關于做好檔案信息化建設工作的思考

孫振剛

（大同區紀委監委信訪接待中心，黑龍江 大慶 163515）

檔案是在社會發展過程中形成的重要信息資源，對于各行業的發展具有極為重要的意義。通過做好檔案管理工作，可以為單位各項工作的開展提供查詢和借鑒，而且在社會活動開展和社會整體體系優化中發揮重要的參考價值。但隨著檔案信息類型的增加，檔案管理工作中面臨著較多的問題。通過加快推進檔案信息化建設，利用信息技術實現檔案的數字化管理，可以有效地提高檔案管理工作的效率和質量，更好地發揮出檔案信息資源的重要價值和作用。

一、檔案信息化建設的重要性

在當前信息化時代背景下，人們獲取信息的方式發生了較大的變化，這也對檔案信息管理、加工和利用等工作提出了更高的要求。為了實現檔案信息的高效利用，必然需要推進檔案信息化建設的進程。各單位在檔案管理工作中，也需要積極與時代發展潮流相適應，積極改變檔案資源形式、存儲介質及歸檔保管方法等。通過推進檔案信息化建設水平，可以提升檔案管理工作的效率和質量，實現檔案信息的高效利用。特別是隨著大數據時代的來臨，檔案信息數量呈現出逐年增長的態勢，而且在各行業實際工作開展過程中，信息形式、處理方法存儲介質更具多元化，這也使傳統的檔案管理模式越來越無法滿足實際需求。通過推進檔案信息化建設，提高檔案信息化管理水平，不僅能夠實現檔案信息的高效利用，而且與相關單位和部門構建完善的信息交流和溝通機制，實現檔案信息的有效共享，進一步挖掘檔案信息的利用價值。另外，還可以借助于互聯網平臺，構建檔案信息管理平臺和數據庫，完善檔案信息化管理的技術標準，進一步提升檔案的利用水平，實現檔案信息資源的有效共享。

二、檔案信息化建設的特點分析

（一）時效性

由于檔案工作具有較強的復雜性，工作相對繁瑣，在做好檔案信息管理的同時，還要保證檔案信息滿足時效性。即在實際工作中要及時對檔案信息進行收集和更新，掌握檔案時間觀念，而且隨著時間的推移，檔案管理人員要隨時對檔案內容進行調整和完善。由于傳統檔案管理模式無法滿足檔案信息時效性要求，因此要做好檔案化建設工作的有序推進，進一步增強檔案的時效性。

（二）革新性

檔案信息化模式的應用，有效地規避了傳統檔案管理模式的弊端，顛覆了傳統檔案管理模式，這也使檔案信息化具有較強的革新性。即在檔案信息化建設過程中，檔案管理流程得以簡化，而且借助于先進技術手段收集、整理、歸檔和利用檔案信息，有利于檔案管理工作效率的提升。同時檔案信息化管理過程中，自動化對檔案信息進行處理，并能夠自行辨別檔案信息內容的真假，科學進行分類，有效地實現了人工成本的節約，對檔案信息可靠性提高也具極為重要的意義。

三、檔案信息化建設現狀

（一）缺乏對檔案信息化建設的認識

對于檔案信息化建設工作的開展，由于一些人對其重要性認識不足，因此在實際工作中責任感缺失，再加之自身檔案信息化管理知識和技能缺乏，在實際工作中針對檔案信息存在歸檔不及時的情況，導致檔案信息存在遺漏問題。而且檔案管理人員年齡普遍較大，對新理念和新技術接受較慢，工作中仍存在沿用傳統管理模式的情況，對于網絡技術的重要作用認識不到位，這對檔案信息化建設工作的有序推進造成嚴重的阻礙。

（二）數據多樣發展增加了檔案整理難度

由于檔案管理模式由傳統實物保管向數字化和網絡化方面轉變，整個過程中紙質檔案進行數字化轉化，并以電子數據的形式進行傳輸，有效地提升了傳輸的高效性和安全性。傳輸方式的轉變不僅節約了時間，同時也為檔案歸整帶來了更多的便利性。通常情況下，檔案信息傳輸會借助于數據庫進行，但電子檔案存在數據格式及運行環境等方面的差異性，數據庫存儲的檔案信息存在多格式和多類型的特點，存在異構數據，這無形中增加了檔案分類和整理工作的難度。

（三）高度分散增大了檔案管理的無序性

在檔案管理工作中，由于各地區、各單位在管理水平、記錄方式和處理方法等方面存在差異性，同時不同地區和部門的檔案也呈現出高度分散的現象，這對于檔案信息化建設工作的推進帶來了較大的阻礙。特別是一些規模較大的單位，檔案信息分散于不同的部門，各部門之間檔案信息還存在重復的情況，信息量過于龐雜和繁瑣，從而易出現檔案管理盲目性和無序性增加的情況，從而對檔案信息化管理工作水平的提升帶來較大的影響。

（四）檔案信息化專業人員嚴重匱乏

檔案信息化建設工作的開展，需要高素質的檔案管理人員作為強有力的支撐。當前檔案部門普遍存在現代化專業技術人才缺乏的問題，大部分檔案管理人員信息素養不高，對于現代化設備無法熟練掌握，一些設備甚至處于閑置的狀態。對于檔案信息化建設工作而言，人才是關鍵，因此各單位需要重視引進優秀專業技術人員，提高薪酬待遇水平，確保能夠吸引人才、留住人才，全面提高單位檔案管理工作的整體水平。

