如何加強基層信訪檔案收集工作

李澤龍

（大同區信訪調處中心，黑龍江 大慶 163515）

在基層信訪檔案工作中，基層信訪檔案工作是不可或缺、不可替代、不可忽視的基礎工作，是信訪部門直接形成并集中保存的文字、圖表、聲像等具有查考利用價值的真實記錄，因此，做好檔案收集工作，為信訪工作服務至關重要。

一、信訪檔案的特點

（一）內容龐大繁雜

我們的國家是人民當家做主，充分享有自由、民主，所以會有群眾信訪，信訪檔案來自群眾，其內涵也比較廣泛。其中的信訪檔案內容，包括各階層、各領域群眾的反饋信息，既有機關、事業單位、企業，又有干部、個人，因此，每年的信訪材料，包括所涉及的人、事、物，內容都是龐大而繁雜的。

（二）載體多樣化

信訪對象不會受到任何限制，所以涉及各階級，信訪載體也就包含了各種樣式的信紙等，在內容上也有各種各樣的顏色、字跡等，其中使用的書寫方式也包含了地方方言、漢語拼音等樣式。

（三）材料的交叉

信訪材料的處理是不同機關、不同領導共同處理、介入而產生的相關文字材料，且信息量較大。形成信訪材料的過程，有信訪部門直接處理的，也有相關上級單位轉送、委托辦理的各種形式。為保證信訪事件的全面性、真實性，各有關單位的材料均應立卷歸檔。

（四）信訪時間的隨機性

在一般的檔案管理工作中，有關單位按時間順序對相關材料進行了一定程度的處理和歸檔，而信訪材料是不可以按照一般的檔案管理方法進行歸檔。在對信訪材料的處理上，往往因事件復雜，處理周期長，上訪群眾對處理結果不滿，而多年前的信訪材料又因再次上訪而無法結案。所以，為保證舉報材料的真實性、全面性，應根據不同階段提供的材料分別立卷。

（五）復雜的材料來源

由于信訪對象沒有約束的特點，涵蓋了社會很多人群，因此，信訪人群體十分廣泛。一些訪問者為了得到關注，在同一時間向多個政府單位、有影響力的人或領導寫信訴說原委，這種情況也經常發生。

二、信訪檔案收集的范圍和原則

（一）收集的范圍

信訪單位在工作中形成的文件、材料較多，應按歷史價值分為永久、長期、短期歸檔保存。如無區分地收集全部存檔，既不利于保存和利用，又會造成人力、物力的浪費。

（二）收集的原則

（1）收集歸檔的文件、材料，要有一定的查考利用價值，不然就不應該收集存檔。（2）收集存檔的文件、材料，必須已處理完畢或已結束。仍在辦理中的，由承辦單位暫時保存，完成后收集歸檔。（3）收集存檔的文件、材料，必須已處理完畢或已結束。仍在辦理中的，由承辦單位暫時保存，完成后收集歸檔。

三、基層信訪檔案收集管理缺失

（一）缺乏重視

相關人員對基層信訪工作重視不夠，如：有的單位亂放信訪的文件，沒有固定的存放位置，有固定的存放位置，也會不注意存放環境，沒有防盜措施，有的單位對信訪文件進行收集、分類整理未及時，歸檔不規范，易造成信訪材料的損壞或丟失，嚴重影響了檔案工作的有序開展。

（二）缺乏人才和管理機制

近幾年來，隨著現代科技的不斷發展，信訪工作也朝著信息化的方向發展，這就要求檔案工作者不僅要熟悉檔案管理的相關模式，還要具備一定的計算機操作技能。實際上，情況是不同，基層信訪檔案管理部門缺乏專業技術管理人員，也缺乏相應的管理機制。連專門負責日常管理的工作人員都沒有，信訪部門的很多檔案管理工作是兼職人員承擔，這些都為基層信訪檔案工作的有效開展帶來了障礙。

（三）缺乏標準的工作機制和規范化

隨著社會的進步，檔案管理工作也應當與時俱進，讓基層信訪檔案工作可以適合現有的社會需求。在信訪檔案的收集環節，無論是整理、收集、編制、管理、應用，都應當重視落實標準化的工作機制。但是，目前許多一線單位對于收集工作不夠重視，缺乏標準的工作機制，缺少落實的措施和細節。很多一線單位的工作指引只有方向性的，缺乏具體實操性，在收集環節沒有明確何種檔案該如何收集，何種崗位有什么權利和職責，使得檔案收集管理工作無法有序管理。

