試論婚姻登記檔案管理存在的問題及對策

陳明玉

（單縣民政局婚姻登記處，山東 菏澤 274300）

一、前言

檔案管理工作貌似是一項非常枯燥無聊的工作，而且有很多人抱怨檔案管理工作的工作量非常大，并不重視該工作，這就導致了現階段我國檔案管理工作地發展相對來說比較落后，而落后的工作體制對于我國居民的合法權益的維護來說是非常不利的，而且還容易造成居民個人信息的泄露，或者居民調取檔案的不變，因此要對我國檔案管理體制進行改革和完善，還去更加科學有效的管理體制和管理方式是非常有必要的。通過綜合性的分析發現，信息化以及數字化的管理方式是我國未來婚姻登記檔案管理的發展趨勢。

二、婚姻登記檔案管理的具體內容以及管理的范圍

婚姻登記檔案主要是涉及到兩個當事人在婚姻關系上的變更，包括結婚登記，撤銷婚姻以及離婚登記等幾個方面，而且在補發結婚登記證書的過程中也會形成相應的檔案。你說婚姻登記檔案對于當事人婚姻關系的發展和維系來說是非常重要的，如果當事人在婚姻關系維系期間出現了各種問題，那么就需要依靠婚姻登記檔案進行相關的處理和分析，這也是我國民政部門檔案管理的重要內容。婚姻登記檔案管理的范圍就包括了范式與婚姻關系變動有關的各種數據和資料，都屬于婚姻登記檔案的管理范圍，一般情況下，可以分為以下四個方面，結婚登記，撤銷婚姻，離婚登記，補發婚姻登記證。而在具體婚姻檔案的管理和歸檔過程中，要根據不同種類歸屬于不同的方面，比如說如果是人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決，應當歸屬于撤銷婚姻類別的檔案。如果兩個人之間屬于正常的夫妻，不和而離婚，所產生的資料和信息就要歸屬于離婚登記類。在2000年之后，我國陸續出臺了各種婚姻登記檔案的管理方式，我國文書檔案在管理過程中已經形成了一套比較科學完善的管理方式，目前隨著我國科學技術以及互聯網技術的不斷發展，數字化的文書檔案管理已經成為現階段的主流管理方式，但民政局檔案管理過程中也已經形成了相應的個人平臺，當事人可以通過手機或者網絡來查詢自身的婚姻登記檔案信息，更加便于我國居民對于各種信息的選取和使用［1］。

三、現階段我國婚姻登記檔案在管理過程中的問題

通過以上的論述，可以發現，我國在婚姻登記檔案的管理過程中，管理的內容相對來說不是特別多，但是由于我國人口基數比較大，所以所產生的檔案信息數量是非常龐大的，因此，在進行婚姻登記檔案管理過程中，每位工作人員的工作量是非常龐大的，同時再加上其他一些主客觀因素的影響，也就導致在檔案管理過程中出現各種各樣的問題，如果任由這些問題長期發展，不進行良好的解決，那么會形成比較惡劣的社會影響，比如說會導致居民對于政府的信任感降低，嚴重的還會引發社會動亂，對社會的發展是非常不利，所以對于這些問題應當進行深入的分析，然后提出有效的解決措施。具體來說，問題主要表現在以下幾個方面：

（一）管理人員不夠重視，缺乏有效的管理體制

通過對我國多所民政局的暗訪中發現，在上班時間仍然有很多民政局工作人員出現玩手機，上班不專心的現象。這種行為是非常惡劣的，已經嚴重影響了當事人的合法權益，造成這種現象的主要原因是相應的部門沒有引起足夠的重視。婚姻登記檔案管理工作是一項非常重要的民生工作，是直接關系到每個公民的基本合法權益的，因此必須要加強有關部門的重視。通過對一些婚姻登記檔案管理機構的調查中發現，這些機構之所以缺乏良好的效益，主要是因為他們沒有一個合理的管理體制，比如說缺乏正確的監督和管理，在工作過程中，由于民政局屬于事業單位，很多員工在這里就抱著混日子的想法，缺乏工作熱情和工作積極性，另外也沒有將員工的個人升職體系與每個員工的績效掛鉤，這就導致了問題的加劇。其次，在婚姻檔案管理過程中，經常容易出現檔案移交的情況，而由于缺乏相應的管理體制和移交手續標準，在檔案的移交過程中經常出現檔案丟失或移交不完全的情況，這對于社會資源來說是一種浪費，而且還很容易造成當事人個人信息的泄露。最后在個人信息檔案移交之后，原有的檔案儲存地也沒有相應的備份，而新移交的民政部門又出現無法容納檔案的情況，這就很容易導致檔案管理的空缺。

（二）保存形式單一

現階段在我國很多婚姻登記檔案管理部門仍然采取著紙質版的檔案管理方式，這種管理方式在一定程度上浪費了社會資源，而且不易保存，紙質版檔案也在管理過程中經常容易受潮，字跡不清等現象，這對于保證檔案的完整性來說是非常不利的。其次，一些書面文字的檔案的保存相對來說還比較容易，但是檔案的形式是多種多樣的，比如說視頻，音頻等，而這些檔案在管理過程中所占的空間相對來說是比較大的，而我國很多檔案管理機構的占地面積并不大，如果不采取有效的檔案管理方式，那么隨著時間的流逝，檔案管理的數量只會越來越多，會加重當地檔案管理的難度和工作量。

