財務檔案管理創新與服務模式研究

2021-11-27 00:15:30李蒙蒙

魅力中國 2021年20期

李蒙蒙

（湖北省黃石市陽新縣科學技術局，湖北黃石 435200）

前言

財務檔案管理方法和服務模式都比較落后，就會導致管理不到位、服務水平不高，所以說，在新形勢下應重視創新管理與服務模式，進而將現代的科學技術、信息技術、多媒體技術融入到財務檔案管理和服務中，能夠創新管理方法和服務模式，以此提高服務水平，以及落實創新的檔案管理模式，這對于提高做好檔案管理工作非常有利。因此，在本次研究中將重點針對財務檔案管理創新與服務模式展開研究具體如下：

一、財務檔案管理創新和服務模式創新的意義

當前，財務檔案管理人員充分意識到傳統的管理方式和服務模式已經不適用，因此，在新形勢下，管理人員和服務人員開始積極改變傳統的工作模式，從而在開展檔案管理工作時，管理人員積極運用網絡技術、信息技術進行實時管理，這不僅減輕人力負擔，還能夠實現實時管理的目標，并且實時管理中利用監控裝置能夠及時發現違規現象，對于發現的現象，立即按照處罰機制予以嚴厲處罰，有效增強管理的約束力，同時提高員工對自己的管控力和自律性，使員工在工作中不再出現違規行為。此外，在檔案服務方面，服務人員可以運用互聯網和電腦進行在線服務，這樣能夠隨時為有需要的用戶提供實時服務，以此獲得廣大用戶的滿意，有效提高對創新服務方式的滿意度，進而獲得用戶給予的好評，這表明進行財務檔案服務工作時應重視運用創新的服務方式，以及在科學技術的輔助下落實信息化、先進化的檔案管理方式，以此提高檔案管理水平和服務水平，說明創新管理與服務方式有著重要意義。

二、財務檔案管理創新研究

（一）落實創新的檔案管理體制

以往的財務檔案管理體制缺少很多管理規定，并且運用的管理方式比較死板，致使管理效果不理想，為了提高管理效果，應先健全財務檔案管理體制，在此基礎上，在檔案管理體系中加入創新的內容，進而使檔案管理體制內容完善，完善具體內容以后，在檔案管理體制中融入獎罰制度、責任制度，從而對于違反管理規定的員工，按照管理規定予以處罰，并對于在工作中表現出色、按時完成工作的員工予以獎勵，這不僅做到獎罰分明，還創新了檔案管理體制的內容，按照創新的內容去約束、管理員工，有利于更好地管理員工，以此取得最佳的管理效果，這樣一來，在管理過程中按照創新的規定和制度進行嚴格監管，能夠使員工積極接受創新的管理規定，進而推動員工聽從管理人員提出的要求與規定，這樣就不會出現違反管理規定的現象。同時，創新的檔案管理體系在檔案管理中深入落實，有利于增強約束力和管理力度，以及提升管理工作的效率。

（二）運用現代化的檔案管理創新手段

現如今，企業為檔案管理辦公室配備電腦設施，以及安裝網絡，從而創設網絡的辦公環境，在這樣的環境下進行檔案管理工作，能夠方便管理人員運用現代化的檔案管理模式進行歸檔，在歸檔中管理人員不需要耗費時間手動整理各類檔案，只需運用電腦、網絡就可以紙質的檔案資料轉化成電子版本的檔案，并且在信息數據庫上能夠快速查詢檔案，也可以運用數據庫整理諸多檔案，整理時需要注意保存已經歸檔的檔案信息，同時為了保證檔案信息嚴密，管理人員可操作電腦設置獲取檔案的權限，只需獲得權限和密碼才能查找檔案，未獲取密碼和權限難以找到檔案內容，以此保護珍貴的檔案，以免出現檔案丟失的現象，所以說，要想在檔案管理中提高檔案信息的保密性，必須在管理中運用現代化的檔案管理創新手段，通過運用創新的管理手段能夠高效歸檔、加密檔案、快速查找檔案、實時管理各類檔案，進一步提高歸檔效率、管理水平，以及提高檔案的嚴密性。

