檔案管理數字化發展面臨的問題及對策分析

國強

（黑龍江省人才服務中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

引言：傳統的檔案以紙為承載媒介，而數字化檔案則將其內容錄入計算機，使用計算機語言進行檔案的管理。將傳統檔案轉變為數字化檔案的過程即檔案的數字化建設過程。當下我國大多數事業單位仍然使用傳統的檔案管理模式，因此不利于檔案的迅速歸檔，且耗費大量的空間資源。因此，在互聯網信息技術迅速發展的新時期，檔案管理人員應當采取數字化管理的新模式，促進傳統紙質檔案的轉型升級，以提升檔案管理、保存和查閱的效率。

一、檔案管理數字化的主要內容

檔案內容的數字化和檔案儲存介質的電磁化，是數字化檔案管理的兩項重點內容。計算機的數字化儲存依靠二進制編碼，即使用0、1 兩個數字的排列序列進行信息的編碼儲存。這種儲存方式占用空間較小，并且方便隨時調取和查閱。與傳統的紙質檔案相比，借助互聯網技術的數字化檔案的錄入和存儲方式更為便捷。

生產管理與日常生活中產生的數據與信息是數字化檔案內容的重要組成部分。這些數據或信息具有一定的現實意義，或對后續生產工作具有參考價值，因此應當及時妥善進行存儲，鑒于檔案內容較多，因此可以借助互聯網技術，將其轉碼為電子文件。與此同時，檔案體系的建設也不容忽視。在將紙質檔案轉碼為電子檔案后，應當建立相應的系統將其歸類，以方便后續管理和調取查閱等工作。

集中管理的概念來源于管理學的專業內容，它是數字化檔案管理的一種有效模式，并且因其優勢明顯已經得到了廣泛應用。這種管理模式能夠以功能明確的領導核心對數據龐大的數字化檔案進行歸類，并且按照其內容關鍵詞進行集中管控，以保證其來源和后續儲存過程的清晰明確，同時還能夠提升其實效性。集中管理的模式已經在多數國家投入使用。

集中化管理的意義在于借助統一的管理模式和管理制度，將數字化檔案按照信息內容進行合理編排后統一管理。這種管理方式能夠保障數字化檔案的安全性，同時有利于提升其質量和管理效率。借助互聯網云數據的優勢，集中化管理能夠便捷各部門之間的檔案共享。

無論是新型數字化檔案，或者傳統的紙質檔案，集中化管理都能夠體現出其獨特的優勢。建國初期，集中化檔案管理模式以標準化的管理方式為主，并且這種模式被應用于多多家檔案管理機構。如今，隨著互聯網信息技術的發展，檔案管理模式逐步得到優化，其機制和體系也得到了有效的革新，因此集中化的檔案管理的靈活性也得到了有效提升。此外，相關部門已經建立健全了一套完善的檔案集中管理規章制度，對其人力資源的配置工作進行了優化，從而在便捷檔案管理工作的同時，也為數字化檔案管理的進一步轉型升級提供了寶貴經驗。數字化檔案的標準管理流程包括填報、整理、歸檔、檢索、儲存和使用等多個環節，因此為提升檔案內容的真實性，同時保證其有效性，應當采取標準化的管理方式保障檔案的安全。作為知識的載體，檔案記錄著歷史的發展足跡，因此檔案的保護和管理工作不容小覷，應當對其進行針對性地管理，并且及時優化改良管理技術和管理制度，使檔案管理工作緊跟時代的步伐。

二、檔案管理數字化發展面臨的問題

（一）數字化建設較為片面

在互聯網信息技術高度發達的先進，檔案管理的信息化建設已經取得了一定的進步。然而，諸如數字化檔案建設工作不到位、數字化程度較低、檔案管理工作受到多方面限制的情況仍然多件，產生這些問題的原因在于檔案管理信息化建設的過程中，數字化建設并沒有落到實處。計算機只是作為記錄信息的輔助工具存在，其本質上仍然是傳統的人工管理，因此計算機本身處理和分析數據的作用沒有得到體現。這種“換湯不換藥”的管理模式并未從本質上實現檔案管理的創新，反而增加了人力財力物力的成本，因此得不償失。

（二）各部門之間并未形成統一化管理

檔案管理工作需要多部門合作完成。在數字化建設的過程中，檔案管理人員應當充分調度多個部門進行合作式管理，若部門之間互動交流不足，則會形成獨立式的管理模式。如此則即便每個部門各自管理檔案的水平有所提升，檔案管理的整體工作效率仍然止步不前，難以實現真正的管理優化。這種獨立式的管理模式同樣也會導致管理成本的增加，甚至會因軟硬件配置和管理人員配置不到位而對檔案標準化管理工作產生負面影響。

（三）檔案數字化管理存在風險

隨著互聯網信息技術的發展，多媒體與計算機技術已經滲透進入各個領域。互聯網技術的特點在于便捷、迅速、針對性強，但其同時也存在著信息安全管理不到位等一系列問題。若檔案管理系統遭受病毒或黑客侵襲，則會對檔案內容的安全性和真實性產生不利影響，從而使檔案管理工作難度加大。此外，電子編碼技術本身也存在著一定的風險，因為電子編碼能夠被無痕化修改，因此若檔案內容發生變動，管理人員無法及時發現。因此，檔案管理人員應當定期檢查檔案內容，避免相關違法行為造成的損失。

