檔案的開發利用在供電公司全面管理中的作用

文/鄭珊珊 季超（國網江蘇省電力有限公司揚州市供電分公司）

檔案的開發利用工作是供電企業經營管理工作中的重要一環，是企業發展的基礎。電力企業進行全面的檔案開發利用工作可以充分地了解公司過去和現在的生產狀況，使公司的相關工作開展有據可循，同時也可以保障公司進行相關決策。

電力公司的檔案是登記信息的載體和信息收集的重要工具。當公司遇到問題時，通過有效的查找文檔，可以幫助管理者快速找到癥結，利用公司現有技術來解決相關的問題，有效利用檔案的開發利用技術，可以穩定提高公司整體的運營效率。電力供應公司的檔案應予以有效保存，在一定程度上可供其他行業查閱使用，有效促進社會各行業全面發展。可以看出，對于供電公司來說，通過相關的措施來有效地加強檔案建設是電力供應企業全面管理的一項重要的工作。

一、檔案開發工作概述

由于電力企業的檔案大多都是機密文件，一般不允許他人隨意查閱，這就導致了很少有人理解開發利用文檔的重要性，導致一些非常重要的材料和技術沒有及時的發現并充分利用，這對電力公司來管理工作是一個巨大的損失。電力公司涉及的部門較多，這就導致了公司內部文件較多。靈活使用文檔可以為電力企業管理帶來許多益處。事實上，文檔的開發和使用主要是收集和整理公司檔案、提取重要數據、分類對其進行有效的使用。這個過程雖不需要耗費大量的人力物力，但可以獲得很多寶貴的經驗。同時，它也是一種非常方便快捷的提高企業管理水平的方法。在分揀這些材料時，必須派專業人員對其進行科學合理的分類管理，確保分揀工作的完整和細致，使分揀工作不會出現重復分類和錯誤分類的情況，從而有效地提高后續工作效率。

二、檔案利用工作概述

檔案利用是指電力企業的檔案室根據所收集的檔案內容的豐富性，通過某種方式和方法，直接提供檔案信息，為企業的發展和建設服務的一種經營管理活動。

（1）電力企業需要全面進行檔案的利用，以多種方式和手段滿足企業經營中對相關重要檔案的需求。檔案管理員應充分掌握檔案使用的需求和范圍，幫助檔案使用者充分地利用檔案中的相關信息。

（2）為電力企業提供提示服務。當企業的相關人員到檔案部門檢查（借閱）檔案時，往往是非常緊急的，這就要求檔案的管理人員需要科學的建立一個高效的查閱系統，使檔案可以充分有效得到利用，確保檔案管理及利用不會失去保存和使用價值。

（3）檔案的編制和使用對于電力供應公司的整體運作至關重要，因此供電公司需要加強檔案的整體管理工作，確保檔案可以有效地開發利用。

三、檔案開發利用在供電公司全面管理中的重要作用

檔案的開發利用在供電公司的管理工作中的作用主要有以下幾個方面：

（一）奠定管理基礎

電力企業檔案應當包括設計項目、建設項目、單項工程的有關資料和電力企業內部職工及業務往來的基本資料。檔案需要進行準確真實的記錄后交由公司進行統一的管理。一方面，可以了解近年來公司員工的組成和職能分配。對于電力企業的管理人員來說，可以通過檔案來更好地了解員工，并可以結合其特點來進行有效的組織工作分配，不僅可以改善員工以往的工作習慣，而且可以使員工充分的發揮自身的作用，有效提升電力企業的管理及運行效率。使公司處于一個和諧的環境中，運營效率自然也會得到提高。此外，管理層將通過檔案對企業的相關項目及業務環境也有更深入的了解。

（二）提供決策依據

供電公司在進行相關事務的決策時可以參考以往相同或相似案例的處理檔案來進行參考。對公司當前的發展有很大的參考價值。當供電系統在實際運行中出現類似問題時，可以結合檔案中的處理方法來有效地提升解決問題的效率，在進行處理的工作中根據以前的解決方案和目前的實際情況來進行綜合的考慮。相反，若檔案資料缺乏，決策過程的正確與否變得不確定，給供電企業的發展帶來了隱患。因此，通過建立檔案信息系統，總結過去遇到的問題和解決辦法，當企業再遇到類似問題時，管理者可以通過查閱檔案快速做出反應，從而為正確的決策提供可靠的科學依據，規避風險。

（三）提升經濟效益

作為企業生產、經營和日常管理的記錄，電力公司的檔案不僅反映企業過去的情況，而且最重要的是能夠反映與生產有關的信息，其中包含的管理和運營方面的檔案可有效的幫助目前企業進行經濟活動。

供電公司借用檔案對公司信息進行分析，可以解決發展中遇到的相關困難，為公司進一步創收提供良好的基礎。另一方面,根據企業情況和企業的需要,采取技術轉讓或其他可以利用的方式,為企業提供方案，結合檔案中貨物和技術方面的解決方法，獲得較好的經濟效益。

