談信息時代事業單位檔案管理工作改革和創新

李亞娟

（內蒙古自治區興安盟扎賚特旗人力資源和社會保障局，內蒙古 興安盟 137600）

在事業單位之中，檔案管理是作為一項基礎的內容，能夠直接記錄單位的發展歷史和優秀成果，是作為衡量單位發展水平的重要標志，也是作為判斷事業單位整體發展和人才培養效率的重要基礎，科學技術的更新與發展使得計算機的普及率也在逐漸上升，其巨大的優勢使得其在信息時代下充分發揮了其作用，并逐漸成為各行各業獲得進一步發展機遇的必備事物。在此之外對于檔案管理工作而言，是作為事業單位日常管理中十分重要的組成內容，不僅僅是作為人才信息的一個重要承載和源泉，與此同時也是作為記錄工作和項目等相關信息內容的重要途徑，所以在對檔案管理的過程中，必須要引起足夠的重視。

一、存在不足分析

（一）由于檔案管理機制存在較多問題

根據現如今的實際情況來進行分析，依然是很多事業單位采取傳統檔案管理的方式，這也是其自身工作效率和需求無法相互匹配的重要因素之一，所以對于管理系統做出創新已經是成了現如今最為重要的任務，在事業單位中，需要從多方渠道對事業單位的檔案管理部門進行有效調整，為找出一套與當前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎支持。以檔案管理機制的角度來看，當下的檔案管理機制依然存在著諸多不足之處，就算是將其新的改革制度逐漸融入到管理體系之中，但是因為無法保證落實效果，導致其改革并不明顯。

（二）由于實用型人才存在短缺

作為社會持續發展的重要因素之一，人才是具有重要的作用，在事業單位檔案管理中，管理人員因為其工作的特殊性，使其長期占據主要地位，自身的工作素質和能力會直接的決定最終檔案管理質量，所以不僅需要熟練的應用信息化的技術方式，還需要保證其可以獨立且熟練完成設備操作。但現實情況卻是往往檔案管理人員無法及時獲得有效的信息化管理培訓，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員依然是采用傳統紙質檔案管理方式，就算是存在先進的信息技術融入管理系統中，在實際實施中依然是存在較多困難。

二、優化措施分析

（一）持續創新管理思想

對于傳統的檔案管理流程而言，是相對較為復雜，中間環節比較多，流程的運轉較慢，這樣已經是無法可以滿足現如今事業單位的實際管理需要，在信息化管理快速發展的同時，檔案管理必須要建設成為面相對用戶和業務操作人員以及管理人員和系統管理人員等多個層面解決點，一同其對運行平臺進行操作，同時在規范管理制度方面，還需要形成一個較為完善的檔案監督管理與保障體系、檔案流轉體系以及檔案歸檔體系、信息化操作規范以及信息化服務理念及安全機制等多種體制，因此只有持續的創新管理理念，才可以使其檔案管理體系得到持續的完善，保證事業單位檔案管理順利進行。

（二）持續創新檔案管理體系

首先在事業單位中，需要提高自身的認識，做好事業單位檔案管理建設工作，事業單位的工作人員需要為其日后發展和改革以及人才培養提供出相應的服務，同時還需要全面意識到檔案管理工作的完善和創新的重要意義。其次還要建立健全事業單位檔案管理機制，并要求各個部門積極配合檔案管理部門的工作，檔案管理部門要充分落實檔案管理工作，在這個基礎上建立起一個完善的檔案分類體系，對其檔案管理人員進行科學的分類和指導。

（三）創新檔案收集方式

在傳統檔案管理的過程中，管理方式和收集方式需要根據部門規定定期向檔案管理部門提交檔案，檔案管理部門則是根據流程接受進行相應的整理和存檔，這種方式將會增加管理的難度，管理流程的執行常常會出現斷流。電子檔案自動收集方式的創新極大程度上將管理人員從繁雜的工作中解放了出來。然而對于檔案自動收集技術而言，則是通過應用計算機的技術和掃描儀等設備，將其需要存檔的檔案根據要求自動上傳到指定位置，在此基礎上進行存檔。

總結：綜上所述，信息時代的發展，給事業單位檔案管理帶來了機遇的同時也面臨重大的挑戰。檔案管理信息化建設已經成了決定其未來持續化發展的關鍵因素。學會利用數字化信息管理手段不僅能夠節省大量資源，也有效提升了工作效率與服務質量。因此對于事業單位而言，其檔案管理部門必須要對其自身的管理理念進行更新，持續完善規范標準，加強技術安全防護，建立起科學的檔案信息化管理制度，這樣才可以更好地滿足信息時代發展的需要，不僅需要提高檔案管理人員自身的意識，還需要建立起一個完善的檔案管理體系，合理應用現代化的技術，保證事業單位檔案管理工作能夠得到持續穩定的發展。