“雙高計劃”背景下中職院校檔案工作發展中存在問題對策分析

宋錫記

（濟寧市高級職業學校，山東 濟寧 272031）

隨著現代化教育事業的蓬勃發展，我國大力開展職業教育改革，積極完善中職院校發展體系。目前，中職院校不斷更新檔案管理觀念、探測并嘗試新型檔案管理模式，以真實全面性為主旨反映院校整體發展狀況及優秀成果。檔案管理與高職院校管理模式的有效結合決定了院校整體發展狀況。因此，良好的檔案管理工作對提高院校專業度及綜合競爭力具有深遠意義。但是，檔案管理過程中仍然存在效率低、任務重的問題，不利于中職院校進一步拓寬發展。如何培養基層職業技術人才、加強院校檔案制度化、規范化、數字化管理成為教育部門及職業院校亟待解決的問題[1-2]。本文研究既往文獻，在“雙高計劃”背景下，對中職院校檔案管理工作提出了極具現實意義的措施，具體分析如下。

一、中職院校檔案管理工作概述

（一）雙高計劃及檔案管理概述

雙高計劃是我國教育部門順應時代發展潮流，以培養專業技術人才、打造技術創新服務平臺為主旨推出的提高職業教育體系高質量健康發展的優秀策略。雙高計劃不僅貫徹了我國“走出去”發展戰略，還可以促進我國產業轉型升級、完善職業教育體系，為培養高素質技術人才及提高國家綜合競爭力發揮引領示范作用。目前，職業院校積極貫徹國家發展戰略、提高地方經濟支持，形成了一批促進院校高效、安全、穩定發展的重要政策制度[3]。

職業院校作為雙高計劃的重要場地，不斷探索創新發展策略，目前已取得較好成績，院校教學水平、服務能力、教育影響力都有顯著提升。職業院校作為我國教育體系中的基層單位，擔負著培養專業技術人才的重要任務，隨著教育部門的發展，職業院校積極開展工作創新，提高培訓教育質量，職業院校人數大幅提升，相應的院校檔案數量也日益增加。檔案作為記錄院校發展、文化內涵、教育底蘊的重要載體，其不僅可以真實記錄發展狀況，為后人提供經驗，還可以為院校持續發展奠定基礎、發揮獨特的價值引導作用。檔案管理工作作為院校發展的著力點及中流砥柱，承載著院校開辦以來的關鍵理念，目前已成為院校規范化管理的基礎及重要前提。職業院校想要健康發展，必須正確認識檔案管理工作在院校發展中的重要地位[4]。

（二）檔案管理意義

檔案管理又稱檔案工作，是學校組織教育活動、開展實踐培訓的重要途徑。中職院校建設、發展過程中予以規范、科學化的檔案管理是院校發展的關鍵因素，其工作效率及質量不僅影響著學校的進一步發展，還會影響學生未來的發展與工作狀況。因此，中職院校發展過程中應當提高檔案管理工作在學校發展及建設中的重要地位，通過現代化技術，實現檔案管理工作創新發展。檔案管理意義具體如下：一方面，良好的檔案管理為院校建設提供素材。學校檔案作為學校歷代文化思想、優秀文明成果的載體，記錄著學校的發展經驗，這些經驗可以為院校發展提供借鑒作用，為中職院校發展提供強有力的思想、理論支持。檔案管理可以引導師生價值取向、提高校內凝聚力。另一方面，院校檔案真實記錄了學校發展中的災害與磨難，院校發展時可以充分利用這些歷史事跡，使院校師生充分了解院校建設與發展過程的不易，以此提高老師與學生對院校的認同感及使命榮譽感，提高院校師生凝聚力，激勵并鼓舞老師及學生參與校內建設活動，為師生價值導向的建立提供指引作用。最后，檔案管理可以促進中職院校全面發展。檔案管理作為中職院校日常管理工作中的重要組成部分，積極整理檔案資料、拓寬檔案管理思維可以充分發揮院校檔案管理的價值引導作用[5]。

