淺談機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

陳忠誠

（吉林省梨樹縣小城子鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心，吉林 梨樹 136515）

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作的順利開展是機關(guān)事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)順利開展的基礎(chǔ)，也是機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)人才深入挖掘的有效途徑，以檔案資料實現(xiàn)人才挖掘能積極促進(jìn)職工工作積極性的提升。檔案資料在機關(guān)事業(yè)單位工作實踐中的應(yīng)用，可以為全面了解職工業(yè)務(wù)能力提供依據(jù)，還可以檔案資料來實現(xiàn)對職工工作實踐的良好評價，并結(jié)合評價對職工崗位進(jìn)行合理調(diào)整，進(jìn)而實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置。在此基礎(chǔ)上，單位職工工作熱情得以提升，單位工作效率能實現(xiàn)全面提升。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的不斷豐富，使得傳統(tǒng)檔案管理模式不再適用，在此形勢下，需要合理引入信息技術(shù)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案管理效率的全面提升，最大程度緩解職工工作強度，促進(jìn)檔案管理工作環(huán)境的改善。此外，信息化手段的應(yīng)用是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。

二、目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的具體問題

（一）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式較為落后

在當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部管理過程中，要重視檔案管理，通過新的檔案管理方法，提高檔案的有效利用率。在實際調(diào)查過程中，一些機構(gòu)和機關(guān)仍存在集中存放紙質(zhì)文件的現(xiàn)象，這些文件存放在檔案室，然而，檔案館的作用并不大。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理。特別是目前工作內(nèi)容逐步細(xì)化，檔案數(shù)量逐步增加，紙質(zhì)檔案管理方式將增加檔案管理部門的工作量，影響整體的工作效率。要重視網(wǎng)絡(luò)檔案管理的發(fā)展，加強計算機技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的整體效率。

（二）缺乏完善的檔案管理體系

在檔案管理方面，各機構(gòu)必須組織專業(yè)人員和部門對檔案進(jìn)行有意義的收集、分析、儲存和利用等工作。然而，由于缺乏完善的檔案管理體系，導(dǎo)致整個檔案管理工作效率低下，一些無序的信息被錄入，同時由于國家機關(guān)檔案管理制度缺失，檔案不能按規(guī)定及時保存且有序。此外，部分員工在檔案管理過程中沒有經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

（三）缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識

在一些事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于在認(rèn)識上的誤區(qū)，沒有意識到無形資產(chǎn)等檔案是事業(yè)單位發(fā)展的資源，同時對檔案管理的重視程度不夠，缺乏規(guī)范化運作體系。導(dǎo)致事業(yè)單位具體生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展方向不明確，政府機關(guān)事業(yè)單位檔案信息建設(shè)力度不夠。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）提升公文制發(fā)質(zhì)量，奠定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)

機關(guān)事業(yè)單位各部門公文轉(zhuǎn)化是形成機關(guān)事業(yè)單位檔案資料的主要來源，公文制發(fā)質(zhì)量對歸檔檔案資料質(zhì)量有直接決定作用，同時也關(guān)系著檔案管理后期的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，機關(guān)事業(yè)單位在公文制發(fā)時需要對規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題給予高度重視，這樣才能為后期檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定堅實基礎(chǔ)。首先，在公文制發(fā)中必須要保障用紙質(zhì)量，保證資料幅面尺寸實現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一，并達(dá)到國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求；其次，需針對制發(fā)公文簽發(fā)手續(xù)情況進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對簽發(fā)審批權(quán)限、公文標(biāo)題是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行核實，對主送及抄送單位是否準(zhǔn)確進(jìn)行核實，對落款是否與公文保持一致進(jìn)行核實，對公文制發(fā)日期進(jìn)行核實；再次，制發(fā)公文必須保障字跡清晰牢固，針對草擬公文、記錄、報表等各類公文制發(fā)過程中需保障使用筆種、墨水、紙張不褪色，以此來實現(xiàn)字跡清晰，為檔案資料長期保存奠定基礎(chǔ)；最后，各類制發(fā)公文必須要符合相關(guān)規(guī)范要求，要嚴(yán)格按照公文擬制格式要求進(jìn)行，不能在制發(fā)公文中出現(xiàn)不規(guī)范字或者簡稱濫用問題，以此為后期實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)，為實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化、信息化檢索提供必要條件。

