境外工程項目中外事管理工作探討

范樂樂

（秦皇島玻璃工業研究設計院有限公司 秦皇島 066001）

0 引言

為響應國家“一帶一路”倡議，國內企業將自身的技術優勢、經驗與模式優勢轉化為市場與合作優勢，國內越來越多的企業借助我國政府在產業、投資、對外援助、國際合作和工程承包等方面的政策支持和信貸平臺，積極“走出去”參與到國際經濟合作與競爭中。國際化給國有企業帶來機遇的同時，也帶來了政治、法律、經濟和安全等諸多風險，也對國有企業部署境外發展戰略、提升經營模式、確定業務范圍等方面提出了新的挑戰，對國有企業傳統的工程管理模式提出新要求。外事管理成為境外工程項目中必不可少的工作之一，是確保境外工程項目有效進行的關鍵影響因素。

1 境外工程項目中外事管理工作的主要內容

國有企業境外工程項目管理是一個系統工程，外事管理工作是其基本管理職能之一，其具備高度原則性、保密性、計劃性。隨著國際化程度的不斷提高，外事管理工作也相應擴充和提高，目的是為國企更好地“走出去”做貢獻。外事管理工作主要包括以下幾方面：

（1）出國任務審批及團組手續辦理

根據國企境外工程項目需求，選派管理人員或專業技術人員出國（境）進行技術交流考察、商務洽談、工程承包和合同簽訂，出席各類會議或提供專業技術支持服務等，由外事專辦員向外事主管部門提交出國（境）任務申請、審批表，待審批通過后辦理相關出國（境）手續。

（2）因公出國（境）證照申報及管理

因公出國（境）證照主要針對出國從事技術服務等公務活動人員及訪問學者。按照我國外交部規定及國有企業自身申報審批流程，由外事專辦員統一向外事主管部門申報辦理。因公出國（境）證照統一由指定負責部門，如外事部門或人力資源部門管理，按照外事規定進行證照的借出和歸還。

（3）出訪團組行前外事教育

出行前外事教育是境外工程項目外事管理工作不可或缺的重要環節。一是為了維護國家及國企的國際形象；二是為了保障國家、國企及出訪團組的安全；三是為了確保境外工程項目安全順利進行。出行前外事教育主要包括：督促出訪團組學習國內外相關法律法規、外事紀律及對外技術服務保密守則，了解當地風俗習慣及宗教信仰，普及出國常識及境外突發事件應急處理方法，提供在境外尋求領事保護的渠道和方式，進行疾病風險控制預防等。

（4）涉外交往管理

涉外交往是增強國企與境外相關企業互動和合作的重要途徑，是維護合作企業間良好關系的重要方法。境外工程項目的涉外交往主要包含邀請境外相關企業或合作企業的管理人員或專業技術人員等來華學習、考察、參觀交流；國企管理人員或專業技術人員受邀赴境外企業考察交流、參加展覽會等。主動參與境外項目聯系、交流、推廣和合作，積極宣傳企業品牌，樹立企業形象。涉外交往管理要嚴格按照國家保密守則及外事規定執行。

2 外事管理工作的作用和存在問題

（1）工程項目的不確定性

工程項目復雜多變，具有一定的不可預見性，各國的政治、經濟、法律、文化環境差異較大，從而會產生諸多風險因素，外事管理工作在涉外風險方面起到了“防火墻”作用。一方面外事管理部門安全意識強，日常風險防范工作到位，為出訪團組提供出行安全、常見疾病、緊急求救方式等信息，確保每個出訪團組做好充分準備。另一方面外事管理部門制定相應突發事件應急預案，并設立突發事件應急領導小組，旨在做好境外突發事件處理工作，使人員生命和財產安全損失降到最低。

外事管理工作還具備紐帶作用，將國家的外事政策、外交部規定、國際動態、各國駐華使領館的最新要求等，第一時間傳達給項目部門，避免違反國家規定和紀律，同時也避免影響境外項目的工程進度。對于境外項目中出現的外事問題或情況，能夠及時反饋給外事管理部門，從而采取安全有效的解決措施。

