淺談如何更加科學(xué)的管理人事檔案

吳建清

（蓬萊計(jì)劃生育協(xié)會(huì)，山東 蓬萊 265600）

一、前言

人事檔案是每一個(gè)人在社會(huì)上行動(dòng)軌跡的一個(gè)縮影。人事檔案直接反應(yīng)了人員的家庭背景、學(xué)歷、社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)資格等等人事內(nèi)容。如何更好地提高事業(yè)單位發(fā)展水平是極為重要得到，因此，在此篇文章當(dāng)中，主要針對(duì)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)行全面的分析，希望為發(fā)展帶來(lái)一定的幫助，奠定良好的基礎(chǔ)。

二、人事檔案的特征

（一）立檔單位的統(tǒng)一性

人事檔案材料是干部本人成長(zhǎng)、發(fā)展的歷史縮影,它真實(shí)客觀地反映了干部的本來(lái)面貌,雖然每個(gè)人的成長(zhǎng)不盡相同,但是人事檔案材料圍繞他的成長(zhǎng)經(jīng)歷所收集的內(nèi)容基本相似，有許多共性的東西,因此,人事檔案的立卷.分類(lèi)是統(tǒng)一的.一致的,每卷人事檔案實(shí)體部分都分成十大類(lèi):履歷類(lèi);自傳類(lèi);鑒定,考核.考察類(lèi);學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、職稱(chēng)類(lèi);政審類(lèi);參加黨團(tuán)類(lèi);獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi);黨內(nèi)外處分類(lèi);工資.任免、錄用、出國(guó)類(lèi);其他(可供組織上參考的)類(lèi)。

（二）材料的分散性

1.人事檔案材料收集規(guī)定了人事檔案材料的分散性。人事檔案的材料內(nèi)容大部分是由組織人事部門(mén)形成的，也有其它各級(jí)部門(mén)形成的材料,比如獎(jiǎng)勵(lì)材料,既有本單位的先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)材料,也有省級(jí)國(guó)家的先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)材料,人事檔案材料產(chǎn)生面廣而雜,材料形成單位不統(tǒng)一。

2.人事檔案管理體制造成了人事檔案材料形成的分散性。人事檔案是組織人事部門(mén)知人善任的重要依據(jù),必須在直接觀察了解一個(gè)人現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的同時(shí)，查閱人事檔案,系統(tǒng)了解一個(gè)人過(guò)去的經(jīng)歷和工作情況。只有全面、歷史的了解個(gè)人,才能科學(xué)用人，防止出現(xiàn)擅長(zhǎng)科研卻要他做管理,擅長(zhǎng)管理卻要他做學(xué)問(wèn)的任所非學(xué)的問(wèn)題。同時(shí)人事檔案也是組織人事部門(mén)落實(shí)待遇、澄清問(wèn)題的重要憑證。

三、科學(xué)的管理人事檔案目的

（一）變被動(dòng)性服務(wù)為主動(dòng)型服務(wù)

1.要樹(shù)立服務(wù)觀念,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),檔案工作者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，時(shí)刻牢記黨的宗旨,樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想,做好人事檔案材料的收集、鑒別.整理和人事檔案的管理工作；

2.行動(dòng)上要主動(dòng)。不僅要注意收集已產(chǎn)生的材料,還要根據(jù)每個(gè)階段的需要,適時(shí)補(bǔ)充一些新的材料；

3.方法上要改進(jìn)。要改進(jìn)傳統(tǒng)的材料收集、檔案管理、檔案利用方式,將人事檔案信息庫(kù)變?yōu)辄h組織發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用干部的人才信息庫(kù)。

4.措施要切實(shí)可行。要經(jīng)常了解和掌握形成人事檔案的信息來(lái)源,注意溝通信息渠道，建立健全干部人事檔案信息交換聯(lián)系制度,形成干部人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),以提高人事檔案信息資源的利用率。

（二）變“死”檔案為“活”檔案

1.破除傳統(tǒng)觀念的束縛,全面理解人事檔案的價(jià)值；

2.歷史的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)看干部,不能因一時(shí)一事的某些枝節(jié)問(wèn)題而“一葉障目,不見(jiàn)泰山”；

3.在科學(xué)、審慎、求實(shí)的原則下,多渠道、多形式地向組織人事部廣]提供在社會(huì)建設(shè)中具有典型意義的各類(lèi)人才代表的檔案信息,為使用好干部提供依據(jù)。

