基于大數據的高校人事檔案信息化建設研究

周荷平

（紹興文理學院元培學院，浙江 紹興 312000）

前言

我國當前階段的高校人事檔案業務管理正在面臨著非常嚴峻的挑戰，系統中繁雜且數量龐大的數據信息，會讓工作人員變得應接不暇。伴隨大數據時代的來臨，人們可以憑借信息技術方面的優勢，對高等學校內的信息檔案進行收集、錄入、整理和應用。所以，憑借大數據技術平臺，高校人事檔案信息建設工作能夠取得更為有效的成果，同時這也是各大高校在時下重點關注的熱點話題內容。本文基于此展開研究，希望能為相關人士提供參考價值。

一、簡述大數據時代

（一）定義

將時間回溯到2011 年，麥肯錫公司正式提出“大數據”這一時代理念，該技術主要源自現代化信息技術的不斷發展。但是，什么是大數據、大數據時代的定義是什么，人們一直沒有足夠精確的答案對其進行定義。既有人認為大數據是利用現代信息基礎優勢進行數據處理，又有人認為大數據屬于一種新時代技術架構形式，利用計算機高速運算的優勢對關鍵信息進行捕捉，進而找出更多具有實際價值的相關數據[1]。筆者結合目前國內外研究成果，總結大數據時代的基本概念為：“利用大數據技術來作為目前社會當中的主要生產工具，并與科學相同，同樣成為一個獨立的領域。”

（二）大數據時代發展特征

無論大數據被人們怎樣定義，均會具有屬于自身的獨特屬性，一般會表現為下述四方面的內容：

1.數據量大，一般是指利用計算機捕捉到的各方面數據信息資源量日益增多，這種情況產生的主要原因是當前網絡用戶數量不斷增加，網絡上遺留的個人數據也會變得越來越多。傳統計算機技術所能夠儲存的數據完全無法與大數據技術相比，大數據技術誕生的初衷就是為了能夠實現對大量數據的儲存、加密、共享和傳輸，因此，這也是大數據技術的核心特征，是分辨大數據技術的最佳方法。

2.信息數據形式變多，一般是與傳統信息化技術相對比，新時期大數據時代不僅具備基本的圖文、表格等數據表達形式，同時還可以提供二維碼、音頻、動畫、視頻等更加多元化的數據模式，可以為人們提供更多、更自由的使用方式。

3.實際價值密度低，一般是指大數據資源信息總量正在變得越來越大，人們在此前階段僅能夠從較為有限信息資源中尋找自己所需資料內容，但是現階段的大數據模式能夠為人們提供更大的數據搜索范圍，與此前進行比較，數據利用時的實際價值密度也在不斷降低[2]。

4.運行處理速度加快，一般是指互聯網平臺上能夠提供的各類型資源變得越來越多，為有效滿足消費者的切身需求，更為完善的處理各類相關資源和信息，需持續提升數據信息的處理速度，在提升信息處理速度之后，才可以為信息管理領域體現出節能且高效的信息處理優勢。

二、大數據時代背景下，高等學校人事檔案信息化發展的必要性

（一）更好的順應時代發展提出的需求

伴隨現代計算機技術的不斷升級發展和數據運行模式的衍變，現代化、高效的檔案信息管理工作需要適當的融入更多信息處理技術，增強高等學校檔案信息體系建設，能夠進一步改變此前階段的手動數據錄入方式，在此之后的信息整理和信息歸納等工作模式也會同步發生改變，這樣的發展背景更加符合信息化時代發展對高校人事檔案建設提出的要求[3]。同時，大數據技術也象征著未來檔案領域的發展方向，高效率化、高安全性、高穩定性，都是未來檔案領域的發展需求，這是由于傳統意義上的書本檔案已經存在著丟失的趨勢，并且，傳統檔案管理的效率相對較低，無法滿足當代的需求。

（二）檔案服務功能拓展

各類型信息化技術和處理手段的不斷升級與創新，帶動了便捷信息處理軟件領域的發展，例如：北大之星、軟件之星、易度文檔、智得軟件系統等信息處理軟件應運而生。這些軟件僅需要獲得對應的應用戶名和賬號密碼就可以進一步實現信息資料的自動化處理。在此期間，高校對各方面人才的信息資源處理途徑也會變得更為集中，如果需要針對特殊型人才進行查詢，還可以直接利用搜尋功能直接對相關資料進行搜索[4]。不僅如此，個性化功能的延伸也非常重要，檔案畢竟是一種服務項目，其成立的宗旨就是為了更好的服務大眾，而隨著技術的發展，用戶對于檔案的需求也在不斷提高，人們希望能夠得到更適合自己喜好的檔案服務系統，因此，目前各大高校也都在這方面下功夫，希望能夠提升檔案服務的個性化。

