力費時地查找自己檔案所在位置，還要面臨檔案可能出現損壞、丟失等情況，影響人們的體驗，耽誤人對檔案的正常使用，使得檔案管理成為工作質量下降的助推手。檔案管理人員在進行檔案管理的時候，存在思想不重視、工作不認真的問題，沒有樹立終身學習的意識，而是采取了得過且過的工作態度，致使檔案管理散漫，遲遲得不到更新，檔案管理方法落后，埋下了檔案管理的安全隱患。檔案建立之后，沒有進行及時更新，導致檔案處于靜態狀態，無法真實地反映檔案的實際情況，使得檔案存在不足之處，需要進一步完善檔案管理的措施。檔案管理過程中，要做好檔案信息收集工作，節省檔案信息收集的流程，使得檔案管理水平得到提升，避免因為收集時間長、步驟繁多等影響檔案管理的效率，激化檔案管理的矛盾。除此之外，檔案管理人員在進行檔案管理的時候，還要做好檔案安全保護工作，避免出現檔案信息不合理泄露，因自然災害、人為因素等出現檔案損毀的問題，加大檔案保存管理的難度。

三、檔案應用管理效率提升的方法

（一）完善檔案管理制度

檔案管理并不是盲目開展的，而是需要一定的規則規范，確保每一位檔案管理人員都能嚴格遵守，讓檔案管理人員按照一定的規章制度來進行檔案管理，可以優化檔案管理的現狀，讓檔案管理更加完善。一方面，可以建立統一的檔案管理制度，參考《中華人民共和國檔案法》，了解如何規范檔案收集、整理工作，對檔案實施科學保護、有效利用，讓檔案更具法律參考意義，使得檔案管理更加標準、更具說服力。檔案管理體現一個單位的管理水平，完善檔案管理體系，需要大家認識到檔案管理的地位，真正形成檔案管理的意識，然后開展檔案管理活動，建設檔案基礎設施，按照年度、類別、主題等對檔案進行科學分類和歸檔，配備相關的檔案管理人員，帶動檔案管理的發展。完善檔案管理，可以參考檔案管理員的意見，從檔案管理現實情況出發，制定統一的規范，明確電子檔案與紙質版檔案應該怎樣進行保存，提出歸檔材料的質量要求，按照一定的分布來確定檔號標識，總結檔案管理的原則。可以說，完善檔案管理制度，一定要從實際情況出發，發揮檔案管理人員的作用和職責，明確檔案管理的內容與原則，運用多樣化管理手段來構建檔案管理的框架。

（二）充分利用信息技術

紙質檔案在應用的時候，需要專門的房間進行儲存，還需要專門的設備來保護，預防紙質檔案出現受潮、發霉等問題，及時地對檔案進行檢查和維護，無形之中增加了檔案管理人員的負擔。紙質檔案在存儲的時候，還會因為環境的變化，發生不同的變化，在面對火災、水澇等災害，更是沒有招架的能力，面臨著巨大的風險。紙質檔案還存在容易丟失的問題，并且一旦丟失很難彌補。除此之外，紙質檔案的保密性管理相較于電子檔案來說，需要安排更多的工作人員參與進來，還要加強對檔案管理人員的培訓，存在環節冗雜、管理滯后等問題。信息技術的融入，讓人們的生活發生了明顯的變化，與傳統方式有著翻天覆地的不同。檔案管理人員應用信息技術來加強檔案管理，可以將重要的信息傳輸到網上，保證數據的安全性和通用性，讓檔案以電子文檔的方式順利保存下來，避免出現紙質檔案的問題，提高檔案管理的效率。紙質檔案管理過程中，會存在耗時耗力的情況，出現檔案堆積的問題，在遇到人們查閱檔案的時候，需要花費很多時間來尋找檔案，對檔案的查詢并不便捷、高效。而檔案管理人員使用信息技術，可以有效地解決這一問題，利用電子檔案管理系統來對檔案進行篩選和搜索，知道檔案在系統中的分類位置，然后批量地進行檔案查閱，能夠有效地降低檔案管理人員的查閱難度，增加檔案管理的便利性。