四、存在的欠缺

（一）人事檔案工作者不重視該項(xiàng)工作

由于單位內(nèi)部人事檔案管理工作當(dāng)中，工作人員對(duì)該工作項(xiàng)目的重視程度有很大的欠缺和不足，導(dǎo)致對(duì)人事檔案管理造成了很?chē)?yán)重的影響，且對(duì)單位的發(fā)展都會(huì)帶來(lái)不好的傾向。由于國(guó)家越來(lái)越重視對(duì)單位內(nèi)部體制的規(guī)劃和建設(shè)，強(qiáng)調(diào)從各個(gè)途徑和方向加強(qiáng)對(duì)單位的監(jiān)督和管理，因此，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的培養(yǎng)和教育，從根本上符合國(guó)家發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，滿(mǎn)足國(guó)家對(duì)單位發(fā)展的計(jì)劃和需求，使得單位在發(fā)展時(shí)及時(shí)地跟上我國(guó)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃變化，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，這對(duì)于單位內(nèi)部人事檔案的管理科學(xué)性的提高是根本性的。但是在的發(fā)展過(guò)程中，很多人都沒(méi)有真正地意識(shí)到國(guó)家重視此方面的原因，沒(méi)有從戰(zhàn)略層面深挖加強(qiáng)人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致部分單位在發(fā)展時(shí)有很多的漏洞和疏忽。除此之外，在管理過(guò)程中，很多工作人員對(duì)于一些基本的個(gè)人信息不重視，導(dǎo)致信息的存在和錄入有著極大的偏差，甚至對(duì)于很多關(guān)鍵的信息都有偏差，導(dǎo)致很多工作變得越來(lái)越困難，由于這種細(xì)微的疏忽越來(lái)越多，逐漸積累就變成了很?chē)?yán)重的問(wèn)題。當(dāng)前背景下人事檔案管理規(guī)章制度不夠完善，缺乏體系化的工作，而規(guī)章制度的不完善將導(dǎo)致工作過(guò)程中出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，不能將按照規(guī)章制度將責(zé)任追究到個(gè)人，使得工作人員存在著消極怠工的情緒，不將工作落到實(shí)際，人浮于事，極容易導(dǎo)致各類(lèi)錯(cuò)誤出現(xiàn)。一個(gè)整體性的工作，任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)對(duì)工作的質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響，因此，工作單位要重視方法的健全完善。

（二）單位人事檔案管理制度不健全

制度的缺乏導(dǎo)致工作流程較為混亂，各個(gè)環(huán)節(jié)之間的連接性較低，部門(mén)之間的溝通不足、信息共享工作不到位等情況會(huì)對(duì)工作和應(yīng)用過(guò)程中存在的動(dòng)態(tài)變化情況造成重大影響。人事檔案管理工作主要的工作內(nèi)容是整理人員信息，完善信息內(nèi)容，準(zhǔn)確地將信息進(jìn)行錄入，形成科學(xué)規(guī)范的檔案編制，方便后續(xù)查找與修改，并且完好地保存檔案的初始版本。所有的工作內(nèi)容都很繁雜，但工作內(nèi)容缺少技術(shù)性、挑戰(zhàn)性，更加缺少不可替代性。這就直接導(dǎo)致工作成效無(wú)法明顯體現(xiàn)。工作成效不能夠明顯體現(xiàn)，管理機(jī)制作用不能完全發(fā)揮，導(dǎo)致很多人事檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)?，F(xiàn)在檔案冊(cè)不是放在柜子里一動(dòng)不動(dòng)。單位內(nèi)部日常工作中有很多事項(xiàng)甚至個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)都需要從檔案中提取資料，同時(shí)單位內(nèi)部與外部人才流動(dòng)也越來(lái)越頻繁，檔案在單位內(nèi)部與外部之間的流轉(zhuǎn)也越來(lái)越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。檔案資料流轉(zhuǎn)要不就是自主性大，要不就是審批繁復(fù)影響效率，以及檔案資料涉及的多個(gè)部門(mén)之間不能有機(jī)協(xié)調(diào)。

五、推動(dòng)相互融合的作用及主要方案

（一）健全對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度

1.完善檔案管理制度

要想更好的保障單位人事檔案管理有高水平的發(fā)展，必須加強(qiáng)對(duì)規(guī)章制度的制定，只有具體詳細(xì)的制度，使得每一項(xiàng)工作科學(xué)合理，在單位內(nèi)部形成一攬子計(jì)劃，配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員、記錄設(shè)備，對(duì)每一次工作做好計(jì)劃，對(duì)工作做好保障，對(duì)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)不斷的嚴(yán)格要求，保障事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，使得工作變得越來(lái)越完善和可靠，不會(huì)因?yàn)榧?xì)小的錯(cuò)誤而釀成大錯(cuò)，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，工作人員要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，保障自身有良好的高尚的道德，為單位的發(fā)展而工作，保障工作流程符合自己的職業(yè)操守。任何人都要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，如果連自己都不保護(hù)自己的工作，將會(huì)為自己的工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