（三）提高信息檔案管理工作效率

處于信息化建設階段，辦公系統正在變得越發完善，管理人員可以針對校內各方面的人事檔案信息予以明確分工，同時加以合理的技術合作，在正式經過審查人員的核定后，可以由專業人員利用掃描設備即將其轉化成為電子文檔并予以保存。采用這種一體化數據信息處理手段，可以最高標準減少固有人事檔案手動管理存在的弊端，從而大幅度提升高校人事檔案信息管理工作的資料整合效率。從目前的情況來看，我國各大高校人事檔案信息的工作效率有所加快，其原因在于人工的減少以及大數據技術的有效應用，大數據技術與人力相比，具備更加穩定和高效的特性，更為適合當今社會高校人事檔案的信息管理。

三、大數據時代背景下，我國高校人事信息的檔案建設工作的創新對策

（一）迎合“大數據”發展理念，增強信息檔案建設意識

就目前科技發展狀況分析，大數據時代屬于未來階段的網絡發展的必然趨勢，當前階段的高校人事信息檔案管理工作，屬于社會上應用信息資源比較頻繁的領域，因此需要進一步貼合大數據時代在當下的發展理念，在根本上提高學校自身的信息檔案管理意識[5]。不管是校方還是圖書館高層管理人員都應當充分了解到大數據技術的核心概念、具體表現形式以及相應的知識體系，不斷豐富自身的知識面，迎合全新的技術與概念，更新傳統的信息檔案管理思維，并且，還需要充分提高對于大數據檔案建設的重視程度，不斷加大資金的投入，滿足信息檔案體系更新換代的資金需求。

例如，時下各個行業領域的信息檔案建設模式均在積極迎合大數據時代發展要求，首先，高等學校同樣需要緊隨時代發展腳步，在發展觀念方面做出變化，革新傳統手工人事信息檔案整理模式，對其他同類學校的信息化信息檔案管理模式進行借鑒，可以進一步衍生出適合本校發展的建設目標，在此之后可以制定出更為明確的建設任務和發展方案。其次，對于掃描儀和計算機等現代化信息處理設備，能夠為后續階段的信息檔案建設模式奠定良好的發展基礎；最后，提高校內人事信息檔案建設人才的培訓和招募效率，為相關工作人員定期開展教育培訓活動，保證該領域的工作人員能夠及時了解行業最新發展動態，在工作中合理應用先進技術，為高等學校人事信息檔案的建設工作打開新局面。

（二）組建“大數據”信息平臺，進一步實現信息檔案資源可視化管理

大數據信息平臺是基于大數據技術所構建的信息載體平臺，該信息平臺的實現象征著高校對于大數據技術的掌握程度以及利用程度，同時還能夠從根本上為人事信息檔案管理改革提供機會和環境，因此，該信息平臺的搭建勢在必行，是每個高校都應當著手去做的一件事。高等學校人事信息檔案管理部門掌管著全體在校師生的信息資源數據，會記錄大批量在職教工的政治面貌、自然狀況、教學成績、職務分工等。處于“大數據”時代背景下，針對數據的標準性和開放性建設工作是一項根本性任務，對于不同高校、學院內的人事信息檔案管理工作而言，這些領域中均會存在一定的差異性。所以，在信息檔案建設工作中，需要構建更為完善的“大數據”信息處理平臺，用以更好的保證每一個教職工的個人信息都能夠實現可視化發展[6]。

例如：“大數據”平臺中，可以將不同高校內的專業講師、教授等人力資源進行匯總，然后在開放性較強的平臺上針對某一類型的專業問題展開講題活動，對整合出的各方面相關內容進行集中處理，然后總結出講題活動中效果最為顯著的方案和對應的活動人選。此外，在該平臺上，還可以針對高校內部人力資源的信息進行圖形化、文字化、視頻化的處理，方便用戶在使用該平臺時能夠直觀了解到信息內容，通過圖形和視頻來識別教職員工的身份，這樣能夠加強平臺的實用性。

（三）憑借“大數據”信息技術，實現信息檔案資源再次利用

高等學校人力資源系統承載著學校在未來階段的發展使命，在學校未來的信息化建設中具有重要作用，同時也能夠為學校的科研、教學、社會服務職能提供更為重要的信息技術支持，在這樣的情況下，高校教師資源配置的合理性和高校人力資源的合理布局也能夠為高校信息檔案的建設提供更為有效的保證。

在高校中正式建立起人事信息檔案資源處理系統之后，能夠通過信息化處理平臺對相關數據進行綜合性優勢對比處理，進而針對高校現有人事信息檔案資源做出更為詳細的分析和應用，對現有教師工的人員分配、教學經驗、學歷等級、年齡結構等相關信息做出有效處理，在第一時間總結出本校人事資源的運行現狀，更加直觀的展現出存在問題的運行環節，對于某環節人力資源、某環節人力資源不足等相關情況進行及時處理。與此同時，進一步優化并調整現有教職工群體結構，為提升學科項目教學水準提供發展原動力。

結語

綜上所述，大數據是以信息為主的信息處理時代，伴隨著大數據時代的到來，社會上的各個行業領域均因此取得了一定程度的發展，大數據技術也因此得到了有力的證明，同時，各個行業也在面臨著前所未有的發展壓力，所以，高等學校在構建屬于自己的人事檔案管理系統期間，需要主動迎合時代發展方向，保持向前發展的勢頭，這樣才可以在未來階段的建設中取得更為矚目的建設成績。