（三）創新財務檔案管理人員的工作思路

檔案管理人員的工作思路始終不創新，難以跟上時代發展的步伐，并且不利于做好檔案管理工作，因此，必須要求所有檔案管理人員在科學技術發展的新時代，改變落后的管理思想，進而創新思路和工作思路，使檔案管理人員按照要求改變陳舊的工作思路和管理理念，由此開展檔案管理工作時，管理人員在工作中以創新的角度看待問題，以及從創新的角度提出新穎的工作思路，這樣能使財務檔案管理理念和工作思路得以創新，如此一來，在新形勢下，負責管理檔案的人員能夠落實創新的工作思路、創新的管理模式和管理理念，同時對于在管理中發現的問題，管理人員能夠轉變傳統的工作思路，以創新的角度和思路思考出解決問題的方法，同時運用創新的工作方法完成檔案管理工作、歸檔工作、檔案信息查詢等工作，各項工作中都融入創新的工作思路，有利于推動檔案管理工作順利開展。

三、財務檔案服務模式研究

（一）檔案服務中以用戶需求為導向

檔案服務工作中應以用戶需求為導向，如果忽視根據用戶需求提供相應的服務，難以做好服務工作，并且服務過程中運用的服務方式不創新，很難得到用戶的好評，因此，為了使更多用戶對檔案服務方式給出好評，應將電腦、互聯網和先進的電子設備運用到的檔案服務中，從而在面向廣大用戶進行服務時，就可以登錄電腦上的在線服務系統，了解不同用戶提出的問題和需求，對于用戶的不同需求提供在線服務和針對性的服務，而對于用戶提出的多個問題，利用網絡系統就能夠在線解答，進而推動傳統服務方式向現代化的服務模式轉變，以此推出創新的檔案服務模式，運用這一創新的服務模式進行遠程在線服務，能夠做到實時一對一的服務，有效提高檔案服務工作的實效性和有效性，同時創新的檔案服務模式，得到很多用戶的好評，所以說，應積極推廣創新性、實時性、先進性的檔案服務模式，這對于提高檔案服務質量和服務水平都非常有利。

（二）運用科學技術服務于用戶

現今，科學技術廣泛運用于檔案服務領域，使檔案服務人員在提供服務時，不需要與用戶面對面交流，通過運用檔案服務系統就會與用戶在線交流，在交流中充分了解更多用戶的需求和提出的要求，從而給予優質的服務，在服務的整個過程中運用先進化的電子設備和互聯網能夠實時服務于用戶，而過去運用的檔案服務方式比較落后，不能做到這一點，致使服務質量很難提高，所以說，要想使檔案服務質量有所提高，必須在服務中以科學技術作為主要的依托，進而在檔案服務工作中發揮科學技術的先進性，能夠在線提供廣泛的服務，由此創新檔案服務模式，將創新的服務模式落到實處，有利于方便服務人員運用科學技術服務不同的用戶，使廣大用戶感受到檔案服務方式非?？旖荩粌H如此，用戶開始傾向于在網絡上與檔案服務人員交流，使交流更加通暢，基于此，能夠為用戶提供非常好的服務，有效提升檔案服務質量和服務的專業性、實效性，因此，檔案服務工作者應積極運用科學技術服務于用戶，既取代了傳統的服務方式，又能夠取得最佳的服務效果。

（三）引導檔案服務人員學習創新的服務模式

在新時期的背景下檔案服務人員必須學會運用創新的檔案服務模式，如果對創新的服務模式不了解，難以提升服務水平，所以說，應要求所有檔案服務人員必須定期接受培訓，在培訓中服務人員學會運用創新的服務模式，并意識到創新服務方式勢在必行，使服務人員更加積極學習創新的服務模式，由此服務人員從被動型的學習狀態轉為主動學習轉為積極了解新型的服務手段，經過了解服務人員感受到創新的服務系統和服務軟件在實際服務中更加方便，相對比之前的服務方式非常的創新和便捷，使服務人員非常認可先進的服務系統，同時重視運用信息技術開展服務工作，在工作中服務人員運用檔案信息平臺，就可以快速了解很多檔案信息和檔案內容，也可以運用服務軟件在線向廣大用戶提供在線服務，進一步提高服務工作效率和服務水平。