（二）提升文書質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是非常重要的中間環(huán)節(jié)，從當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理實踐可以看出，雖然從工作任務(wù)角度看檔案工作與文書處理存在較大差別，且都具有較強的獨立性，但是文書和檔案本身屬于一個有機的整體，文書是檔案建立的基礎(chǔ)，檔案則是文書的最終歸宿。在文書工作開展過程中，合理考慮后期檔案管理實際需求，那么后期的檔案工作就可以為文書工作提供良好服務(wù)，同時也能提出相應(yīng)的業(yè)務(wù)開展要求。在此基礎(chǔ)上，能對檔案工作的發(fā)展形成積極推動作用，反之，兩者業(yè)務(wù)一旦出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，必然會對文書檔案質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。因此，在文書及檔案工作實踐中，要不斷強化系統(tǒng)性思維，文書處理過程中要構(gòu)建起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，以此來實現(xiàn)對業(yè)務(wù)的有效指導(dǎo)，從文書處理角度來實現(xiàn)檔案管理入口關(guān)的嚴(yán)格把握，為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做好基礎(chǔ)性工作。

（三）形成完善檔案管理機制的構(gòu)建

一是完善檔案管理體制，管理制度創(chuàng)新能有效發(fā)揮文件管理的作用，明確文件管理的職責(zé)。第二，在整合文檔系統(tǒng)的過程中，可以提高文檔管理專業(yè)化水平，建立規(guī)范化管理模式，將信息技術(shù)應(yīng)用到文檔管理過程中，更有效地管理文件。最后要明確文件管理人員的職責(zé)。

（四）從規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高檔案管理人員專業(yè)水平

在當(dāng)前單位文件管理發(fā)展的過程中，首先要從規(guī)范化的角度進(jìn)行文件管理，充分尊重員工的作用，定期教育員工，切實發(fā)揮文件管理的技術(shù)價值。其次，加強培養(yǎng)文件管理的技術(shù)能力和管理人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員管理意識，使他們認(rèn)識到維護(hù)文件管理的重要性，使文件必須具備安全管理的有效能力。最后，從事業(yè)單位對文件管理人員的培訓(xùn)中，從文件管理的實際情況出發(fā)，對日常工作中存在的各種問題進(jìn)行詳細(xì)的考察，以案例的形式進(jìn)行介紹，提出具體的教育措施，滿足員工教育的需要，解決文件管理人員的技術(shù)問題。除此之外，還要聘請社會專業(yè)的文件管理方面的專家，論述目前事業(yè)單位文件管理中存在的問題，結(jié)合市場化的文件管理模式，將現(xiàn)有的文件管理模式優(yōu)化。

（五）“以我為主”立卷原則

應(yīng)從實效性、責(zé)任性和完整性等三個方面落實“以我為主”的立卷原則。首先是時效性要求。要以現(xiàn)階段公文任務(wù)完成為基礎(chǔ)，待公文任務(wù)完成后，方可對其立卷歸檔。其次是責(zé)任性要求。根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位工作職責(zé)，明確機關(guān)事業(yè)單位的立卷歸檔重點，減少不必要的重復(fù)歸檔或信息冗余，為提升檔案利用效率奠定基礎(chǔ)。再次是完整性要求。在“以我為主”的原則基礎(chǔ)上，維護(hù)機關(guān)事業(yè)單位檔案“全宗”標(biāo)準(zhǔn)，將同類、具有內(nèi)在聯(lián)系的文件資料組卷在一起，確保立卷歸檔的完整性，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（六）利用計算機管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，要將計算機管理應(yīng)用到機關(guān)、事業(yè)單位檔案管理中，為檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理提供可靠技術(shù)支持和保障。具體來說，就是要利用計算機技術(shù)，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案著錄，用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化檔案管理質(zhì)量和效率。具體就是從機關(guān)事業(yè)單位公文題名或文件名稱主題中，歸納出揭示檔案主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞的標(biāo)識，然后將其輸入到計算機，實現(xiàn)批量管理。