二、中職院校檔案管理工作中存在的問題

隨著“雙高計劃”的順利開展、中職院校不斷優化自身建設，實現檔案管理優化途徑，目前已經形成較為成熟的檔案管理體系。但是，院校中仍然存在部分不良因素影響檔案工作的有效運行。本文以此為主旨開展具體分析。一方面，檔案管理方式不足。目前，高職院校多采用信息化管理方式，該模式對院校業務處理及制度管理影響較大，其不僅可以容納較多檔案資源，還可以通過數字化網絡予以檔案數據開放、復合、共享、提取等操作、靈活運用檔案數據。但是，就目前檔案管理方式來看，中職院校仍然缺乏檔案信息化管理建設，管理流程仍然處于傳統管理模式。檔案調取、查看等工作仍然需要面對及其繁瑣的申請模式，申請過程不僅耗費大量人力資源，還不利于發揮信息化檔案管理的便捷與網絡化特點。檔案管理現代信息化水平較低。當今時代背景下，網絡信息化成為時代發展的主流，院校專業器械層出不窮。但是，中職院校對檔案管理工作重視度低，導致檔案管理缺乏專業管理設施、信息技術水平缺乏。管理人員只能選擇傳統管理模式進行操作，嚴重影響工作效率及質量[6]。

另一方面，檔案管理系統尚未完善。部分中職院校檔案管理部門沒有建設科學規范化管理系統，只采用院校公用系統，二者的不匹配性導致檔案管理部門出現效率低下，信息系統更新優化速度慢的缺點。最后，管理人員綜合素質較低。經實際調查發現，部分中職院校檔案管理人員多為學歷較低、年齡偏大、能力偏低的非專業人士，不僅不具備專業計算機理論及操作知識，還無法有效管理龐大的數據信息，對院校檔案管理工作造成阻礙。部分管理人員專業知識、職業素養、工作經驗等因素嚴重不足，無法有效管理檔案信息系統，使得院校出現檔案無法及時更新，檔案調取困難、教務檔案缺乏的缺點，阻礙院?？沙掷m發展[7]。

三、“雙高計劃”背景下中職院校檔案工作發展對策及措施

隨著經濟的高速發展、科技水平持續提高，我國職業教育現代化進程持續發展，目前已取得較好成效，本文以持續發展觀為著力點，依據中職院校檔案管理現存問題，提出了適當的解決方案，具體分析如下：一方面，檔案管理原則。院校檔案管理工作順應發展潮流向智能化、現代化管理手段前進。數字化網絡被引入檔案管理工作中，通過計算機技術和信息技術進行統一管理，不僅有利于實現檔案資源共享，還有助于完善檔案信息庫，提高檔案管理的效率及質量。數字化檔案管理在帶來便利的同時，也容納了互聯網共享數據的缺點，因此，檔案管理過程中必須堅持以下幾點原則，吸納數字化網絡的優點，摒棄缺點，實現檔案管理與科技水平的有效結合。其一，安全完整性。檔案管理工作主要包括教學檔案、師生資料、黨務檔案、基建檔案等多方面內容，過多的檔案會使得檔案管理過程中出現系統崩潰、卡頓的缺點影響管理系統的有效運行。因此，檔案管理過程中，院校應當確保檔案的完整性，保證檔案不會出現破損、丟失現象。員工應當盡快備份，以此預防因自然災害、網絡系統崩潰、病毒攻擊等因素所導致的檔案遺失[8]。其二。真實便捷性。檔案的真實性是檔案管理的前提，確保檔案管理的真實可靠性是院校的基本任務，院校必須在保證網絡便捷化的同時，確保數據真實。另一方面，開展檔案管理專業培訓，提高工作水平。首先，中職院校檔案管理部門應當積極開展專業培訓活動，提高員工工作效率、網絡操作水平及計算機運行知識，使員工掌握更多的現代化管理技術，從而有效操作網絡管理設備。其次，院校選拔檔案管理員工時，應當選取具備一定計算機知識、網絡操作能力、熱愛檔案管理事業的老師。院校應當加大檔案管理部門資金投入力度，運用現代化技術，采購專業管理器械，提高檔案管理部門工作效能。最后，完善檔案管理制度。中職院校應當針對當前檔案管理現存問題提出有效措施，提高員工檔案管理意識及檔案管理水平。院校制定相關管理政策促進管理人員與其他部門的聯系，通過多方面互惠合作實現檔案的有效管理[9]。

結語

檔案管理作為中職院校管理政策、教學質量及教學科研任務監督評估體系的重要材料，不僅能夠有效提高學校的科研任務及教務管理質量，還可以促進學校的管理水平及政策運行，提高院校專業能力。中職院校以加快資源整合、提高檔案利用率為目的積極置辦檔案管理設備、開發檔案管理平臺、優化整合檔案資源、提高管理人員綜合素質，構建檔案管理新模式。目前，中職院校檔案管理工作不斷完善、管理水平不斷提升，為后續檔案管理提供了先決條件、為企業發展奠定了基礎，該種管理模式值得院校推廣。