信息化背景下高校行政檔案管理的創新

王述剛 孫鶴陽

（1.濱州職業學院，山東 濱州 256600；2.山東省北鎮中學，山東 濱州 256600）

高校具有一定的社會責任，其對社會培養了大量的有用人才，要不斷強化高校的管理，才能推動高校進步與發展，更好地服務社會與經濟建設。高校招生不斷擴大、經濟全面發展，建設項目越來越多，要想保證高校的管理科學化，則需要對檔案進行良好的管理，高校的檔案內容越來越復雜，傳統的檔案管理技術落后、人工操作量大，很容易出現問題，影響到了檔案的創新發展，隨著現代技術的全面推廣與應用，技術得到了蓬勃發展，特別是互聯網信息技術的發展與普及，給高校行政檔案管理帶來了良好的機遇，通過信息化建設，提高了高校行政檔案管理效率，使高校行政檔案更加安全、準確。

一、高校檔案體系建設重點

（一）確保檔案信息化與安全性

檔案是重要的文本，不論任何一個組織，其檔案都具備一定的價值，特別是一些組織的行政檔案管理，更需要嚴格做好保密，進行檔案管理工作中，不但要提高整體管理的效率，更要保證安全，所以說，運用信息化技術的同時，要考慮到安全問題，當前，檔案管理信息化建設是大勢所趨，通過信息化建設，使傳統的紙質檔案變成了電子信息，有效保證了文件、照片、音頻、視頻內容的長期保存需求。高校的不斷發展，所以行政檔案涉及到更多的內容，整體行政檔案數量大、內容雜，借助現代化的信息技術進行行政檔案管理，能夠大大提升工作整體效率，解決傳統人力所不能解決的問題，這樣，以往行政檔案管理中的困難事情就會迎刃而解，信息化錄入的行政檔案，更加精準高效，管理人員通過使用多媒體技術及圖像處理技術，對文檔、音視頻進行電子化處理，保證了管理的效率，進行信息化建設時，要考慮到網絡的安全性，信息化技術下可對檔案設置多重保密和身份認證，全面提高信息技術能力的同時，保證了檔案的安全。

（二）檔案信息的管理與共享

行政檔案主要就是高校日常運用中的相關工作情況，檔案記載了工作內容，進行行政檔案管理工作時，重點就是各類數據保管、信息檢索與檔案使用查詢，通過行政檔案的管理與查詢，全面促進高校各項工作開展，可以這樣說，檔案調取與使用在檔案管理中是重要的環節，沒有應用就沒有價值，所以檔案的應用至關重要，那么，通過信息化技術運用就能夠減少工作的強度，使行政檔案管理使用與共享更簡便快捷。傳統行政檔案管理人工工作量大，不論是查詢還是應用，都需要大量的時間，如果說調取1 份檔案，則需要大量的時間成本，要在眾多檔案中尋找，才能找到需要的內容。而通過信息化技術應用，就能夠通過關鍵詞輸入快速調取所需要的內容。檔案不但是保存與管理，更主要的是要實現共享，使檔案資源實現資源共享的價值，信息化技術應用，能夠針對不同的權限進行設置，重要資料可先取得查閱權限由管理人員核實后再查閱。

二、存在的問題

（一）進行信息化管理的意識較為薄弱

當前，新技術應用越發廣泛，高校已經意識到了技術的力量，在實踐工作中，也引進了較為先進的技術，很多的信息技術運用到行政檔案管理工作中，大大提高了工作的整體性、系統性，但在實際檔案管理工作運行中，還存在許多的問題，影響到了信息化作用的發揮。整體看，不論是領導層還是檔案管理者，信息化管理意識薄弱，不能進行檔案管理工作創新，信息化建設跟不上時代的發展，檔案管理工作還是老傳統、老模式，整體檔案管理的效率不高，能力不強，檔案信息化建設落后時代較多。領導層的不重視，也是導致信息化進程緩慢的成因，很多的高校領導把更多的精力放在了教學教育工作上，而把行政工作看得較輕，認為行政工作沒什么用，對學校發展沒有推動的事不干，也沒有多少投入，導致高校行政檔案管理工作質量效率低。

（二）檔案管理人員專業素養不足

檔案管理是一項專業性較強的工作，但是檔案管理部門的人員專業性不夠，特別是一些檔案收集部門人員，對檔案不重視，隨意性強，分不清哪些應該存檔，哪些不應該存放，造成了一系列的問題，如檔案管理環節上的不協調、管理人員專業素養的不足、檔案管理質量低下、效率不高的問題是當前最為主要的問題，對行政檔案信息化處理產生了直接影響，整體看，高校檔案管理人員都是臨時性的多，專業不強、業務不精，把檔案工作理解成存放與收集，沒有開發好檔案的價值，檔案整體利用效果不好。相關的檔案管理人員知識結構單一，不能進行有效的創新與引進，工作方法落后，模式固定，工作效率低下。

（三）信息化設備不夠完善，制度不健全

高校信息化建設必須要有足夠的軟件與硬件，這樣，才能更好地實現行政信息化檔案管理目標，信息化技術是發展的趨勢，在信息化的過程中，設備是基礎、制度是保障，當前，很多的高校設備不足，檔案使用的都是淘汰設備，內在版本低，不適合進行檔案管理應用，設備落后、短缺、陳舊是高校信息化設備存在的現狀，設備型號不統一，系統不統一，軟件不統一，嚴重影響到了高校行政檔案管理信息化進程，整體信息化建設工作速度不快。制度不健全也影響到了信息化建設，高校沒有針對行政檔案管理工作制定健全制度，影響到了信息的標準與統一收集。

