簡析人力資源檔案管理中的問題與對策

胡秀平

（河南省濮陽市范縣人力資源和社會保障局，河南 濮陽 457000）

目前，我國大部分企業的人力資源檔案管理依然存在著諸多問題，包括工作效率偏低、檔案管理不足、對檔案服務認知不足以及相關大人員素質偏低等等。所以，企業需要采取合理及科學措施促使人力資源檔案管理工作得到改良和優化，并要求規范檔案管理制度以及強化信息化管理。同時，還需要提高檔案管理工作人員職業素養和綜合能力，讓企業整體檔案管理工作實現優化和完善。

一、人力資源檔案管理工作中存在的問題

（一）工作效率低下

目前，大部分企業檔案管理工作效率過于低下，這對于企業的長久發展造成了嚴重地阻礙和不良的影響。企業應當針對人力資源檔案進行合理以及科學地管理。比如收集外來務工人員的基本資料，歸檔整理務工人員職業發展方向與工齡等，在務工人員職位發生變化時要相應地收集與存檔新的資料，資料收集過程中必然會耗費管理人員大量時間。然而，由于當前不能夠對檔案收集工作步驟進行簡化，這在很大程度上影響了資料利用效率[1]。

（二）檔案管理的不足

檔案管理工作對于工作人員的專業水平與綜合素質要求較高，網絡技術與信息技術的有效應用改變了人力資源檔案管理工作模式，但是，依然存在很多不足以及較大局限，如檔案調取不成功。

（三）對檔案管理的服務認識不足

檔案保管與調用屬于服務性工作，在員工入職或者是離職時，企業或者是員工需要調取相關的檔案，或者是在開展檔案保存續費業務時，程序相對而言非常繁瑣，加上人員對檔案管理的認識不足，導致經常性地出現檔案丟失以及信息不全面等問題，這在很大程度上削弱了檔案管理的服務性特點。

（四）檔案管理人員素質有待提高

在當前，由于受到了傳統檔案管理理念的影響，依然存在著一部分企業工作人員缺乏對于人事檔案管理高度重視的問題，甚至存在著一崗多職的問題。人事檔案管理工作人員頻繁進行更換，這樣往往導致職工的工作缺乏連續性。部門中甚至有一部分人員身兼數職，無法保障檔案工作落實到位[2]。這就需要當前的檔案資料管理人員進一步提高自身服務能力和服務水平。

（五）人力資源檔案管理的技術手段落后

現階段，人力職員在開展檔案管理工作中主要采用傳統的工作方式，不重視對計算機技術與相關軟件的運用，影響了檔案管理工作的質量與效率。與此同時，當前的檔案管理人員以兼職人員為主，上崗之前未接受專業化的培訓，他們便會認為這一職業的職責僅僅是簡單地開展登記與分類管理等工作，這就會給人力資源檔案管理工作帶來不利影響[3]。

二、加強人力資源檔案管理工作的措施

（一）科學規范的制度管理，提高檔案工作效率

要想推進人力資源檔案管理工作的順利進行，構建起完善的檔案管理制度是必不可少的。這就要求部門制定相關的檔案管理工作標準，規劃檔案管理的程序，以此保證檔案管理工作質量與效率[4]。與此同時，部門需要構建起完善的管理制度，規范與約束檔案管理人員的行為，使他們按照要求開展相關的工作。部門還需要調動人員的工作熱情，提升他們的責任意識，推進檔案管理工作高質量的進行。此外，部門還需要執行檔案管理制度規范，明確檔案管理工作實施環節與程序，明確檔案的保存，資料管理的方式。

（二）信息化的檔案管理，提升管理層次

基于信息時代的背景下，部門要重視現代化信息技術的有效應用，通過推行信息化檔案管理模式，改變檔案管理工作質量與效率低下的局面，實現檔案的快速查找、分類以及節約空間等。當前，人力資源檔案管理工作開展的過程當中，由于所采取的管理方式是相對較為陳舊和落后的方式，這就會導致整體工作效率及工作質量偏低的情況。為此，部門需要轉變傳統的管理方式，要實現信息化的管理。信息化管理可以提高檔案資料管理速度，同時也可以實現檔案資料統一化以及系統化管理，顯著提高檔案管理工作水平以及工作效率。此外，為了實現全面信息化管理，部門還要注重下列其他內容：第一，要進一步的強化資金投入，購置人力資源檔案管理所迫切需要各種硬件和軟件設施。例如打印機、掃描、電腦等等，切實保障檔案管理工作得到全面落實。第二，要結合實際情況制定合理及科學的信息化檔案管理策略，并且在實際工作開展的過程當中還應當要建立專門性檔案監督部門，實現檔案管理的信息化和科學化。

（三）提高檔案管理人員的職業素質

對檔案管理人員進行專業化與系統化培訓是非常必要的，這就要求部門定期組織開展對檔案管理人員的培訓，全面地提升檔案管理人員的職業素質與工作水平。其中，對計算機操作水平低的工作人員，部門要對他們進行專業的崗位培訓，使其能夠熟練地運用計算機技術開展網絡文件傳遞工作。與此同時，企業要重視對技術人才的引進，不斷充實檔案管理人員隊伍，為檔案管理工作質量與效率的提升夯實人才基礎。此外，部門應當要求增強工作人員的保密意識，以此為檔案記錄的安全性與穩定性提供重要保障。

結語

綜上所述，對于人力資源部門而言，應當全面地提升檔案管理工作質量與效率，這樣，便可以實現人力資源的優化配置以及科學管理，同時促使企業經濟效益和市場競爭能力得到提升，進一步地推進企業的成長與進步。