信息化時代創新檔案管理服務模式探究

馬英梅

（山東省菏澤市鄆城縣衛生健康綜合執法大隊,山東 鄆城 274700）

檔案管理信息化的本質是借助先進的網絡技術和信息技術手段，實現對檔案信息資源的高效收集，高效整理和高效處理，為后續的檔案開發利用工作奠定堅實基礎。檔案信息化是順應時代發展的必然追求，是提升檔案服務質量和服務效率，拓展檔案服務范圍的關鍵舉措。現階段隨著以計算機、互聯網、大數據、云計算為代表的信息技術不斷深入推進，逐漸轉變了傳統的管理方式和工作方法，傳統的檔案管理服務模式，已經不能夠適應新時代的發展需求，對此就需要我們做好檔案管理服務模式的有效創新，將信息化技術充分應用其中，提升工作效率，提升檔案管理工作質量，更好的提升檔案管理服務的滿意率。

一、信息化時代背景下創新檔案管理服務模式的現實意義

（一）提高檔案工作的正確性

傳統檔案管理主要以人力操作為主，由于檔案信息收集、整理到最后的歸檔處理環節的較多，種類繁雜，涉及到諸多信息，造成了檔案管理水平一直較為低，同時還會因為人為因素造成檔案信息出現差錯，大量有價值的檔案信息丟失。人工操作過程中，由于每一個環節無法做到精細化，大大降低了整體的管理水平和管理質量，工作效率低下，工作強度較大，需要投入的人力成本較高。依托信息技術實現檔案管理服務模式的有效創新，加強檔案管理的信息化建設，能夠將檔案管理工作化繁為簡，落實計算機等信息技術的有效應用，能夠精確的對檔案信息進行有效的收集、匯總、整理、歸檔，處理工作效率大大提升，保證了檔案管理工作的精確性。另外通過構建信息化的檔案管理檢索系統，能夠實現對檔案信息的針對性檢索，及時查閱自己想要的信息資源，降低了人力查找檔案的工作量。

（二）順應時代發展的要求

21 世紀是信息時代，是科技時代，大數據時代，云計算時代，知識信息對一個企業或者一個單位的發展有著重要的影響，在國民經濟建設中發揮著越來越大的作用。黨的十九大召開以來，高度重視信息化建設，我國的計算機網絡技術得到了長足的進步，網絡技術在廣大基層地區得以有效的普及，這就給檔案信息化建設和檔案管理模式創新提供了機遇提供了技術條件。檔案管理工作往往與一個地區一個國家的信息產業密切相關，在信息化時代，檔案管理工作面臨著內外部的雙重挑戰。通過加快檔案管理的信息化建設，實現檔案管理模式的有效創新，能夠充分發掘信息技術在檔案管理中的職能作用，提高檔案工作效率，不斷提升檔案管理工作水平，同時也能夠實現由紙質檔案管理下的電子化、數字化、智能化方向轉變，有效解決紙質檔案儲存過程中對空間要求相對較高的問題。

二、信息化時代創新檔案管理服務模式的措施分析

（一）以網絡服務為切入點，推動服務模式的創新

基于網絡信息時代的信息需求，檔案管理服務，應該樹立創新服務理念。要想實現檔案管理服務的有效創新，關鍵是對網絡時代背景下用戶的實際信息需求有所調查和了解，進而對其開展針對性的信息服務。傳統的檔案管理服務主要以人工操作為主，例如在檔案資料的查閱和檢索過程中都需要人工來完成，在操作過程中難免會存在一些不足，操作時間較長，不能夠為更多的群體提供針對性的服務。因此在今后檔案管理服務過程中，就需要結合自身的實際需求，依托信息化技術特征，對工作方式作出有效的調整，構建以網絡信息為載體的線上檔案管理服務模式，為廣大用戶提供在線信息服務，滿足多樣化的信息需求。依托在線服務，還能夠及時掌握相關需求者的反饋，并對各種反饋信息進行有效的匯總，進而對相關服務功能做出進一步的完善。

（二）加快拓展檔案服務新途徑

隨著網絡技術的不斷成熟發展，不斷改變著我們的信息獲取方式和交往方式，同時也豐富了各種信息的傳播渠道，社會大眾不再通過單一的渠道獲得相同信息，可以利用自己的智能手持設備，隨時隨地獲取自己想要的信息，信息的獲取方式越來越多元化和多樣化。管理部門在開展檔案管理服務過程中，應該主動順應網絡信息時代的變化，對現行的管理模式做出有效的調整，創新檔案服務方式，拓展服務途徑。在保留傳統的檔案借閱、查詢、展覽的基礎上，將新媒介網絡技術與檔案服務有效結合，進一步拓展和豐富檔案管理服務的路徑和方式。特別是應該注重微博、微信、微信公眾號等多種信息媒體在信息傳播中的重要作用，檔案管理部門可以開設官方微博，官方微信公眾號，向受眾群體及時推送相關的信息服務，進一步拉近檔案管理部門和民政之間的距離嗯。

（三）加大對檔案管理工作人員的專業知識培訓

新時代網絡時代，要求檔案管理服務工作不斷向著信息化角度轉變，這就對現有的檔案管理工作人員的專業素質提出了更高要求。因此需要注重做好現有工作隊伍的專業素質培養，可以通過在線講座將網絡技術，現代信息技術引入檔案信息服務系統，確保檔案管理人員能夠科學操作信息系統，科學利用信息資源，并且為廣大用戶提供更加多樣性針對性的信息服務。