高校檔案管理規范化建設的實現路徑研究

張智嵩

（濟南外國語學校，山東 濟南 250108）

檔案管理人員嚴格按照規范條例對高校的檔案信息進行科學管理非常重要，尤其是檔案管理部門的領導層，必須通過適當的方法提升基層管理人員對檔案信息管理的重視程度，以及建設意識。如此，才能保證高校檔案管理朝著規范化、精細化方向發展，獲得更好的管理效果。

一、高校檔案管理現狀

（一）建設與管理意識有待提升

如果高校的領導層沒有對檔案信息傾注足夠的重視，并對其重要性進行正確的認識，就可能會在工作開展過程中起到不良的帶頭示范作用，導致檔案管理工作人員也不能對自身職責進行正確認識，在管理工作落實過程中，工作浮于形式與表面，并沒有發揮出真正的信息管理實效。甚至部分檔案管理工作人員認為，高校檔案管理工作主要職責是對高校教育工作落實過程中產生的信息與材料進行保管，并不具備較高的研究價值，甚至認為此項工作根本不需要專門的管理人員組織開展。

（二）缺乏與時俱進規章制度的指導

規章制度更新速度慢，無法滿足管理工作開展的實際需要，也是高校檔案信息管理工作中的一大問題。加上管理工作人員的檔案信息管理意識淡薄，導致很多高校的檔案管理工作實際開展過程中由于缺乏完善的規章制度可以參考，在檔案信息的產生過程中，高校內部工作人員較容易出現管理混亂、權責交叉的情況，不利于提升高校的檔案管理工作落實水平。與此同時，還可能阻礙高校教育與管理工作的落實質量。

（三）管理水平提升空間還較大

從當前的高校檔案管理工作落實水平上看，問題是管理水平提升空間還較大，尤其作為高校管理中的重要組成部分，檔案管理工作會影響高校各項工作的開展效率。因此，為了讓這些價值較高的檔案信息得到有效管理，必須設置專門的檔案儲備室，同時，加大信息化管理力度，保證檔案信息的價值能夠有效發揮。與此同時，管理工作落實過程中還存在較為嚴重的疏漏，高校領導以及管理負責人必須對此問題進行重視，并配合適宜的解決措施。

二、高校檔案管理規范化建設的實現路徑

（一）全面提升檔案管理人員的管理意識

落實管理職責的過程中，基層管理人員還要對檔案管理宣傳工作進行重視，加大宣傳力度，擴寬宣傳途徑，保證宣傳理念更為與時俱進。與此同時，檔案管理工作還要與高校的績效考核掛鉤，以此保證檔案管理人員與負責人的檔案信息管理意識能夠與時俱進地進行更新。同時，豐富多彩的檔案管理活動能夠讓相關檔案信息管理人員重視自身職責，并認識到其崗位職責的重要性。與此同時，學校也要注重從校外聘請更多的專業人士以及學者，到校園中以講座開展的方式給檔案管理工作人員工作職責落實過程中遇到的問題進行科學解答，并在信息交流的過程中分享體會，保證檔案管理工作人員可以參照專業的各項舉措，促進檔案管理工作落實獲得更多的成效。

（二）編撰與完善高校檔案管理規章制度

高效落實管理職責的過程中，如果配合擬定的檔案管理規章制度不夠健全，就可能影響管理工作的開展水平。所以，各高校必須加緊檔案管理規章制度的編纂與完善，同時，為保證管理規章制度更為科學、適宜，還必須成立專業的編纂小組，保證此項工作組織落實的規范性與專業性。與此同時，還要配合使用信息化檔案管理機制，明確檔案管理工作人員的工作職責，將責任落實到人，如此才能保證辦案管理制度更加規范，作用更強。還需要注意的一點是，獎懲制度同樣需要得到完善。同時，還必須在制度中得以體現。如此，在管理工作出現突發狀況或是其他問題時，能夠有制度依照，保證相關責任人員受到的獎勵與懲罰都有理有據、公平公正。

（三）積極落實信息化檔案管理，提高管理水平

讓高校的檔案信息管理工作朝著現代化方向發展，是保證檔案管理工作更為規范的技術基礎。尤其是部分高校信息化檔案管理工作由于落實得不夠徹底，同時設備不夠完善，致使一些檔案管理細節無法達到標準。因此，無論是相關管理部門還是高校自身，都應重視檔案管理信息化的轉變，加大資金與設備的投入力度，保證信息化檔案管理工作可以全面落實。與此同時，監督部門還要及時對高校檔案信息以及資料的計算機錄入情況進行審查，定期開展抽查工作，保證信息錄入的質量。同時，注意信息的完整性，不可出現殘缺或丟失問題。其次，還必須對檔案管理平臺與系統的安全工作進行重視，防止出現檔案信息被篡改或是丟失的情況，加強信息防護力度，在此基礎上的平臺建設工作同樣需要受到專業人員的重視，保證產生檔案信息的各部門能夠采用統一的格式進行信息交流與分享，提升檔案信息的共享水平，并保證檔案信息背后的價值能夠得到深度挖掘。

結語：國家為獲得更好的教育事業發展成果，無論是資金還是人力資源都做了大量的投入。與此同時，信息時代背景下，信息技術給人們的生活也帶來了較大轉變，因此，高校的檔案管理工作需要及時迎合時代發展，加強管理信息化的轉變力度，促進檔案管理工作的規范化、精細化發展。在落實此項工作過程中，必須注意轉變管理意識，加大信息技術與設備的投入力度。與此同時，引進更多的專業人才，讓此項工作可以為高校長遠發展提供助力。