（三）檔案管理的信息化水平比較低

隨著我國科學技術的不斷發展，我國已經進入了信息化時代，高新技術已經融入到各行各業的發展過程中，特別是大數據分析技術，已經為我國各行各業帶來了比較大的，但是在我國婚姻登記檔案管理過程中，仍然采取的是比較傳統的人力管理的方法，該方法管理效率低，而且經常容易出現失誤或者遺漏的現象，不利于我國婚姻登記檔案管理工作的順利開展。而且有些機構的婚姻登記檔案管理仍然采用的是紙質版的檔案，相對來說，紙質版的檔案管理難度更大，而且借閱的手續和難度也比較大。這些都是婚姻登記檔案管理信息化水平比較低的表現，為了提高機構婚姻登記檔案管理的效率，機構的婚姻登記檔案管理工作要不斷地進行改革和完善。

（四）婚姻登記檔案的利用率比較低

婚姻登記檔案記錄了當事人在一個時間段內的所有婚姻活動。通過對婚姻檔案所包含的內容來看，在實際的生活中，婚姻檔案所發揮的作用是非常大的，但是通過相關調查發現，由于各方體制的原因，婚姻檔案在利用過程中的利用率是非常低的，主要是由于婚姻檔案的借調工作相對來說比較困難，而且各種手續的辦理工作比較繁瑣，即使作為當事人在進行婚姻檔案的借閱過程中，仍然要遵循各種各樣的條件。甚至也會出現當事人根本無法借調自身檔案的情況，而這些因素的存在，就導致了婚姻登記檔案的利用率比較低，如果檔案在儲存過程中沒有相應的利用率，那么這些檔案就只是一堆廢紙，發揮不了它的根本作用［2-5］。

四、加強婚姻登記檔案管理工作的措施

上文中已經分析了在新形勢下我國婚姻登記檔案管理工作所面臨的難題和阻礙，因為這些問題的存在，對我國婚姻登記檔案管理的工作造成了嚴重的阻礙，對于機構的發展是非常不利的，因此，機構的相關負責人以及婚姻登記檔案管理部門應該積極的采取措施進行應對，以下就是針對上述各種問題所提出的具體措施

（一）盡快制定各類婚姻登記檔案管理法規

在婚姻登記檔案管理過程中，需要有比較完善的婚姻登記檔案管理法規，讓相關機構在進行婚姻登記檔案管理過程中嚴格按照相關法律規定來進行婚姻登記檔案管理工作，讓各項婚姻登記檔案管理工作都有法可依，依法落實。這就需要我們國家盡快完善相應的立法工作，在立法過程中，充分的對我國機構在婚姻登記檔案管理過程中所產生的問題和遇到的阻礙進行充分的調研，還有傾聽各個機構相關負責人的意見，制定一套相對來說比較完善的婚姻登記檔案管理法規，而該法規也需要隨著社會經濟的不斷變革進行不斷的完善。只有這樣才能確保婚姻登記檔案信息的準確性和可靠性，才能為機構的發展提供更加有力和可靠的數據支持

（二）完善監督體系

在婚姻登記檔案管理過程中，由于其中所牽扯到的利益關系相對來說比較復雜，經常出現收受賄賂，以權謀私的現象，嚴重影響了婚姻檔案保管的私密性和安全性，所以一定要制定一套比較完善的婚姻登記監督體系，可以通過設立第三方監察小組，對每個地區的婚姻登記檔案管理部門進行相應的突擊檢查，對他們檔案管理的具體內容進行有效的評價，嚴厲的指出，其中的一些問題，并且勒令他們及時整改。

（三）培養專業的婚姻登記檔案管理人員

良好的婚姻登記檔案管理工作必須由掌握專業的檔案管理知識和管理技能的人員來進行，所以各機構在發展的過程中，要注重對與檔案管理人員的培訓工作，每年定期組織相關的檔案管理人員進行檔案管理工作的培訓，并且將培訓的結果納入到工資獎金體系中，可以有效地提高培訓人員的培訓熱情。其次，在我國的一些高等院校中，也可以設立專門的檔案管理專業，作為研究生的二級學科進行廣泛招生，這還需要充分發揮政府的扶持作用，共同致力于專業的婚姻登記檔案管理人員的培養工作。

（四）提高信息化的水平

目前我國科學技術飛速發展，各種高新技術的應用范圍非常廣泛，在婚姻登記檔案管理過程中，也要加入高新科技，比如說大數據分析技術可以通過該技術建立相應的平臺，可以有效地實現對婚姻登記檔案的收集和整理工作，而且在很大程度上也方便了機構內部員工對于婚姻登記檔案的提取和查閱。但是在加強信息化水平的過程中，要特別注意對婚姻登記檔案的保護工作。

（五）提高婚姻登記檔案的利用率

首先要建立相應的數據庫，對所需要查閱婚姻登記檔案的人員開放相應的權限，讓他們可以進行及時有效的提取相關的婚姻登記檔案，如此一來，可以在很大程度上提高他們查閱婚姻登記檔案的便利性［5-8］。

五、結束語

綜上所述，在我國婚姻登記檔案的管理過程中仍然存在著很多的問題，而這些問題對于居民的個人生活來說已經造成了非常嚴重的影響，因此，針對婚姻檔案管理工作，本文也提出了一些具體的解決措施，希望可以為管理部門的工作提供一點借鑒和參考，而相應的管理部門也應當根據現階段社會發展的主流形式，對管理的方式和管理的體制進行充分的完善，爭取采取更加高效科學的管理方式，為居民提供一個更加安全的檔案管理環境，保障公民的合法權益，提高人民的滿意度。