（七）促進(jìn)檔案改革，優(yōu)化管理方式

在新時期檔案檢查工作中，要認(rèn)真進(jìn)行檔案改革，做好檔案管理工作，突出檔案的優(yōu)化特點。首先采用現(xiàn)代化的文件管理方法，及時查閱以前的資料，改善對環(huán)境的有效監(jiān)測。在實際管理過程中，機關(guān)事業(yè)單位的工作人員必須定期維護(hù)檔案，加大對病毒的檢測和殺滅力度，重要信息檔案的數(shù)字化掃描與安全管理?？s短檔案管理時間，提高檔案管理效率。

（八）以完善的制度保障檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在我國社會體制不斷改革深化的過程中，機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理給予高度重視。為進(jìn)一步促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，需要從以下幾個方面著手。首先，機關(guān)事業(yè)單位要從單位內(nèi)部成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案資料鑒定小組，機關(guān)單位負(fù)責(zé)人要對檔案管理工作直接負(fù)責(zé)，對兼職和全職檔案管理人員職責(zé)進(jìn)行明確，同時加大檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展；其次，針對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，要構(gòu)建完善的規(guī)章制度，并全面推行崗位責(zé)任制度，針對檔案管理工作開展中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案技術(shù)等各項內(nèi)容構(gòu)建相應(yīng)的考核辦法，同時在事業(yè)單位的責(zé)任考核制度中納入檔案收集業(yè)務(wù)，以此對事業(yè)單位檔案收集工作形成積極促進(jìn)作用，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案資料從傳統(tǒng)分散管理到集中管理的過渡。近年來，機關(guān)事業(yè)單位為了適應(yīng)時代發(fā)展及社會體制的改革，在工作形式和內(nèi)容方面都在不斷實現(xiàn)創(chuàng)新，工作范圍也在不斷實現(xiàn)擴充和延伸，在此過程中產(chǎn)生了大量極具價值的檔案資料。針對這部分檔案資料，要以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理要求進(jìn)行詳細(xì)分類、編號，并形成檔案資料大綱。在檔案資料分類過程中，要以統(tǒng)一管理為基準(zhǔn)，結(jié)合實際工作內(nèi)容對檔案資料分類、標(biāo)號業(yè)務(wù)開展中遇到的問題進(jìn)行有效解決，對檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展形成積極促進(jìn)作用。

（九）提升案卷質(zhì)量是檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保障

檔案材料收集的完整性會直接影響檔案資料的價值，而檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同時會受到立卷以及案卷裝訂質(zhì)量的影響。鑒于此，需要從以下幾個方面入手來提升檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：第一，要對立卷方法給予重視，以此來為檔案標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)便捷分類檢索提供支撐；第二，要對案卷裝訂質(zhì)量給予重視，以此來促進(jìn)檔案資料實現(xiàn)規(guī)范化管理；第三，要保證檔案文件的分類清晰、資料齊全完整，互相之間保持聯(lián)系；第四，要明確文件提名，便于后期查找；第五，要保證卷內(nèi)文件實現(xiàn)條理、清晰排列，要明確保管期限，并實現(xiàn)檔案保密等級的清晰劃分，及時針對破損文件進(jìn)行修補，保持案卷裝訂整齊。

（十）以信息化開發(fā)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在當(dāng)今社會發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中，信息技術(shù)實現(xiàn)了廣泛滲透，檔案管理也在信息資源的推動下逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，檔案管理的最終目的是為檔案使用者提供服務(wù)，提升檔案資料的社會利用率，檔案信息化能夠?qū)n案資料的價值充分發(fā)揮出來。在現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作實踐中，應(yīng)該充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案信息與新技術(shù)接軌，針對檔案信息進(jìn)行二次、三次開發(fā)，利用計算機技術(shù)構(gòu)建高效、便捷的檔案信息檢索體系，為使用者提供更加系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，這樣才能滿足社會群體、專業(yè)人員對檔案信息的多元化需求。

結(jié)論

總之，在事業(yè)單位快速發(fā)展的過程中，文件資源是事業(yè)單位發(fā)展的基本前提。另一方面，文件管理作為業(yè)務(wù)的重要組成部分，占有重要的地位。文件管理的規(guī)范化不僅有效地提高了單位文件管理的整體質(zhì)量和效率，還關(guān)系到文件管理工作的順利開展。在這一背景下，有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人和管理人員必對文件管理工作應(yīng)制定完善的管理制度，從而促進(jìn)文件管理在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域的發(fā)展。