（2）外事工作管理復雜性

由于外事管理工作具有政治性和紀律性，在出國任務審批及團組手續辦理方面控制節點較多、手續較為繁瑣，且各國簽證要求不同、變化較快，簽證周期長短不一，使該項工作不可控因素增多。隨著企業國際化業務的不斷增多，出國任務審批及團組手續辦理工作量也逐年遞增，而境外工程項目又具有較強的不確定性和非計劃性，緊急或特急的團組給外事管理工作帶來很大壓力，同時也容易影響境外項目的工程進度。由于外事管理部門與項目部門之間的交流較少，彼此缺乏溝通理解，部門之間缺乏溝通協調機制。

3 外事管理工作的優化措施

為適應新時期、新形勢的要求，為企業境外工程項目順利安全的實施，外事管理工作必須與時俱進、不斷優化完善，從以下四個方面改進提升。

（1）提高業務能力

國企外事管理工作是國家外事管理工作的重要組成部分，外事無小事，外事管理人員要堅持外事原則，深入理解外事政策，把外事管理工作融入到企業發展的大局之中，切實服務于企業的發展。在日常工作中，外事管理人員要持續關注最新的國家外交動態、國際關系發展、各國駐華使領館要求，不斷學習相關法律、法規、政策制度，通過網絡、書籍、媒體等渠道，了解各國風俗習慣、宗教信仰、人文環境，全方位多層次地提高自身業務能力，牢固樹立“胸懷國家、心系企業”的“大外事”理念。

（2）加強對外宣傳

外事管理部門要加強宣傳外事政策、外事性質、外事流程，讓企業員工深入了解外事管理工作并積極配合。境外工程項目是一個系統工程，是充分發揮職能作用的平臺，外事管理人員要利用優勢主動宣傳自身，主動參與到境外工程項目中，了解境外項目的工作內容、進度及出訪團組需求，主動為項目和專業技術人員服務。

外事管理部門可利用對外渠道，與外交部、各駐華使領館、相關行業組織及國際、國內同行業合作伙伴建立長期聯系、交流和合作關系，組織技術交流、合作活動、商務洽談等，積極推廣企業品牌，主動參與到企業的國外業務開拓工作中，為企業尋找和創造機會。

外事管理部門還可通過企業門戶網站、公眾號、期刊等媒介及時報道企業的對外交流，宣傳國內外合作動態，展示企業良好形象。

（3）減少審批環節

對于出訪團組辦理手續繁瑣、不可控性大、加急團組多等問題，企業應將外事管理工作與境外工程項目管理工作緊密結合，在國家政策、外事制度允許的范圍內，適度簡化審批及出訪團組手續辦理流程。對于要頻繁出國（境）人員，可采取一次審批一年有效、一次辦理多次往返等方法減少審批次數。企業應建立自上而下的健全審批制度，盡量確保出訪團組手續按期、順利、保質完成。

（4）優化管理平臺

傳統的外事管理信息平臺，主要用于出國（境）任務審批、因公證照申報、證照管理和出國人員管理。隨著企業國際化的發展，企業合作的國家越來越多，項目分布也越來越廣，傳統外事管理信息平臺已無法滿足企業需求，應利用互聯網的便捷，優化外事管理信息平臺，在基礎的業務辦理模塊外，增加政策信息模塊、跟蹤服務模塊和出訪貼士模塊。政策信息模塊包含最新外事政策規定，國際動態，各國簽證辦理信息等，便于從宏觀上了解政策規定和辦理需求；跟蹤服務模塊用于跟蹤出國（境）任務審批流程，證照和簽證辦理進度，便于外事管理人員掌握情況，及時和境外工程項目人員溝通協商；出訪貼士模塊包含各國風俗習慣、宗教信仰、法律法規、貨幣匯率及換算、安全事項、各駐外使領館聯系方式等，便于出訪人員全面了解出訪國情況，減少因文化差異等導致的矛盾或危險，遇到突發緊急事件能第一時間聯系駐外使領館，保障出訪人員安全，同時也為國家及企業樹立良好的國際形象。

4 結語

隨著國有企業在國際上的工程項目越來越多，外事管理工作也要與時俱進，積極迎接企業國際化帶來的挑戰，主動參與到境外工程項目的管理、開拓和推廣中，為企業的國際化提供服務。需要外事管理人員不斷加強自身思想理論學習和業務能力，積極投身于外事管理工作中，企業的外事管理工作一定會在境外工程項目中發揮更大作用，為企業的發展做出貢獻。