四、做好檔案信息化建設的優化策略

（一）提高認識，加強重視

通過推進檔案信息化建設工作，可以有效地提高信息收集和編目工作的效率，深入挖掘檔案的利用價值，全面提升檔案管理工作的水平，為各項工作的有序開展提供重要的支持。因此在實際工作中，各單位需要在思想上提高對檔案信息化建設工作的認識，并給予高度重視，加大投入力度，與自身工作的特點相結合，建立健全檔案信息化建設的制度體系，建立檔案信息管理系統，全面提高檔案管理工作的整體水平，實現檔案信息資源的高效開發和利用。

（二）加大投入力度

在當前檔案信息化建設過程中，由于需要配備完善的軟硬件設施，這也要求各單位需要加大投入力度，促進檔案信息化建設的效率和質量。通過購置先進的檔案信息化管理所需要的設備，更好地滿足檔案信息化管理的需求。同時還要結合單位自身的情況，開發設計與自身相適應的軟件。單位還需要為檔案信息化建設工作配備專業的技術人員，借助于先進技術手段構建檔案數據庫和檔案網站，為檔案管理工作提供有效的載體和平臺，全面提高檔案管理信息化的水平。各單位還需要積極構建檔案信息服務平臺，及時在平臺上公布相關的檔案信息，使檔案能夠更好地服務于單位各項工作的有序開展。

（三）加強對電子檔案的管理

檔案信息化管理更具便捷性，但網絡自身具有較強的開放性，這也導致電子檔案的安全性不高。在實際檔案管理工作中，各單位需要加加強電子檔案管理的力度，進一步提高檔案管理工作的規范化水平，保證電子檔案信息的安全。各單位需要設立專門的技術部門，承擔電子檔案信息及檔案系統的維護工作，實現對電子檔案的規范管理，避免出現重復和亂碼等情況。同時還要針對電子檔案的上傳格式、更改保存等工作進行規范，進一步保證檔案信息的有序性，規范檔案文件傳輸目錄，為檔案信息查找提供更多的便利。另外，各單位還需要強化對檔案信息系統的安全管理，通過設立防火墻，并利用殺毒軟件等，進一步保證檔案系統的安全性，避免出現檔案信息泄露的問題，為檔案事業的健康發展打下堅實的基礎。

（四）構建檔案數據庫，實現數據信息共享

傳統檔案管理工作中，由于檔案信息在不同載體上存儲，檔案信息分散，這也增加了管理和利用的難度。應用信息技術來進行檔案管理，根據統一格式和標準來構建檔案數據庫，并將在不同載體上存儲的信息轉化為計算機可識別的電子數據，有利于提高檔案信息的利用率，進一步促進檔案信息數據共享目標的實現。另外，還要利用信息管理平臺的監督反饋機制，針對反饋的信息，及時對檔案工作進行改進和優化。

（五）做好檔案信息的整合與利用

在實際檔案信息化建設過程中，信息化只是檔案管理工作的一種手段，充分的發揮檔案價值才是檔案管理工作的最終目的。因此在實際工作中，不僅僅局限于被動的查詢服務，還需要激發檔案信息的活力，更好地發揮出檔案信息的實際價值。這就需要各行業需要打破檔案管理各自為政的局面，實現對檔案的專業化和集約化管理，積極對檔案信息數據進行整合，加快推進檔案信息共享的實現。并建立健全檔案信息檢索系統，實現對檔案信息的精確檢索，進一步提高檔案信息查詢的效率和質量，最大化地發揮出檔案信息的價值。同時還要利用大數據技術多層次和多維度地對檔案進行分析，深入挖掘檔案數據，并對檔案數據背后的邏輯關系進行揭示，各項工作決策提供重要的參考依據。特別是針對檔案工作中存在的問題進行分析，做好研判工作，能夠對可能出現的問題及時防范，為檔案信息化建設工作的有序推進提供重要的保障。

（六）保證檔案信息的安全

檔案信息化建設工作的開展，需要以信息安全作為前提和基礎。在實際工作中，檔案管理人員需要強化自身的保密意識，針對檔案涉密程度和開放利用范圍進行明確，并在規定的權限范圍內對檔案信息進行檢索和查閱。具體還要設置防火墻和身份認證等方式，防范病毒和黑客的入侵，確保檔案信息的安全。另外，還要做好檔案信息的備份工作，條件允許情況下可以借助于“云端”存儲，進一步保證檔案信息的安全。

（七）重視培養復合型檔案管理人才

檔案信息化建設工作的開展，這對檔案管理人員提出了更高的要求。作為檔案管理工作者，不僅要具備扎實的專業知識，同時還要對檔案信息化工作流程熟悉，在實際工作中能夠熟練運用信息技術和操作信息軟件。這就需要各行業要重視對檔案管理人員的培養，建立健全培訓機制，開展多種形式的培訓和繼續教育，努力促進檔案管理人員整體專業技能和綜合素質的提升，使檔案管理人員能夠更好地適應時代發展的需求，緊跟檔案信息化發展趨勢，提升自身的信息素養，從而為檔案信息化建設的推進提供重要的支持。

五、結束語

檔案通過推進信息化建設的進程，不僅能夠提高檔案信息利用率，還能夠實現信息資源的優化配置，全面提升檔案服務工作的質量和水平。因此在當前檔案信息化建設過程中，需要積極借鑒成功的經驗，并重視先進技術的應用，加快實現檔案的信息化管理，推進檔案信息資源的有效共享。