醫院檔案管理業務流程的優化思考

李一帆

（齊齊哈爾市第一醫院，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

引言

醫院檔案管理工作的有效開展進一步為醫院各項工作開展提供了有效的保證，在醫院檔案管理業務流程優化過程，要結合具體管理工作實際，有針對性地制定更加完善的優化方案，從而創新管理體系，進一步運用更加高效的管理模式，全面保證醫院檔案工作效率，具體分析如下。

一、醫院檔案管理業務流程的優化的重要性

（一）實現醫院檔案信息資源的共享

基于大數據時代環境，信息技術的發展更為迅猛。各行業均會通過信息技術來提高自身的管理能力，同時優化對信息的處理和共享能力。我國多數三甲醫院均建立了相對完善的信息化平臺，可通過該平臺來實現對信息的高效管理。構建信息共享數據平臺便是綜合運用網絡、通信及信息模擬等技術手段，對醫院內的各類管理工作進行信息化管理，其中檔案管理工作便是信息化技術的重要應用領域。

在完成大數據信息共享平臺的建設后，醫院內的相關職能部門若想獲得人員的專業資料、技術培訓和學歷等方面的信息，便可通過信息平臺來進行獲取。同時還可借助共享平臺來了解醫院的資源、固定資產、人員結構及所儲備的藥品等各類信息情況。信息化資源平臺可實現醫院內所有數據信息的協同共享，讓不同的職能部門均能夠在最短的時間內獲取目標信息，從而全面提高相互協作的效率，為優化醫院的工作質量和服務效果提供保障。

（二）給醫院管理者在決策時提供信息

醫院存儲的各類檔案內容均可體現出醫院成立以來所有的經營和管理情況，檔案工作便是采取更為妥善的方法，針對全院員工的檔案信息及各類資料進行科學整理，檔案管理也是保證醫院所有檔案信息完整性的重要方式。通過對醫院內檔案管理工作的革新，便可明顯提高該項工作的標準化和信息化水平，從而持續提高醫院的檔案管理工作質量，最終發揮出檔案信息的使用價值。醫院內的相關科室也可參考檔案資料來做出決策，從而提高醫院經營的正確性。

二、醫院檔案管理業務流程的優化的具體思路

（一）對傳統的醫院檔案業務流程進行再設計

系統優化以往醫院檔案管理工作的實施流程，結合目前醫院的發展特征和檔案管理工作的實際需求，對已經形成的工作流程進行創新優化，從而構建出更為合理和順暢的管理模式。首先，需對檔案管理工作各流程的人員進行明確設置，確定醫院檔案各流程的具體執行人員，從而保證能夠有專人負責具體的工作內容。一般來講，醫院的檔案資料會由辦公室或者專門的檔案管理部門負責，相關科室的人員也需同步承擔檔案管理工作。此外，醫院也需重新規劃檔案管理工作的流程，主動迎合信息化工作地發展要求，持續對管理流程進行創新完善。如目前醫院的后勤部門或者檔案管理部門人員在獲得檔案資料后，便需先將紙質文檔轉化為電子形式，此后再將電子檔案信息進行歸類整理，完成上述操作后，再將電子文檔內容上傳到管理層進行審批，通過后便可共享到平臺供信息需求者調閱查詢。檔案管理工作者可通過自動化的辦公軟件來對檔案信息內容進行歸類，并制作出索引，系統整理檔案信息，按照規定做好備份。由于醫院檔案管理工作的流程較為復雜，且涉及的人員數量也較多，因此管理部門需先梳理出清晰的流程，并結合具體的管理崗位設置明確的職責，確定不同人員在整個檔案信息管理流程中的具體作用，從而共同形成無縫連接的管理方式。

（二）醫院檔案管理業務流程的具體實施

在科學確定醫院檔案管理的工作流程后，便需對檔案信息進行有效的處理和使用。在具體開展工作期間，需盡量優化工作的質量，先對醫院檔案管理工作的流程和實施效果進行客觀分析，保證各項工作扎實推進。具體來講，醫院的檔案管理工作流程需做到標準化設置，并依據既定的流程標準組織相關人員參加必要的崗位培訓活動，讓其依據新型的流程來對檔案信息進行歸納整理。相關人員需嚴格按照革新的流程細化落實，保證將管理工作滲透到醫院檔案管理的各環節。需針對醫院檔案的產生、整理到報廢全過程進行優化處理，不斷推動業務升級，讓醫院檔案管理工作更為系統。最后，醫院還需定期對優化后的流程進行檢查，保證醫院檔案的管理流程全面完善，不會存在疏忽和漏洞，能夠輻射醫院檔案管理工作的各個細節，充分迎合醫院檔案管理工作的要求。醫院的檔案管理職能部門需對其他科室的檔案管理及業務流程提供必要的指導，調動全體員工共同努力，認真落實相應的管理流程，嚴格按照優化的流程來處理醫院檔案內容。對檔案管理工作的流程進行優化也需持續進行，并在具體實施管理工作時注意總結和反思，及時發現問題，并采取有效的措施進行優化處理，不斷提高流程的完善性，針對新的問題來提出優化方案，從而明顯提高醫院檔案管理的有序性，從而發揮出醫院檔案管理工作的實用價值。

（三）重視電子檔案管理系統中流程優化

在對醫院的電子檔案進行管理時，需持續進行完善創新，確定電子檔案的管理細則和特征，通過深化研究檔案管理工作的特征來開展更具時效性的創新，從總體層面進行細化完善，不斷優化醫院檔案管理工作的實施效果。醫院的檔案管理工作，其過程的復雜性較高，且涉及的內容更為廣泛。管理人員需技術明確管理工作的具體目標和任務內容，形成更為完善和實用的信息化管理平臺，側重發揮行業前沿的技術手段來推動醫院檔案管理工作的實施效果，側重加強對信息資源的開發和使用效果，不斷對檔案內容進行完善，依據電子檔案的具體要求，充分凸顯信息技術的優勢功能，對信息進行高效的管理，從而將管理技術與內容進行融合，轉變以往的管理思路和方法，為信息使用者提供更為便捷的服務支持。

