檔案管理工作中存在的問題與思路分析

陳潔

（無錫市濱湖區(qū)人才服務(wù)中心，江蘇 無錫 214000）

在中國人力資源管理過程中，檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，它記錄了一個人員的基本學歷，政治面貌等關(guān)鍵信息關(guān)系一個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及未來前途，檔案管理同樣也會涉及人員的考核評價，以及檔案的調(diào)入調(diào)出等多項工作。從這一角度而言，促使檔案管理逐步加強，確保檔案管理具有一定的科學性，是非常關(guān)鍵的。

一、當前我國檔案管理過程中的主要問題

（一）檔案管理重視程度不高

眾所周知，檔案對于一個人是非常關(guān)鍵的檔案管理，也是非常重要的一件事，但是對于我國當前人力資源管理過程中，對于檔案管理的重視程度卻并沒有達到事件重要性的高度。無論是相關(guān)的檔案管理人員還是企業(yè)內(nèi)部的員工，甚至是檔案管理相關(guān)的主管，在意識層面上都沒有對檔案管理有較高的重視。甚至還存在著個別區(qū)域的檔案管理人員，并沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識，甚至從來沒有接觸過檔案管理相關(guān)工作，因此在具體工作過程中，無論是從意識上還是從專業(yè)程度上，都不利于檔案的有效管理。

（二）整體檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

我國目前人力資源管理過程中，檔案管理人員工作能力無法滿足，現(xiàn)有的崗位需求的情況也是普遍存在的，一方面對于檔案管理業(yè)務(wù)了解不足，往往是通過被動的方式去進行檔案管理，當員工或個人有相應(yīng)的需求，需要對檔案進行查找和存檔的時候，工作人員才進行相關(guān)的操作，這一角度而言，在整個檔案管理鏈條中，管理能力是相對薄弱的。相關(guān)的組織單位對檔案管理本身就存在著不重視性，而具體的檔案管理人員綜合素質(zhì)又不達標，往往就會出現(xiàn)更多的問題，甚至有個別單位出現(xiàn)了臨時調(diào)用在職人員的情況，將這一崗位是做任何人都可以做的兼職類崗位。一方面要相關(guān)的工作人員有耐心，另一方面在專業(yè)技能上還需要對人力資源認知有一定的了解。從事檔案管理工作是非常專業(yè)的，但是當前很多單位聘用合同工或者是臨時工來進行檔案管理，往往出現(xiàn)了很多問題。

（三）人力資源配置不合理，檔案管理壓力大

檔案管理工作量比較大，因此壓力也比較大，一方面需要對檔案進行非常嚴格的分類存儲以及全流程的管理，涉及的文件種類以及文件性質(zhì)也是比較復(fù)雜的，但是由于正式程度不足，在檔案管理崗位上的人員相對而言比較少，專業(yè)性不強，因此檔案管理工作壓力比較大。

（四）檔案管理工作整體投入偏低

更多的單位往往關(guān)注到經(jīng)濟效益，對于檔案管理工作本身重視不足，因此在檔案管理過程中投入的資源就比較少，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施就比較薄弱，從軟硬件設(shè)施上看，更多的企業(yè)對于檔案管理都沒有進行較大的資金投入。

二、有效提升檔案管理工作效率的對策

（一）增強檔案管理意識，加上檔案管理隊伍建設(shè)

隨著信息化時代的到來，人們已經(jīng)逐漸采用了智能時代的新產(chǎn)品來代替人工操作，因此檔案管理也絕不是簡單的手工記錄和整理相應(yīng)的信息，而是通過信息化的手段來實現(xiàn)信息的分類以及數(shù)據(jù)的整理和存儲調(diào)用等工作，從這一角度而言，檔案管理需要加強信息化建設(shè)與時俱進，全面提升檔案管理工作水平，而第一步就是要促使相應(yīng)的管理者素養(yǎng)整體提升，強化其對檔案管理工作的認知，不斷優(yōu)化管理隊伍的落后觀念，通過宣傳教育等方式促使單位對于檔案管理有一定的重視程度。當然強化檔案管理，人才建設(shè)加強隊伍建設(shè)，首先需要在選用育留方面入手，在人才的選用上優(yōu)先選擇專業(yè)能力強，具有一定經(jīng)驗的人員從事檔案管理工作，其次還需要進行有效的專業(yè)化培訓(xùn)，這樣才能夠真正保障檔案管理的效率得到有效提升。

（二）實現(xiàn)檔案管理工作的標準化運作

首先要注意保障檔案相關(guān)流程的梳理，明確相應(yīng)的制度，同時還需要注意從檔案的時效性以及完整性等方面入手，促使檔案管理工作更加完善，首先需要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)要求，在此基礎(chǔ)上，堅持歸檔資料價值最大化原則，除此之外還需要注意，文件歸檔要特別注意時效性，同時也要保證其完整性。這就要求在進行文件歸檔的過程中，要關(guān)注到文件是否是整個工作任務(wù)完整版的文件是否存在著混亂或者無序的情況，此外檔案管理人員還要分清主次，避免有效文件和已經(jīng)歸檔的文件混淆，存檔要進行分類并進行有效的編號標識，這樣才能真正提升文檔管理的整體價值。

（三）增加資源投入，完善檔案管理機制

信息化時代要想實現(xiàn)檔案管理的有效性就需要投入大量的資源，特別是硬件設(shè)備的投入是非常必要的，這樣才能有利于檔案管理設(shè)施的不斷完善，促使相關(guān)的檔案管理人員能夠?qū)⑾鄳?yīng)的紙質(zhì)版的資料檔案進行有效的保存。除此而外，還需要注意嚴格遵循檔案相關(guān)的法律法規(guī)，在法律要求的基礎(chǔ)上，增強檔案管理的有效性，確保檔案管理的真實性。需要注意的是在檔案管理機制構(gòu)建的過程中，還需要嚴格按照檔案管理機制的要求，采用多途徑的方式增加資源投入，例如可以通過構(gòu)建BI M 技術(shù)管理系統(tǒng)對檔案進行管理，從而保證系統(tǒng)的運作能夠?qū)崿F(xiàn)檔案科學化以及合理化。

三、結(jié)束語

檔案管理工作實際上是一項機密，性較強，對安全性要求較高，同時也更具有政策性和針對性的工作，無論是在企業(yè)或者是事業(yè)單位中，檔案管理都是非常重要的。本文分析了目前檔案管理工作過程中存在的主要問題，并提出了相應(yīng)的解決策略。對于進一步提高我國檔案管理的整體水平，提高具體辦公的效率，有著非常重要的意義。