三、信息化背景下高校行政檔案管理創新意義

（一）有利于進一步提升工作效率

高校檔案越來越復雜，只有全面利用先進技術，才能推動工作創新發展，高校的行政檔案管理需要互聯網信息技術輔助，才能更加提升速度與質量，解放繁重的人力勞動與操作，利用較少的時間完成大量的工作。傳統的檔案管理需要人力來完成，特別是對一些統計量、計算量大的工作，很難不出現失誤與差錯，不但在工作中浪費了時間，更消耗大部分精力。而利用信息技術就能夠提高工作整體效率，推動高校行政管理工作更好發展。

（二）有利于進一步提升工作質量

高校行政檔案管理工作是管理中的重要組成，技術日益先進就要順應形勢，不斷引進先進技術，推動工作高質量發展，隨著信息設備廣泛應用，高校的行政檔案管理工作需要不斷上新臺階，才能跟上時代的潮流，順應時代的變化，信息技術蓬勃發展也促進了高校行政檔案管理工作的進步，需要全面提升工作質量，才能保證信息化背景下高校行政檔案管理走進正規軌道，工作人員壓力小了，工作效率也就上來了，通過信息技術運用，有效保證了信息的精準度，工作人員大大減少了自身的勞動強度，能夠把更多的精力放在信息的價值開發上，信息技術有利于工作人員對問題的正視，能對以往無法破解的難題做到及時，技術創新能夠全面敦促工作人員學習，提升主動性、創造力，促使相關人員熟練使用現代化技術與設備，展現互聯網信息技術的優勢，更好地服務學校與學生。

（三）有利于進一步提升工作人員能力

檔案管理人員學習積極性不強，但是通過技術創新與應用，就能夠進一步促進他們的學習熱情，信息技術并非簡單的收集與保存，而是需要及時錄入與共享，高校行政檔案是工作的記錄，時刻都需要查詢與使用，通過技術運用，能夠讓師生調取數據和分享數據更簡便。技術的支撐實現了信息的電子化，相關人員要把握更多的技術，才能滿足用戶分享查詢需求，工作人員必須要不斷進步與學習，才能把握好技術靈活用好技術。

四、信息化背景下高校行政檔案管理的創新舉措

（一）全面提高工作人員信息化意識

高校是教育學生的地方，時代在不斷進步與發展，只有不斷跟上時代，才能不落后時代。行政檔案管理是主要的工作，要對各個點位的信息進行整理，才能上傳到平臺上，要不斷增強信息管理人員的整體素質。提高信息化運用的能力，把握各項工作要素，才能更好地適應新時代。檔案管理人員應逐步提升自己信息化意識，以高校信息需求為導向，做好創新實踐，應用符合用戶偏好的功能，推動行政檔案管理發展。要全面建立起信息意識，不斷提升自身工作能力，通過技術開發與運用，解決日常行政檔案管理工作遇到的難題，對軟件提出必要的修訂意見，有效簡化步驟流程，從根本上提高自身和工作效率，最大化滿足高校工作需要。

（二）提高工作人員信息化素養

信息化背景下的檔案管理人員，一定要有專業的素養，才能做好當前的信息化工作，只有不斷提高自身的素養，才能在實踐中創新，高校行政檔案管理創新就是需要專業素養來實現，通過創新提高整體工作質量。我國高校行政人員整體能力要不斷提升，要通過造血的方式，專門引進具備較高素質的行政檔案管理人才，推動工作不斷創新。做好內部培訓，全面強化業務應用能力，強化服務意識，提升管理效果。加大對檔案人員的福利待遇，這樣，才能通過物質激勵提高工作積極性，提升創新的意識與能力，更好地完成各項檔案管理工作。

（三）創新工作方法和模式

從機制上創新見實效，從方法上創新提升質量。要不斷在實踐中總結經驗教訓，對以往不符合時代的流程進行簡化，要全面總結先進的技能技巧，通過對工作流程、環節的改進，進一步創建新的工作運行模式，全面提高檔案管理效率。檔案管理人員要全面遵循“發現問題、分析問題和解決問題”的原則，在實踐中提高自身的業務能力，對落后模式逐步優化，推動行政檔案管理流程的機制性創新，更好地服務高校行政工作發展。管理人員要不斷做好流程的評估，以此，提高整體工作質量，按照工作量節點的不同，做好流程上的劃分，根據信息化建設具體實施效果，循環反復多次進行流程環節優化，讓檔案復雜工作流程變成簡單操作。

總結

綜上所述，在新時代的信息化背景下，高校要不斷創新管理能力與工作方式，通過對行政檔案管理創新帶動其他工作發展，要把檔案工作當成創新的突破點，在信息技術輔助下完成創新建設，以此，全面避免出現工作差錯，要解決傳統檔案管理的問題，進一步提升行政檔案管理工作的效率和質量，讓學校、教師、學生都能夠從技術創新上深刻體會信息技術的簡便、高效優勢。