（四）檔案收集工作職能不明晰

許多基層組織的架構往往是金字塔式的直線架構管理，這就容易造成在一線部門各自為政、組織之間溝通缺乏的問題，造成了檔案收集過程中工作開展困難。不同科室職能的壁壘效應明顯，對于檔案收集工作的開展就產生了一些障礙。人事部門、行政部門對一線部門下達的收集命令，落實到基層往往就大打折扣，表現在一線信訪機構不知道怎么搜集、不重視如何收集好，檔案收集之后也缺乏有效的監督檢查過程。

四、加強基層信訪檔案收集工作的有效的策略

（一）建立責任制并加強業務培訓

建立責任制度，首先，有必要明確責任主體。第一責任人為領導，第二責任人為部門負責人，各級信訪部門至少配備一名專職檔案管理人員負責檔案管理。同時，為滿足基層信訪檔案的基本需要和有效開展，信訪單位的檔案管理部門必須把檔案業務培訓納入整體規劃。一是對接待信訪的管理人員進行了基本的專業檔案業務培訓，掌握了多種高效的檔案管理技能，有效地解決了檔案管理中存在的問題，提高了檔案管理的質量和水平。第二，要重視信訪工作人員計算機應用技能的培養，不斷提高他們的網上自學能力，既要提高信訪檔案工作人員的理論水平和實際操作水平，又要把基層信訪檔案工作人員培養成為復合型、功能性人才。第三，重視考核指標掛鉤和應用。責任落實最重要的環節就是將指標和負責人的績效掛鉤，部門負責人要對信訪信息收集承擔一定的責任，在年終績效中加入檔案收集考核的內容，突出對事業單位檔案收集工作的重要性。在新常態的環境下，組織檔案收集部門落實評價指標，組織人事、業務、黨委等多方參與，實現業務評價的公平公正和客觀。

（二）強化工作人員管理觀念

在對信訪檔案進行具體管理的過程中，相關人員需要不斷強化管理理念，確保工作組織到位。在開展信訪檔案工作前，要建立一個相對完善的組織機構，信訪檔案工作組由相關單位負責人擔任組長，而中層領導小組則由相關部門負責人組成，以保證和監督各部門檔案工作持續、穩定地開展。另外，還需有一名兼職管理員，負責信訪工作檔案的整理、保存、管理，并將檔案相關工作置于工作議程之中。由于信訪檔案本身的重要性和保密性，要求相關人員充分履行崗位職責，做好保密要求。

（三）管理流程規范化

在具體的信訪檔案管理過程中，有關部門需要不斷完善管理制度，在工作中做到要有制度可依有法可循，從而合理開展日常的檔案管理工作，保證檔案管理程序的規范化。根據自身特點，在有關部門頒布的相關法律法規的框架下，建立相應的管理制度，包括信訪檔案的歸檔、保管、借閱、統計、保密、責任制等制度。不斷完善相關的制度與體系，才能有效地促進信訪檔案管理工作的規范化、制度化。

（四）管理形成有效閉環

除了制度落實、流程規范、人員管理、績效激勵之外，還需要形成有效的管理閉環。第一，運用新技術手段落實預約收集環節，充分運用互聯網、AI、大數據工具，結合過去的業務實際情況，預料可能產生的問題，將收集環節的準備工作提前公布，讓一線信訪部門能提前做好準備，盡可能將信訪材料的收集實現自動化收集、自動化歸檔，減少人工干預。第二，現場收集環節中，相關職能部門要全程參與檔案的驗收工作、鑒定工作，對于收集的信訪材料，第一時間做好檢查、驗收、入檔。例如，在政府的信訪處專項答疑活動中，相關檔案收集部門也必須知曉會議的召開時間、內容，便于了解進度、更好地對材料進行驗收準備，保障檔案材料收集的準確性、系統性和完整性。第三，設卡收集，指的是在信訪流程中通過設計不同的卡位環節，對相關業務流程能夠主動進行設卡收集。例如，信訪部門的群眾來訪的登記工作完全可以在小程序、公眾號上完成，相關信訪材料登記確認后可以自動掃描和上傳到數據庫中，驗核環節進行相應的邏輯審核和正常入庫，只有完成這些工作，一個信訪工作單才算真正完成，工作量才能夠被有效記錄。這樣，通過行政、流程、指標的手段，可以對檔案收集的質量和效率提供有效的保障。

五、結語

基層信訪檔案的管理是信訪工作的一項重要而基礎的工作，需要得到高度重視。加強基層信訪檔案收集工作，充分發揮自身的特點，密切聯系人民群眾，不斷提高信訪檔案管理水平。