（四）積累寶貴經驗

縱觀電力供應企業的發展歷程，工程建設是不可或缺的，但檔案的開發與管理也不容忽視。電力企業檔案除書面登記外，還包含大量的專業數據、學術文獻、圖片、影像資料等，從這些資料中可以反映出電力供應企業的發展過程。電力公司在生產過程中留下的寶貴工作經驗和技術核心，對促進公司的穩定發展起著非常重要的作用。電力公司檔案保存了公司完整的技術成果和文化內涵，電力公司在發展中不斷積累經驗，促進綜合管理水平的提高，促進公司的發展。

（五）維護合法權益

隨著社會經濟的快速發展，電力行業也迎來了較好的發展機遇。電力供應公司的生產管理逐步規范，越來越重視檔案的開發和管理，甚至一些檔案可以作為維護公司合法權益的工具。任何企業的發展過程中都是不可避免涉及各方權利和義務，最原始、最真實的檔案資料是最直接、最有效的證明。對于查閱公司記錄，我們可以準確確定責任人，避免不必要的糾紛。如果沒有明確的支持和法律責任等完整的檔案材料進行參考，電力供應公司的形象將受到直接影響，可能會降低公司的企業形象。

四、企業檔案管理工作的問題及解決方法

（一）供電公司檔案管理人員管理水平普遍偏低

電力企業檔案內容豐富，涉及面廣。從這么多的檔案中很難找到有價值的信息。若想解決這一問題，不僅要有足夠的耐心，還要有高度的專業精神。然而，許多電力公司的員工不了解供電系統，整體素質也不夠高，在這種情況下，檔案的利用不能達到預期的效果，實踐中也會出現很多問題，浪費大量的人力物力。為了保障檔案發揮作用，必須對檔案管理人員進行系統培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，使檔案管理人員認識到檔案管理在電力事業發展中的重要性。

（二）供電公司檔案管理工作受重視程度偏低

隨著社會的快速發展，企業和個人都逐漸適應了快速的生活方式。人們容易形成浮躁的心理，只關注表面，沉浸于過去。許多電力供應公司也沒有對企業檔案的管理給予足夠的重視，認為收集檔案的目的是收集數據，不僅不能直接受益，而且浪費現有資源。此外，還存在一些管理上的問題，如檔案不完整、不正確等，嚴重影響了企業的發展。因此，檔案管理首先要樹立正確的管理理念，認識到檔案管理是企業發展的重要保障。

五、供電公司利用信息資源對檔案進行開發的研究

（一）積極探索創造良好的發展空間

檔案信息建設是一項非常重要的管理工作，其涉及面較廣。因此，必須對人力和物力資源進行全面管理和協調，確保檔案管理人員在經歷了長期的工作后能夠積累豐富的管理經驗。供電公司需要將工作人員的工作經驗與相關的改進意見結合起來，推動檔案工作作用的發揮。相關負責人重視管理工作，認識到待開發檔案的重要性，仔細選擇適合當前開發的項目，并充分地對其進行專項的利用，以便更好地調動每個檔案主管人員的積極性，為檔案事業的發展創造良好的發展空間。

（二）積極開發尋求更好的發展方向

檔案管理中包含的大量信息是最原始的數據，涉及面廣，具有很大的參考價值。為了創造更大的效益，供電公司需要依靠合理的檔案資料參考，因此，供電公司可以積極聽取檔案管理人員的反饋信息，將檔案信息融入企業現實中，逐步使數據更加完善。實施有計劃、有針對性的檔案管理開發和利用。

（三）加強完善管理，提供更有利的保障

在職責范圍內增強工作積極性和高度責任感，勇于創新，不斷探索適合檔案管理的創新舉措。檔案管理人員應該學習高科技管理，實現更高的檔案管理技術水平，推動檔案管理進一步發展，促進科技成果轉化。

供電公司可以經常舉辦檔案信息發展研討會，不斷拓寬視野，豐富思想，提高研究工作的分析能力。

（四）逐步優化檔案管理工作，提供可靠的基礎保障

檔案管理信息的不斷完善和豐富，既是檔案建設的根本任務，也是檔案可持續發展的動力。長期以來，檔案管理人員都將自己的全部精力和經驗用于更好地為檔案管理服務，每個環節都需要精細化的操作。此外，檔案管理人員需要豐富其職業素養，并不斷改善企業和人們對檔案信息使用的需求。此外,還要注重檔案在館藏中的應用,通過運用現有的高新技術,逐步提高利用率，推動電子文件信息管理的廣泛應用，進一步促進檔案信息資源的有序發展。

六、結束語

總之，對于電力供應企業來說，檔案的開發利用對企業的發展起著重要的推動作用，是企業管理能力的直接體現。當前,在市場經濟條件下,各行業之間的競爭日趨激烈,只有不斷提高企業的自我管理水平，才能在激烈的市場競爭中保持競爭力，謀求企業的穩定可持續發展。