職業(yè)院校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

付尚忠

（濟(jì)寧市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272100）

引言：檔案管理是職業(yè)院校管理工作體系中的重要組成部分，該工作在開展過程中，存在不少問題，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量受到不良影響。在當(dāng)前的信息化時(shí)代中，職業(yè)院校若想開展有效的檔案管理工作，就需要將信息技術(shù)引入到該工作之中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理科學(xué)創(chuàng)新，借此提高檔案管理的高效性。在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，職業(yè)院校還要予以高度重視，并加強(qiáng)管理，促使信息化建設(shè)工作能夠被落到實(shí)處，促使檔案管理工作能夠順利開展。

一、職業(yè)院校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理方式缺乏創(chuàng)新性

不少職業(yè)院校開展的檔案管理工作難以取得良好的效果，主要是因?yàn)槠湓陂_展該工作的過程中，不僅沒有與自身的實(shí)際發(fā)展需求相結(jié)合，還沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，依然在使用傳統(tǒng)的管理方式，難以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。另外，一些職業(yè)院校認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范創(chuàng)新的重要性，并且著重開展了創(chuàng)新工作，引進(jìn)了信息技術(shù)，以此進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

但是，就實(shí)際情況來看，這些職業(yè)院校沒有獲得預(yù)期的效果，究其原因，相關(guān)職業(yè)院校在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，都是照搬他人的模式，對(duì)于自身的檔案管理工作情況缺乏全面的認(rèn)識(shí)，使得傳統(tǒng)檔案管理方式與信息技術(shù)無法實(shí)現(xiàn)有效的融合，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程難以在檔案管理發(fā)展過程中得到有效地推動(dòng)。此外，一些職業(yè)院校所采用的管理模式較為落后，同時(shí)也具有較高的單一性，通常都是單一的信息化模式或者是人工操作模式，致使整個(gè)檔案管理體系缺乏全面性，進(jìn)而影響到職業(yè)院校檔案管理工作的有效性[1]。

（二）檔案管理制度有待完善

檔案管理工作與完善的制度之間是相輔相成的關(guān)系，制度是相關(guān)工作規(guī)范有序開展的重要依據(jù)與指導(dǎo)方向，因此，相關(guān)職業(yè)學(xué)院若想開展有效的檔案管理工作，不僅要對(duì)原有的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新，還應(yīng)該對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行合理完善，使其更適應(yīng)新的檔案管理模式。不過，就實(shí)際情況來看，部分職業(yè)院校并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理制度本身所具有的重要作用，在完善相關(guān)制度時(shí)，也沒有對(duì)實(shí)際工作情況以及需求予以充分考慮，以至于管理制度中存在著一些漏洞以及缺陷，且對(duì)于檔案管理的職權(quán)劃分不夠明確，內(nèi)容也不夠細(xì)化，這就影響到檔案管理工作的有效性。

（三）檔案管理的信息化意識(shí)較低

部分職業(yè)院校對(duì)于檔案管理工作內(nèi)容及重要作用缺乏足夠的了解，也因此，對(duì)于檔案管理工作的重視度較低，以至于檔案管理工作的開展難以取得良好的效果。且職業(yè)院校在對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，仍然在應(yīng)用以往的管理制度條例、管理方式等，使得檔案資料的完整性與安全性得不到有效的保障，也影響到整個(gè)檔案管理工作的實(shí)效性。一些職業(yè)院校對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)也缺乏較高的重視，認(rèn)為進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，沒有什么意義，只要將紙質(zhì)檔案資料收集整理好即可，不需要再消耗經(jīng)費(fèi)、時(shí)間以及精力等，這就使得相關(guān)職業(yè)院校在信息化建設(shè)方面，不會(huì)投入太多的資金，這也是影響檔案信息化建設(shè)重要因素，同時(shí)還會(huì)影響檔案管理工作的發(fā)展，使其處于停滯不前的狀態(tài)之中。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理人員是落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)的主體，其自身的工作能力及專業(yè)素養(yǎng)能夠?yàn)樵摴ぷ鞯挠行ч_展提供保障。而在不少職業(yè)院校中還存在著人才缺失這一問題，使得檔案管理工作質(zhì)量得不到有效的保障。部分職業(yè)院校中一些負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，其自身存在專業(yè)性較低的問題；還有些工作人員身兼數(shù)職，無法全身心的投入到檔案管理工作之中；其中一些還是即將退休的工作人員，其年齡較大，對(duì)于信息技術(shù)無法熟練操作，這些都是影響檔案管理工作有效開展的重要因素。由于部分職業(yè)院校對(duì)檔案管理工作的重視度不足，也因此，更是缺乏對(duì)檔案管理人才的關(guān)注，以至于檔案管理部門存在很多專業(yè)性較低的管理人員，在開展檔案管理工作時(shí)，會(huì)因?yàn)橹R(shí)能力不足而出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量受到影響，甚至?xí)虼顺霈F(xiàn)檔案資料排列無序的情況，對(duì)檔案資料的查閱使用產(chǎn)生負(fù)面影響。另外，很多檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)不足，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)狀改進(jìn)意識(shí)也比較低，認(rèn)為工作創(chuàng)新、改進(jìn)都是職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)層所負(fù)責(zé)的，與自己無關(guān)，這就使得檔案管理的發(fā)展受到較大的阻礙。

