做好新時期辦公室行政管理工作的思考

謝琳

（常州市人大常委會辦公室,江蘇 常州 213002）

引言:隨著新時代的發展，我國的公共事業機構逐漸增多，工作的內容和種類也逐漸擴大。鑒于當前辦公管理中存在的問題，迫切需要從管理理念，管理方法，工作內容等方面建立新的辦公管理系統，為行政工作和辦公管理的發展提供有效的依據。

一、辦公室管理

辦公室在行政管理起著非常重要的作用。通過行政管理的“窗口”反映單位的形象。行政工作不僅要了解單位的整體情況，對各部門和職務有充分的了解，而且要有較強的處理個人事務的能力。部門的每個部門負責部門的業務工作，部門之間的合作與聯系取決于辦公室的協調。因此，只有找到正確的行政工作定位，才能樹立服務理念，做好服務工作，提高工作效率，使辦公室工作有序進行。

二、做好新時期辦公室行政管理工作的思考

（一）制定工作流程和標準

任何工作的完成質量都需要通過明確的標準進行衡量。而辦公室行政管理的工作內容可以細化，具體的工作程序和標準可以在細化后制定。工作人員應熟悉特定過程，以確保按照標準完成該過程。具體來說，辦公室的主要任務通常包括文件處理，來信和拜訪接待，機密文件，會議安排等。每項工作都有一定程度的復雜性，但是每項工作可以通過特定的步驟和完成標準來概括。例如，在發布正式文件的過程中，可以根據正式文件的分發規則，正式文件的分發時限和正式文件的具體操作來描述和規定辦公室接待的規格，標志，紀律等。任何工作人員都可以按照摘要和商定的規則完成工作。同時，這些程序和標準也可以用作評估工作人員的具體措施。

（二）樹立“零缺陷”的觀念，加強計劃的實施和評估

辦公室不僅是窗口部門，而且還是領導者的“助手”部門。每項工作代表整個部門的意愿和行為，工作質量直接影響到部門的機關形象。另外，許多工作具有很大的不確定性，例如日常接待，會議主持和領導者分配的任務等，這些都是很難事先預測的。因此辦公室行政管理在工作過程中通常會出現誤差。因此，工作人員必須具有高度的責任感，超越普通工作人員的思想境界，在每個工作環節貫徹“零缺陷”工作理念，協調工作，合理安排各項工作，并跟蹤年度重點工作和日常工作。努力做到“第一時間做好”，提高工作效率。在工作執行過程中，有必要充分利用“PDCA”工作方法，加強計劃，執行，檢查和反饋之間的有效聯系，形成閉環管理，避免遺漏。要對重點任務進行有力的監督評估，落實評估結果，努力做到公平公正，提高工作人員的積極性和主動性。

（三）培養辦公室工作人員的創新意識

與傳統的辦公室管理不同，在新時代，辦公室不僅必須滿足日常的復雜任務，而且還必須創新工作模式，并將工作重點轉移到不僅完成日常工作，而且還要為領導者或者決策者突出具體的決策。首先，工作人員必須牢固樹立創新意識。在新時代，工作人員必須打破固有的工作方式和工作思路。首先，他們必須與時俱進，開拓創新，不斷探索。二是注重工作理念的創新，即努力實現從被動服務到主動服務的轉變，從各執其職到專注于先進服務，從繁瑣的業務工作到深入的調查研究，在此過程中需要規劃大局，完成具體任務。最后，我們必須加強工作方法的創新，堅持用發展思想解決工作中的新情況和新問題，在處理實際業務問題時要注意計劃的獨特性和新穎性，不斷進取，及時總結，開展研究，不斷完善工作方法。

