電子會計檔案管理的問題與防范措施研究

耿華付晶晶

（1.國網新疆電力有限公司奎屯供電公司，新疆 烏魯木齊 833200；2.國網新疆電力有限公司，新疆 烏魯木齊 830063）

一、電子會計檔案管理中存在的問題

（一）對電子會計檔案管理重視程度不夠

在大部分的機關事業單位中，對業務工作很重視，舍得投入人力、物力和資金，但是對檔案工作重視不夠，沒能充分認識檔案對一個單位的重要性，單純的以提高單位工作業績為主，忽視了檔案工作，缺乏檔案意識，導致單位的檔案工作停滯不前。作為電子會計檔案來說，長期習慣于傳統的紙質會計檔案，對加快實現電子會計檔案管理關注相對較少，沒能將電子會計檔案管放在重要位置，沒有為電子會計檔案管理工作提供必要的資金和人員支撐。

（二）檔案信息化建設起步晚、水平低

電子會計檔案管理首先是依托于檔案信息化建設，信息化建設的程度直接關系到電子會計檔案管理工作水平。實現電子會計檔案管理是會計工作的大勢所趨，但是大多數的單位信息化建設起步相對較晚，發展水平相對較低，不能滿足電子會計檔案管理的需求，阻礙了電子會計檔案管理的實現步伐。尤其是單位在檔案信息化建設方面的各種投入都有限，更是影響了會計檔案信息資源建設的速度嚴重影響了會計檔案電子化管理的推進。

（三）會計檔案存檔不規范

國家檔案局和財政部出臺了電子發票原始憑證保存政策。對于電子發票源文件的保存，保存的電子發票源文件防止篡改、丟失的相關措施及保存方法可以滿足財政部的要求，但企業尚未形成標準。企業未實施相應的監督管理，防止電子發票來源單據被篡改和偽造。管理媒介的變化導致會計檔案歸檔不規范。

（四）審計不方便

審計時，我們應該查閱原始發票，而不是打印的發票。對于需要大量檢查和存儲的電子源文件，沒有合理的工具進行審計，以實現高效的審計。在審計過程中，我們需要顯示發票與會計憑證之間的關系，以便真實地還原所有業務。

二、解決電子會計檔案管理問題的措施

（一）加強領導重視，增加在電子會計檔案管理經費投入

會計檔案的重要性決定了會計檔案工作理應受到單位領導的重視，各單位領導要提高對電子會計檔案管理工作的重視程度，不斷強化檔案意識，認識到會計檔案電子化管理的重要性，從而加大對電子會計檔案管理的資金投入，為電子會計檔案管理提供必要的設施設備，加大在電子會計檔案技術方面的經費支持。

（二）加快推進檔案信息化建設，為實現電子會計檔案管理奠定基礎

實現電子會計檔案管理依賴于單位的檔案信息化工作，因此，各單位要加快檔案信息化建設進程，加大資金投入，配備好計算機、信息系統、電子會計檔案管理系統等信息化軟硬件，尤其是信息化安全方面，要加強信息安全管理，采取強有力的技術保障措施，確保會計檔案的安全，從而在檔案信息化基礎上推動電子會計檔案管理工作的實現。

（三）加大電子會計檔案宣傳培訓力度

改變單位負責人以及部分財務人員陳舊觀念。很多單位負責人出于滿足審計查賬等需要角度考慮，認為電子會計檔案滿足不了這些要求。其實這是片面的，要糾正單位負責人的這種觀念。同時針對他們擔心電子票據容易篡改，反復使用等問題，用實際案例說明科技賦能后的電子單據其實比紙質單據更安全，更能夠防止反復使用。部分財務人員對電子單據的認識也存在誤區，以為將紙質單據掃描形成電子文檔就變成了電子單據，實際上電子單據是由電子軟件自動生成的，其具有唯一性，與紙質掃描件具有本質不同。單位加大財務人員培新力度，讓其掌握電子會計檔案相關知識與技能，將大大減少單位推行電子會計檔案阻力，提升效率。

（四）重視技術投入，不斷優化軟硬件平臺

升級的財務核算軟件、面向電子會計檔案的管理系統要想發揮真正效用，必須依托過硬的軟硬件平臺。所以單位應當重視技術投入，不斷優化軟硬件平臺，確保數據存儲介質質量可行，安全有效。同時，應加強對相關軟硬件的維護、做好安全保密，確保電子會計檔案安全性。

（五）管理系統符合完整業務基本流程邏輯

檔案管理系統與電子會計檔案系統的對接可以滿足完整的業務邏輯關系。在財務系統或ERP 系統中，需要復制總賬、明細賬和相應會計憑證的邏輯關系。您需要查看每個憑證對應的業務單據、原始憑證和發票憑證，以及在哪個明細賬中，它需要符合財務人員的傳統交易習慣。

（六）增加會計檔案憑證鏈管理的防篡改技術

防篡改涉及兩個技術節點，不僅是歸檔環節，還有完整的鏈條。在數據的采集、報銷、記賬過程中，需要新的技術來保證數據的變化和調整。區塊鏈技術，數據是零篡改的，這項技術是全球公認的。它可以對檔案的整個過程進行加密，保證整個過程中的數據是零篡改的。一旦發生篡改，各方都可以找到它。在存儲方面，電子源文件是分散的。

結論：利用電子會計檔案可以縮短信息傳遞的時間，提高運作效率，降低管理成本，增強工作的可操作性，實現會計檔案的規范化全過程管理。但是，企業在實施電子會計檔案管理的過程中，也遇到了一些困難和挑戰，如原始檔案收集不規范、防偽措施不具體有效、防篡改、重復報銷證明、審核不方便等，會計檔案歸檔不規范。增加了電子會計憑證源文件的采集方式，實現了移動終端報銷的數字化流程，實現了智能化。財務管理流程和管理系統符合完整的業務基本流程邏輯，增加了會計文件的防篡改技術憑證鏈管理，引入技術解決安全風險，但解決方案不系統、不全面，需要更好的擴展解決方案。