新時期電子檔案管理在信息化建設中的運用分析

韓方強

（內蒙古自治區綜合疾病預防控制中心，內蒙古 呼和浩特 010060）

引言：社會企業在新時代背景下得到了快速的發展，對信息的需求和獲取也發生了一定的變化[1]。為了滿足社會企業對檔案管理工作的要求，需要進一步提升電子檔案管理水平，注重信息化電子檔案體系的建設，管理工作人員應該創新思路，順應時代發展的潮流，善于運用先進的技術和方法，不斷完善檔案管理體系，進一步提高電子檔案管理水平，促使電子檔案管理工作向信息化和科學化方向轉變。

一、檔案信息化建設的時代背景

在信息時代，隨著計算機和網絡技術的迅猛發展，傳統檔案管理方式已越來越不適應新形勢的發展需要，運用計算機網絡等現代技術管理檔案，是檔案管理的發展方向[2]。傳統的醫療事業單位檔案管理方式將逐步被以信息技術為特征的企業檔案管理模式所取代。當下正值大數據時代，醫療事業單位檔案信息化建設已經迎來了前所未有的機遇。信息化是社會發展和企業發展的必然選擇，它對檔案工作提出了新的要求。完善并逐步實現檔案信息化、大數據化管理，是當前乃至今后一段時期檔案管理工作的重中之重。信息化時代背景下，要對事業單位檔案管理工作進行重新定位，要盡可能地運用現代科技手段和管理新方式，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現事業單位檔案信息化管理。與信息化建設相關的數據挖掘、數據封裝、通信網絡等技術正在快速發展，事業單位數字檔案館（室）試點、建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點等工作也在如火如荼地開展。這些因素為事業單位檔案信息化建設提供了良好的外部環境，因此，事業單位應當抓住機遇，順勢而上，不斷提升檔案信息化水平。

二、新時期電子檔案管理信息化建設的意義分析

（一）提高信息檢索效率

傳統的檔案管理工作耗時很長，工作難度很大。特別是隨著時間的推移，檔案的數量和種類越來越多，對工作人員提出更高的要求，工作壓力和工作量不斷增大[3]。由于檔案管理工作人員的數量有限，在檔案管理工作中很難高效完成工作任務，很多重要的檔案沒有得到及時的管理，在后期的信息檢索中很容易出現問題。隨著信息技術的發展，將新的電子檔案管理模式融入檔案管理工作中，實現了對傳統的工作模式的改變，使傳統檔案管理工作的不足得到改善和優化，減少工作人員數量的同時大大提升了檔案管理工作的效率和質量，對后期的信息檢索和查閱提供了便捷，避免了人為工作出現失誤對檔案管理工作的順利開展造成影響，因此，電子檔案管理信息化建設具有一定的必然性，也是有效完善和發展檔案管理工作體系的重要途徑。

（二）提升檔案管理工作效率

任何工作的開展都具有完善的工作流程和工作方法，在檔案管理工作開展過程中，需要相關工作人員按照工作流程進行部門之間和工作人員的有效配合。現階段，我國已經全面進入信息化時代，檔案管理工作信息化建設是時代發展的必然要求。要構建信息化管理平臺，對檔案資源實現共享，使不同工作部門和工作人員進行有效溝通和交流，提高工作的流暢性，使檔案管理工作得以順利開展。同時，信息管理軟件的應用使檔案管理工作的效率得到明顯提升，為單位節約了大量的經濟和時間成本。

（三）使檔案管理工作的時效性得到明顯提高

以往的檔案管理工作流程十分繁瑣，主要的管理方式是人工管理，由于大量的工作導致工作人員在工作中容易出現疏忽，在后續的信息查找過程中導致信息查找效率低下，或者無法找到有關信息，整個檔案管理工作的時效性很差。應用電子軟件對檔案進行分類處理，提高了檔案管理工作的時效性，縮短了管理時間，節約了大量的人力資源和時間成本，在檔案管理工作中發揮重要的作用，很多重要的資料和檔案第一時間更新到檔案管理系統，為檔案資料的查詢和提取工作提供便捷，也避免了檔案管理工作中其他問題的出現[4]。

三、新時期電子檔案管理在信息化建設中的運用

（一）擬定完善的檔案信息化建設計劃

對檔案工作展開信息化建設，能夠為檔案管理工作效率的提升奠定一個良好的基礎。首先政府部門應當以實際情況作為出發點來開展有關的信息化建設協調工作，并且進行一個總體計劃布局，以切實提升檔案信息化建設的速度與效率。除此之外，相關部門還應當加強和檔案館間的交流與溝通，防止檔案館中出現刻板施行狀況的出現，影響對實現檔案管理工作信息化建設的整體布局。同時，各個檔案館在逐漸展開信息化建設的進程中，應當高度重視有關部門的意見和具體情況之間的聯系，真正做到符合當前信息化的建設需求[5]。檔案館在開展信息化建設的進程中，還應當貫徹施行科學發展理念，確保和政府有關部門間的有效溝通，并將其作為出發點和一部分信息化建設較為完善的檔案館展開密切的交流。而針對一部分信息化建設較為落后的檔案館，則應吸收其他檔案館的優質經驗，積極改進與完善，如此才能對檔案館信息化建設起到相應的幫助，為接下來檔案管理工作的有效展開奠定良好的基礎。