2.健全質(zhì)量監(jiān)管規(guī)章制度，加大監(jiān)管力度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家對(duì)于工作方式的管理管理規(guī)章制度，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的基本情況進(jìn)行整改，創(chuàng)設(shè)出更加符合工作管理規(guī)章制度，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的方式人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，嚴(yán)格把控人事檔案管理質(zhì)量。另外，也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息的錄入質(zhì)量的情況有著實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)督，及時(shí)讓各管理部門(mén)及時(shí)讓的質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)該進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題都要及時(shí)采取措施及對(duì)其解決，有效的保障的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)建設(shè)的規(guī)范性。單位也要建立健全工作的規(guī)章制度，形成更加體系化的監(jiān)管工作。在進(jìn)行規(guī)章制度建立過(guò)程中，一方面，結(jié)合具體工作中單位自身工作開(kāi)展情況，創(chuàng)造出更加符合具體工作中單位自身的規(guī)章制度，為功利開(kāi)展提供制度保障。另外，也要加大問(wèn)責(zé)力度，對(duì)考核結(jié)果較差的新人，采取一定的處罰措施，對(duì)成績(jī)較為優(yōu)秀的，給予獎(jiǎng)勵(lì)，不斷激發(fā)新認(rèn)真參與工作的積極性。對(duì)在工作中存在違法違規(guī)現(xiàn)象的工作人員給予嚴(yán)厲懲治，警示其他工作人員。針對(duì)人事檔案管理工作過(guò)程中存在的各類(lèi)問(wèn)題及時(shí)分析，將問(wèn)題妥善解決，總結(jié)工作中存在的不足之處，為下一步工作的順利開(kāi)展內(nèi)容做好保障，使得單位獲得更加優(yōu)質(zhì)的發(fā)展。

（二）做好人員培訓(xùn)工作

在今后的人才培養(yǎng)過(guò)程中，各建設(shè)中團(tuán)隊(duì)一方面可以加強(qiáng)對(duì)工作人員理論知識(shí)培訓(xùn)和技術(shù)培訓(xùn)，使得工作人員對(duì)人事檔案工作的工作流程以及工作過(guò)程中的注意事項(xiàng)，有一個(gè)更加全面的認(rèn)知，避免在工作過(guò)程中出現(xiàn)一些低級(jí)的質(zhì)量問(wèn)題。而且加強(qiáng)對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)可使得工作人員的理論知識(shí)與工作進(jìn)程有更加密切的結(jié)合符合人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，而且對(duì)團(tuán)隊(duì)合理應(yīng)對(duì)工作中的突發(fā)狀況也有一定的幫助作用。在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，人事檔案科學(xué)管理之間的關(guān)系有著密切的聯(lián)系，相互作用，相輔相成，對(duì)單位的發(fā)展有著極其重要的作用。通過(guò)這樣的方式減少事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中可能存在一些問(wèn)題，對(duì)單位發(fā)展來(lái)說(shuō)十分重要。對(duì)此，重視對(duì)有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員的引進(jìn)，通過(guò)多種方式提升人事檔案人員的素質(zhì)，提高具體的工作效率，對(duì)信息技術(shù)有效應(yīng)用，為人事檔案科學(xué)管理質(zhì)量提升數(shù)據(jù)支持。單位都應(yīng)當(dāng)注重人事檔案管理工作，培養(yǎng)培訓(xùn)工作人員，不斷提高工作人員業(yè)務(wù)水平，才能讓人事檔案管理工作水平得以提高。例如，檔案材料的收集、歸檔、鑒別需要規(guī)范化，只有規(guī)范工作流程，才能提高工作內(nèi)容的質(zhì)量，否則檔案信息根本無(wú)法準(zhǔn)確地表達(dá)人事信息，或者檔案內(nèi)容過(guò)于繁雜，并不能精練的表達(dá)人事信息，這些信息的表達(dá)要通過(guò)提高工作人員業(yè)務(wù)水平，才能得到新的提升。

（三）更新迭代管理設(shè)施

人事檔案需要常年存放，這需要人事檔案管理的設(shè)備不斷的更新。主要從以下幾個(gè)方面考慮：

人事檔案管理設(shè)備需要做到防火、防潮、防蟲(chóng)，避免人事檔案信息受到不必要的損塞；

人事檔案管理設(shè)備需要做到防塵，保證人事檔案信息的完好性;再者，人事檔案管理設(shè)備需要多空間進(jìn)行組合，檔案室、閱覽室、辦公室要有所區(qū)隔，最好是相對(duì)獨(dú)立的空間，保障人事檔案信息不會(huì)遭到人為破壞，最大程度的保障人事檔案管理信息的完整性；

人事檔案管理信息需要多個(gè)維度信息錄入，不僅是電腦打字的錄入，也需要照片、掃描等方式進(jìn)行信息的錄入，這樣才能完善信息的全面性與準(zhǔn)確性，此時(shí)，就需要人事檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，建立現(xiàn)代化辦公體系，全力保障人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

六、結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)文章當(dāng)中所分析的，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中主要的特點(diǎn)以及發(fā)展的問(wèn)題，可以很明顯地看出，盡管當(dāng)中仍然有一些問(wèn)題，但是在之后的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，并不是難以解決的，提出解決方案，還是極大的促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的能力，所以在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，還需要進(jìn)行不斷的改進(jìn)，保障事業(yè)單位發(fā)展有著新的動(dòng)力，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，獲得更加良好的前景。