三、檔案管理數字化發展的對策

（一）全員重視優化檔案管理思維

檔案管理人員應當具備一定的管理思維，因為思維是指導實際工作的綱要。作為一種帶有鮮明時代特征的主觀認知，檔案管理思維受到諸如文化水平、專業知識等多種因素的影響。隨著互聯網信息技術的迅速發展，目前對檔案管理思維影響最大的因素在于信息技術。隨著數字化時代的到來，我國的檔案管理工作正在朝著數字化、信息化的新方向邁進，因此新時代檔案管理人員應當重視自身的信息化管理思維的培養。

首先，檔案管理人員應當具備優化存取導向思維。存取是檔案管理工作的本質屬性，而長期、安全則是對管理工作的要求。為保障檔案的真實性和實效性，應當重視其存取過程，采用數字化技術拓寬檔案信息的流通渠道，使檔案信息資源電子化。其次，管理人員應當具備優化信息服務思維。用戶的需求是指導檔案管理工作的方向盤，檔案管理人員應當及時歸納總結用戶的反饋，爭取不斷提升用戶的滿意度，并且充分借助互聯網技術的優勢，將信息檔案服務模式取代實體檔案服務模式，從而提升管理的數字化水平。再次，檔案管理人員應當優化信息管理思維，采取科學、合理、規范的管理手段保護電子檔案的信息安全。同時，應當充分借助先進技術的優勢，提升檔案管理的智能化水平，從而使管理效率得到提高。

（二）重視檔案管理數字化工作風險

數字化意味著以互聯網和云數據儲存模式為依托，因此數字化檔案管理方式面臨著計算機網絡中的系列安全隱患。這些安全隱患可能造成檔案內容的變更，甚至導致檔案丟失，為相關部門造成嚴重的經濟損失。因此，管理人員應當重視管理過程中的系列風險。首先，關于信息丟失，工作人員應當在紙質檔案轉碼的過程中及時檢查掃描設備的工作狀態、網絡穩定性和鏈接安全性等因素，同時應當認真仔細進行錄入，避免在文件掃描或手動錄入的過程中因可避免的因素導致檔案編碼錯誤。因為檔案信息量巨大，若出現紕漏則很難在短時間內予以糾正。其次，工作人員應當留意信息盜用和文件損壞的風險。即應當將檔案內容進行加密或者備份，但即便如此仍然不能放松警惕，因為網絡硬件本身可能對檔案內容造成影響，且部分病毒軟件或黑客能夠破解密碼，導致數據變更或檔案丟失。

為有效避免檔案數字化管理過程中的系列風險，相關人員應當首先對信息加密技術濟寧優化。不同的檔案對保密性的要求有所不同，因此所設置的密碼難度系數也應有所差異。若用戶需要訪問檔案系統時，應當首先彈出驗證身份信息的窗口，同時應當對工作人員的訪問權限加以限制。其次，應當提升防治病毒軟件或黑客攻擊的能力，及時檢查計算機防火墻的安全性能，如發現漏洞應當及時修補，發現計算機遭病毒侵襲時應及時殺毒和全面檢查，從而將安全風險降至最低。再次，檔案管理部門應當建立健全一套完善的風險防范和預警系統，使數字化檔案管理中風險的規避工作有章可依。

（三）重視組建專業檔案管理人才隊伍

相關部門應當重視對專業檔案管理人才團隊的組建工作，并且應當在組建團隊的過程中遵循“以人為本”的理念，將提升管理人員工作效率和職業素養放在首要位置。管理人員的專業素質對檔案管理工作的效率產生重要影響，隨著互聯網信息技術的不斷邁進，數字化和信息化勢必將成為未來檔案管理的新模式。為實現檔案管理團隊的與時俱進，管理人員應當樹立“終身學習”理念，主動進行自我反思。此外，管理高層也應當重視人才培養和人才引進的工作，提升檔案管理團隊的工作效率。

首先，管理高層應當定期組織管理人員培訓活動以提升其職業素養和風險規避意識。在培訓活動中，管理人員將接受關于檔案安全、風險防范、法律法規等諸多內容的講授。其次，應當將數字化技術培訓納入管理人員培訓的范疇，使檔案管理人員能夠與時俱進，學習和掌握必要的信息技術能力，并將其與檔案管理的專業知識相結合，提升自身的業務水平。再次，應當制定一套完善的管理人員考核評價制度，從多個方面對管理人員的工作進行評價，使其能夠取長補短，不斷進行自我提升。最后，管理部門應當以認真嚴肅的態度對待人才引進工作，以管理人員的實際業務能力為選拔標準，致力于組建工作能力強、管理思維成熟、風險防范意識到位的新時代數字化檔案管理團隊。

四、結束語

檔案管理工作地發展經歷了漫長的歷史過程，從最初的單一管理模式到現今的集中化、針對性管理模式的演變過程中不難看出，未來的檔案管理將朝著數字化管理發展。檔案是歷史的載體，是一種寶貴的不可再生資源，因此，相關部門應著手于管理體系的完善，以提升集中化數字化檔案管理的效率，保證檔案的質量和安全性。