（二）重視檔案的收集和整理工作

在電子檔案管理工作中，關于檔案的收集和整理工作十分關鍵，傳統工作的開展受到技術原因的限制，很多紙質版的檔案對空間和時間的要求很高，工作限制因素很多。在信息時代背景下，電子檔案管理工作提高了檔案管理工作效率和工作質量，特別是在檔案的收集和整理工作環節發揮了重要的作用，使整個工作的系統性和邏輯性得到明顯提升，也為后續的檔案查閱提供了便捷。很多檔案都是由許多卷宗構成的，一些比較久遠的檔案沒有固定的編號，所以會導致管理工作出現混亂，為了滿足電子檔案規范化管理的要求，應該不斷完善檔案分類管理工作體系，對檔案進行科學的分類和管理，使整個檔案管理工作具有持續性。同時，建立電子檔案管理標準，對現有的檔案資料進行完善，對提升電子檔案管理水平和質量具有重要的作用。另外，需要將檔案管理工作納入到標準的考核體系，不斷完善電子檔案管理的安全管理制度、檔案保管制度和查閱制度，避免工作失誤和錯誤的行為發生。

（三）構建電子檔案網絡管理系統

檔案管理工作在新形勢下應該做出積極的改變，更好地滿足檔案管理工作的要求。以往的檔案管理工作中，由于受到其他因素的影響，很多電子檔案管理設備沒有得到及時的更新，對于實施現代化管理技術存在一定的阻礙。因此，相關部門應該不斷提高技術能力，提高信息化服務水平，善于運用互聯網和大數據技術，對電子檔案管理工作進行優化和創新，促進電子檔案管理工作向線上管理方向轉變，應用數字查詢手段為電子檔案管理工作提供便捷的查詢服務。另外，運用信息管理軟件加強檔案資料的分析和管理，有效減少檔案管理工作人員的數量，實現電子檔案的高效管理。電子檔案信息化建設需要依靠完善的硬件設施和軟件體系，只有具備完善的硬件與軟件設備，才能實現檔案的信息化和統一化管理，構建網絡信息服務平臺，完善檔案信息管理系統，進一步提高檔案管理的效率和質量。

（四）加強檔案監督檢查力度

檔案監督檢查工作是醫療事業單位檔案部門的重點工作之一，也是檔案管理人員的基本業務技能，同時也是確保單位檔案信息化建設順利實施的重要手段。在檔案信息化建設進程中，一是要將檔案監督檢查工作融入到檔案管理信息系統的各業務流程中，分別授予各檔案業務管理人員不同的監督檢查權限，能夠實時在線開展監督指導。二是要定期到下屬二級各單位對檔案管理體系運行情況進行監督檢查，檢查是否按照企業檔案管理信息系統設置的業務流程開展檔案業務，及時收集相關單位及人員對企業檔案信息化建設的意見和建議。三是要組織檔案管理人員定期到下屬二級各單位對電子文件和電子檔案的形成、收集、整理、歸檔和保管情況進行監督檢查，及時發現電子文件和電子檔案管理安全隱患，協助通知整改，排除安全風險。

（五）加強檔案管理人才隊伍建設

隨著新時代醫療事業單位的數字化轉型，檔案工作的前端控制、全生命周期管理、知識管理對現行企業檔案管理模式產生了深刻的影響，醫療事業單位檔案工作所面臨的管理難度與日俱增，檔案管理手段日新月異，需要我們了解掌握的各專業知識門類繁多。面對機遇和挑戰，唯有建立一只素質好、勇于創新、敢于擔當、知識結構豐富的復合型檔案人才隊伍，才能為企業檔案工作的持續發展增添不竭的動力。一是要加強能力建設，著力提高檔案管理人才隊伍的判斷力、領悟力、執行力。二是積極引進檔案、計算機、信息技術等專業人才，同時還要注重單位內部專兼職檔案人員的培養。三是要積極組織單位專兼職檔案人員深入學習檔案法律法規、標準規范，要講清講明新時代檔案事業發展的新趨勢、新動向，要盡可能多創造機會讓檔案管理人員參加計算機、信息技術等方面的專業知識培訓，豐富檔案管理人員的知識儲備。四是要為單位專兼職檔案管理人員搭建平臺，幫助他們做好職業發展規劃，要讓他們學有所成、學有所用，提升專兼職檔案管理人員的獲得感、歸屬感、成就感和幸福感。

結束語

總之，新時代電子檔案管理工作面臨著新的挑戰，促進電子檔案管理向信息化方向發展，是現階段檔案管理工作的必然發展趨勢。實現高效的檔案管理，滿足社會醫療事業單位對檔案管理工作的要求。檔案管理工作人員應該學習新的技術，提升職業素養和技術水平，促進檔案管理的信息化建設，使檔案服務更加高效和科學。