需積極建立更為有效的檔案管理系統，并對業務流程進行創新規劃，如側重收集電子文檔和檔案資源信息內容，合理對傳統檔案信息進行數字化轉化，持續對其進行革新，實現對數字資源的合理開發，不斷提高資源的使用效率。電子檔案系統本身便可實現較為理想的管理職能，尤其在目前的管理需求指導下，醫院更需對檔案管理的核心進行優化設置，建立有序的管理系統，保證以人本思想指導數字信息的收集、處理和運用，不斷發揮檔案管理工作的功能，為用戶提供更高質量的檔案信息服務。

在對流程進行管理期間，檔案信息管理人員需在已形成的管理流程的基礎上研究創新的渠道，不斷優化和調整流程設置，明確不同環節之間的關系，從而實現對流程的細化完善，推動電子檔案管理工作的持續發展。通過合理規劃流程，便可從本質上降低信息管理的風險，同時壓縮成本，達到創新應用信息的目的。目前需以國家制定的標準為指導，不斷對醫院檔案管理工作進行創新。全面優化檔案資源的存儲，通過具體的流程來控制信息存儲的風險，保證檔案信息內容更為準確，同時還需持續提高信息系統的穩定性，使用必要的防病毒軟件和具體措施，為電子檔案信息管理形成更為可靠的管理流程，不斷提升管理工作的實施效果。如目前在電子檔案管理工作中仍然會出現較為明顯的安全問題，主要原因為網絡環境因素更為復雜，風險程度更高，這也會對信息的可靠性形成一定的威脅。因此靈活運用科學的流程管理手段，便可客觀評價電子檔案管理的價值，采取更為有效的措施進行優化完善，從而避免檔案管理工作不符合實際，盡量降低風險對信息真實性的影響，盡量將控制手段前移，保證各環節均能夠達到優化程度，提高信息管理的質量和效能。

三、提高醫院檔案管理業務流程的優化水平的建議

（一）提高醫院檔案管理人員的綜合素質

基于新醫改的發展環境，醫院若想全面實施檔案管理工作，便需充分發揮計算機等信息化手段的優勢，不斷提高檔案管理工作的數字化水平。這也對管理人員自身的信息化素養提出了更高的標準。以往檔案管理人員所掌握的信息技術較少，在具體使用信息化技術期間也會頻繁出現操作失誤，這便明顯降低了檔案管理工作的水平。因此檔案管理工作者便需積極掌握有效的信息化管理手段，不斷提高自身的職業技能。醫院可依據具體的崗位內容和要求選擇適合的人員完成工作，保證其工作經驗和能力能夠達到崗位的要求，從而能夠高質量完成工作內容。醫院可派遣管理人員外出學習，或者聘請專業人員來院開展專題講座或培訓活動，以此不斷提高管理人員的職業素養。此外，醫院還需配套建立相應的獎懲機制，通過對管理人員工作質量的考核來客觀衡量檔案管理人員的工作效果，以此促進員工能夠提高工作意識和積極性，促使其充分發揮潛能來優化工作質量。檔案管理人員自身也需形成更為主動地學習意識，積極學習行業先進的管理理念和方法，持續提高自身的管理工作能力，從而全面提高管理工作的實施效率和效果。

（二）完善醫院檔案管理制度

醫院在開展檔案管理工作時，需側重以國家的相關法律和醫院的實際情況作為指導，妥善收集和保管各類檔案材料，形成科學和完善的管理體系，建立具有可行性的檔案管理制度，以此作為具體工作的開展依據。具體來講，相關管理人員需掌握更為全面的檔案管理知識，將個人工作細化落實，持續對資料和數據進行更新，為各科室的工作人員提供更高質量的信息服務，有效保障醫護人員提高專業水平，為患者提供有效的治療，不斷優化醫院總體的經營和管理效果。檔案管理工作者還需及時搜集患者的信息，形成完善的電子檔案形式，并持續結合患者的病情變化對信息內容進行更新，尊重患者的隱私，嚴禁患者信息出現泄露的情況，避免與患者發生該方面的糾紛。醫院的檔案管理者需與其他科室的人員保持密切的溝通，及時掌握檔案信息管理工作需要改進的方面，接受他人的建議，不斷對檔案管理的流程進行完善，從而建立起更具有實用性的管理機制。

（三）增加醫院檔案管理的資金投入

以往的檔案管理工作所需投入的成本較高，這也是檔案管理部門難以技術對設備進行維護和更新的主要原因。該問題不但會對檔案管理工作的實施形成一定的阻礙，同時也會影響檔案管理工作質量的提高。因此，政府需對醫院提供必要的技術支持，并采取政策措施進行針對性的扶持，為醫院提供更大的資金保障，提倡運用數字化的手段來對醫院檔案管理工作進行優化。醫院自身也需高度重視檔案管理設備的管理，加大資金支持，主動引進先進的設備類型，為醫院實現信息化的檔案管理提供硬件條件支持。

結束語

總之，通過以上分析，結合醫院檔案工作開展實際，具體研究了有效的業務管理優化方法，作為檔案工作人員，要不斷學習先進的檔案管理方式，科學地加強實踐管理能力，從而提高醫院檔案業務水平，有效地為醫院相關工作開展提供檔案數據支持。希望通過以上分析，能進一步加強實踐研究水平。