（四）加強團隊意識并處理與單位中其他方的關系

辦公室管理是一項全面而系統的工作。在日常工作中，辦公室中各種管理任務的中心應為整個單位服務。上級必須及時掌握領導的意圖，增強自身的工作積極性，積極配合總體方針，調整和完善工作計劃。另一方面，在逐步處理日常事務的過程中，工作人員不僅要重視辦公室內部的團隊合作，而且要積極與各部門的同事建立良好的關系。由于行政工作與商務工作不同，因此可以根據職權和職責清楚地劃分行政工作。大部分日常工作都取決于集體努力以取得更好的工作成果。因此，要創新辦公室行政工作的質量和效率，就必須更加重視團隊意識，加強同事之間的合作，最大程度地發揮團隊合作的潛力。隨著市場經濟體制的不斷改革和完善，辦事處的職能不斷擴大。在日常工作中，各級行政工作和組織關系的協調必須遵循兩個原則：一方面，管理工作嚴格遵循單位的總體政策，并與決策者保持良好的領導協助關系，從而幫助辦公室工作人員準確地了解現階段該單位需要進行什么樣的行政工作；另一方面，辦公室應趁此機會開展日常工作，積極與單位內其他人員建立并保持良好關系，并以辦公室為紐帶，有效組織單位一級人員。當需要聯合辦公室時，它可以充分發揮辦公室的作用，并提高組織的整體工作效率。

（五）建立健全服務體系，盡職盡責

辦公室行政管理需要實現服務領導者，服務基層和服務機構人員的基本功能。但是，如何在新形勢下做好工作是辦公室需要解決的新問題。為此，我們應該超越常規，使用新思路，要以積極的態度，認真探索新方法，做好新形勢下的服務工作，用擴大工作范圍，擴大服務范圍，創新服務方式，努力建立健全服務體系。基礎服務難點的關鍵也是服務的方向。使用常規方法和非常規方法來調查思想政治工作者的工作表現。為了保證思想政治工作的順利開展，必須事先制定工作目標，分解工作職責，確保思想政治工作與行政工作的協調運行。領導干部要做好調查研究，合理安排，及時監督檢查，確保新時期辦公室行政管理工作取得更好的成績。

（六）提高辦公室信息化水平

在改善計算機數據存儲和分析功能的同時，還提高了辦公標準。將計算機用于信息辦公室可以使日常辦公室工作更加高效和經濟。在信息時代，辦公室工作人員必須改變其傳統觀念。一方面，他們可以使用信息技術和大數據應用管理等先進技術來收集和分析各種信息。通過深入開發和廣泛使用信息資源，可以提高辦公室信息化水平和決策效率，并為機關領導者的決策提供必要的支持。另一方面，我們必須充分利用現代信息技術來提高工作效率。例如，利用信息技術開發機關會議系統，根據機關的實際情況實現會議再造的全過程，以確保對會議的全過程進行控制，主題審批，會議管理和會議紀要。

（七）做好監督檢查

監督是幫助領導者就每個時期的關鍵任務執行決策的關鍵。在這方面，該機構的監督職能起著獨特的作用。機關辦公室必須建立各級黨政的權威，加強執行，加強監督執行，確保領導決策和關鍵任務得到落實。監督工作要善于關注重大事件，緊緊圍繞黨政工作做好監督工作，發揚集中精神，發揚嚴格精神，扎實開展工作，協調聯動與相關部門合作，并采取有效手段確保所有重要任務均已落實到位，以確保領導下達的任務到位且任務分配富有成效，并確保工作的順利執行監督。

（八）提高辦公室行政人員的素質

目前，機關辦公室行政管理人員的選拔是通過相關考試來實現的。選擇方法主要是筆試，但面試的作用不可低估。盡管只有幾分鐘，但申請人的基本素質仍然更為重要。與筆試相比，這種人才選拔率比較高。許多入選的人才具有豐富的理論知識，但他們的業務能力令人擔憂。在此基礎上，加強對機關辦公管理人員的考核和培訓，盡可能提高辦公設備使用和維護的責任感和知識，防止不必要的錯誤，具有十分重要的意義。一般而言，有必要從事機關的辦公室管理，這不僅要求高的專業素質和較強的綜合協調能力，而且還需要勇于“咬骨頭”。因此，機關辦公室應借鑒系統內部和外部單位的先進經驗，以加強機關內部管理的總體管理和評估功能。同時，優化行政管理相關信息系統，從物資的收集和整理中，機關行政工作者能夠得到釋放，并將更多的精力用在提升技術職能等方面。

結語

綜上所述，機關辦公室管理實際上是一項非常基本但非常重要的核心任務。它的存在使部門與崗位之間的協調不斷加強，相應的溝通更加順暢，工作效率越來越高。因此，在新時期，機關的工作人員要穩定工作，就必須在充滿挑戰和機遇的情況下做好基礎工作，為機關單位的發展打下堅實的基礎。