探究機關單位檔案管理信息化

游舫

（福建省福州市平潭縣綜合實驗區人力資源公共服務中心，福建 福州 350400）

現階段很多機關單位都已經展開了辦公信息化、自動化的建設與改革，以云計算和大數據為依托，把檔案資料的管理工作推向了更高效的階段，增強了機關單位內部檔案管理工作的服務效率與水平，能夠使人民群眾對于檔案資料的需求得到切實滿足，進而推進機關單位內部檔案管理工作的實施水平和信息化程度。

一、機關單位內部實施檔案管理工作信息化過程中存在的不足

（一）缺乏對檔案工作計劃管理的重視程度

現階段仍然有部分機關單位并未認識到檔案管理工作實現信息化的重要價值，依然沿用過去傳統的檔案管理辦法，來實施檔案管理的各項工作，其信息化建設方面的工作缺乏長效機制和領導人員的關注，致使進展速度十分緩慢，而且檔案管理工作信息化覆蓋面不夠廣。有些機關單位只能夠簡單地錄入檔案上的信息，卻認為已實現了對檔案的信息化管理。實踐中，檔案部門工作人員在對檔案進行信息化管理的過程中，仍然存在著惰性和認識不足的問題，缺乏對信息技術的主動學習態度，這也使檔案管理工作信息化程度難以提升，無法發揮出檔案資料信息化的強大優勢。

（二）存在網絡安全方面的問題

信息化和互聯網的深入推進，在機關單位內部檔案檢索、存儲以及異地調動等工作領域展現出了極大的優勢，但也必須認識到目前檔案資料的信息管理系統仍然存在易被病毒攻擊、系統有一些小漏洞以及應用過程中容易出現安全風險等問題。若不法分子把機關單位內部的檔案資料盜取，并進行了非法利用，就可能會使檔案的整體管理系統造成崩潰，所以機關單位必須對網絡安全的價值加以重視[1]。

（三）缺乏專業人才和硬件設備難以滿足信息化管理的實際需求

機關單位內部在檔案管理工作信息化建設的過程中，需要有專業人才和信息技術兩方面的支撐。現階段國內很多機關單位都出現了專業人才缺乏、硬件設備不足的問題。若電子設備的質量不達標，就可能會出現檔案資料在保存和錄入方面的失誤，導致檔案資料無法找回。其次，檔案管理工作的信息化程度仍然存在形式化的問題，以人工操作作為主要形式，但管理的效率相對低下，而且機關單位內部能夠熟練掌握運營管理技術的專業人才不足，這也對檔案管理工作的信息化產生了阻礙[2]。

二、強化機關單位內部檔案管理工作信息化的有效路徑

（一）強化對檔案管理工作信息化的重視程度

機關單位內部檔案管理部門的工作人員應當創新工作技術和思想觀念，讓檔案室的管理可以逐漸朝著數字化、信息化的方向，努力給各界群眾提供具有高度戰略型以及綜合性的檔案信息服務，對檔案信息進行深層次加工，為人民提供高品質的檔案服務。機關單位需要撥付信息化建設的專項資金，更新并采購一些先進的可用來對檔案資料進行信息化管理的設備，使機關單位內部檔案管理工作實施的效率能夠實現升級、提質的目標，節約時間和人力成本，增強單位對文檔和資料等信息的應用效率。同時，檔案部門的工作人員也需要做好與檔案資料信息化相關的宣傳工作，讓群眾能夠了解獲取檔案信息的更多途徑。此外，應按照機關單位在辦事方面的特點以及結構狀況實施綜合分析，并以分析結果為依據制定出檔案部門信息化管理的恰當實施方案，解決機關單位內部在檔案工作信息化過程中存在的潛在問題，使信息化管理的優勢能夠充分發揮出來[3]。

（二）強化網絡安全工作的建設力度

檔案資料的安全不僅指傳播過程中的安全，還包括檔案資料、整個管理系統在軟硬件方面的安全。首先，應當優化機關單位內部檔案工作信息化方面的安全保密機制，提高涉密工作人員群體的保密意識，以制度為準繩，避免人為泄露檔案資料問題的發生。其次，應當構建檔案資料的安全保障機制，讓電子檔案所具有的完整性、真實性和有效性得到充分保障，使檔案部門內部使用的局域網絡可以與外網之間實施物理隔離，加強密匙管理、身份認證，使檔案資料在網絡傳輸過程中的安全得以保障，對于保密的檔案資料不得上傳到外網中。同時，檔案資料應當定期對數據進行備份，避免意外狀況發生而導致的數據丟失問題。定期實施網絡安全的排查工作，對于機關單位內部檔案部門的門戶網站、辦公網絡以及公眾平臺展開安全排查，特別是要消除檔案管理系統中存在的潛在安全隱患，以先進的互聯網和通信技術構建內部局域網絡與外部網絡之間的一道防火墻，增強檔案管理系統，抵御黑客攻擊的安全防護能力。此外，需要強化方案資料管理相關的應急預案和安全保護方案，并加強檢查和監督力度，增強對突發事件的處置、應急指揮能力[4]。

（三）強化機關單位內部檔案部門從業人員的專業素質培訓

首先，應當強化對檔案部門從業人員專業素質的培訓，開展有關網絡知識、計算機應用、現代管理技術和數字化技術方面的培訓，強化檔案部門工作人員運用和掌握信息技術的能力，打造一支專業素質過硬、專業技能熟練的檔案部門管理團隊。其次，應當健全人才評價制度和干部培養制度，完善人才結構，把檔案部門干部的使用、交流納入干部的任用、選拔與培訓流程中來，展開統一規劃，使人才的出口得到保障。此外，還需要拓展檔案部門人才的評價方式和渠道，引進具有先進管理理念的高素質檔案專業人才[5]。

（四）開發統一化的檔案資料信息化管理系統

對檔案資料進行統一化管理，可以避免各地區間出現各自為政的問題。統一化的管理軟件開發出來以后，需要下發給各地區機關單位內部檔案部門免費使用。其次，也可以通過軟件行業內部的資源開發平臺，讓各地區機關內部的檔案部門可以在此平臺上實施資料的登記傳遞，進而達成檔案資料信息共享的工作目標。需要注意的是，應當從管理和技術層面保障檔案載體與實體的安全性，讓檔案數據網絡傳輸過程都能保障安全，將電子形式的文件和紙質形式的文件，通過雙軌制進行整理，使其名稱和檔案號統一，這樣可以使電子檔案和紙質檔案實現互通，需要發揮出計算機數據具有的檢索速度快、存儲數量大等顯著優勢，開發、創新檔案部門資料存儲和檢索的模式，促進機關單位內部檔案管理部門數字檔案室的相應建設工作，使原本分散存儲的檔案信息能夠通過數字化這一形式進行存儲，為社會和各級機關的檔案部門提供各種類型的數字信息服務，進而實現對檔案資料的有效共享。

結束語：綜上所述，機關單位檔案管理部門開展信息化管理工作具有十分重大的意義，需要領導層給予充分重視，開展積極行動以完善檔案資料共享平臺、基礎設施建設為前提，增強檔案服務的有效性和質量，保障檔案管理工作的安全性，推進檔案信息化管理工作的建設進程。