（三）豐富檔案管理設備

檔案管理人員進行檔案管理，應保證檔案的使用壽命，盡可能地將其延長，讓檔案發揮最大的作用。檔案管理需要專用的管理庫房，并且有專門的人員負責，確保檔案管理的安全性。在使用檔案管理庫房的時候，要確保檔案管理庫房內的環境符合檔案存放的要求，安裝防火防盜的裝置，避免空氣過于潮濕、存在火災隱患等問題，需要檔案管理人員定期排查，發現問題后及時解決。檔案管理地區應當是專門存放檔案的地方，不能存放其他無關物品，以免影響檔案的查閱和使用。檔案管理區域內，應該具有適當數量的柜貨架，方便檔案管理人員按照檔案的類型、載體等對檔案進行整理，按照實際需要和科學管理辦法進行排序、入柜，做好檔案使用記錄，確保檔案使用與歸還的時候，能夠查到相關信息。檔案管理人員可以利用防蟲藥品來預防鼠、蟲等，發現問題的時候進行科學處理，將對檔案的影響降到最低。對于信息化檔案，在管理的時候，要重視檔案管理的網絡環境建設、硬件、系統軟件等設備，其中網絡環境建設要做到內部服務的網與公眾網的協調配合，硬件基礎建設則要建設信息資源數據庫，方便用戶訪問檔案管理系統，發揮系統的安全性、存儲性、數字化等特點，檔案管理系統軟件設備的完善，離不開數據庫管理系統、操作系統等的維持，可以讓檔案管理人員在相關的系統應用軟件下開展檔案管理工作。

（四）加強管理人員培訓

信息管理人員在管理檔案的時候，要想提高檔案管理的應用效率，就要形成不斷學習的意識，將自己的成長與檔案管理的成長有機地聯系在一起，學習先進的檔案管理技術與檔案管理理念，得到思想和技能上的熏陶，然后轉變自己的檔案管理態度，靈活地開展檔案管理工作。在實際工作中，首先要做的就是提升檔案管理人員的服務意識，讓檔案管理人員對自己的工作特點、工作內容、工作意義等有一個清晰的認識，知道自己所處的位置有著怎樣的重要性，端正檔案管理人員的態度。接著，要帶領檔案管理人員學習現代化檔案管理手段，不再局限于傳統的檔案管理方式與方法，而是能夠利用信息技術來提高檔案管理質量，在規定的時間內更加高效地完成檔案管理任務。檔案管理人員可以積極地與其他人員進行交流，了解其他人對檔案管理的想法，綜合他們的意見后提出具體的檔案管理措施，也可以積極地參與培訓講座活動，在活動中汲取新的知識，了解新的技術，然后實現檔案管理的飛躍。

（五）做好安全保護工作

檔案在當今社會有著十分重要的作用，做好檔案安全保護工作，刻不容緩，特別是對于紙質檔案來說，稍有不慎，就會出現安全問題。檔案管理人員在管理紙質檔案的時候，要嚴禁檔案管理室存在人員吸煙的行為，嚴禁存放易燃、易爆的物品，做好防霉、防蟲、防強光等工作，保持檔案管理室的整潔，對室內的溫度、濕度等進行記錄和調節，定期檢查，了解電源、電器、消防裝置等，杜絕檔案管理安全隱患的出現。在管理檔案的時候，要嚴格把控出入的人員，未經允許，不相關人員不得翻閱檔案材料，對于需要銷毀的檔案，應妥善處理，不隨意扔棄，更不能進行復印、傳播，做好保密工作。檔案管理人員在管理電子檔案的時候，要安裝殺毒軟件并及時更新，做好數據維護、光盤檔案等，定期備份數據，發現安全問題的時候及時報警，建立健全的跟蹤制度，讓檔案管理更具效力。

總之，本文通過了解檔案管理實施的現實價值，分析檔案管理中存在的問題，展開了實踐探索，總結了檔案應用管理效率提升的方法，完善了檔案管理制度；充分利用了信息技術；豐富了檔案管理設備；加強了管理人員培訓；做好了安全保護工作。檔案管理關乎每一個人，有著重要的影響，需要檔案管理人員加強對檔案的管理，發揮檔案應有的作用，更好地為大家服務，讓檔案成為人們工作、生活中必不可少的部分，推動檔案管理的人性化、完善化、現代化。檔案管理人員提高檔案管理效率，能夠集中統一地對檔案進行合理管理，做好檔案維護工作，滿足不同人對檔案的需求，使得檔案管理的服務功能得到更大的提升，實現由單一到完善，由簡單到復雜，由循舊到創新，由人工到智能，由封閉到開放等的跨越發展。