二、職業(yè)院校檔案管理規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)的有效措施

（一）科學(xué)引進(jìn)智能軟件

科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了較大的源動(dòng)力，相關(guān)科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，也有利于提升該工作的有效性。相關(guān)職業(yè)院校若想在當(dāng)下的信息化時(shí)代中，對(duì)檔案管理予以科學(xué)創(chuàng)新，則可以在工作中引入相應(yīng)的信息技術(shù)，并購(gòu)進(jìn)相應(yīng)的智能軟件，利用相關(guān)軟件，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也能夠建立電子化的檔案資料，并將其輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，而智能軟件則能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的快速查閱與整理，避免出現(xiàn)重復(fù)的檔案，以此提高檔案管理的高效性。另外，職業(yè)院校可以利用信息技術(shù)，建立信息交流平臺(tái)，將其與各管理部門聯(lián)系起來，便于信息共享，同時(shí)也能夠提高收集檔案資料的效率，保障檔案信息的準(zhǔn)確性，提升檔案管理水平[2]。

（二）合理完善檔案管理制度

檔案管理規(guī)范性的提升，需要與之相匹配的管理制度，因此，相關(guān)職業(yè)院校要制定出更加完善的制度，以此對(duì)工作予以有效指導(dǎo)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有效規(guī)范。基于此，職業(yè)院校要結(jié)合信息化的檔案管理模式，制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)于數(shù)據(jù)化的檔案錄入工作予以規(guī)范，要求管理人員要按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行檔案錄入，避免造成信息的混亂，同時(shí)還要規(guī)定檔案錄入的時(shí)間、系統(tǒng)模塊等，制定出合適的檔案收集、查詢等標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)于檔案的匯總、歸檔以及分類也要設(shè)置出相應(yīng)的規(guī)范條例，管理人員需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)章條例開展相關(guān)工作，以此促使檔案管理工作規(guī)范有序地開展。

另外，職業(yè)院校還要制定出科學(xué)的責(zé)任機(jī)制、考核機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，同時(shí)還要設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案管理工作的落實(shí)情況。職業(yè)院校還要明確檔案管理工作的具體內(nèi)容，并對(duì)其進(jìn)行細(xì)化，將其落實(shí)到個(gè)人，若是監(jiān)管人員發(fā)現(xiàn)個(gè)別工作沒有做好，則要追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并且要對(duì)其施以相應(yīng)的懲罰措施。此外，職業(yè)院校要根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)合理的考核指標(biāo)，可以將檔案管理人員的工作行為、表現(xiàn)以及工作效果等納入到考核體系之中，對(duì)于專業(yè)的檔案管理知識(shí)與技能也要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，如果相關(guān)檔案管理人員考核不合格，則要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，還需要重新進(jìn)行學(xué)習(xí)，并再次考核。對(duì)于考核達(dá)標(biāo)的檔案管理人員，則可以予以獎(jiǎng)勵(lì)，借此提高檔案管理人員的工作積極性。

（三）紙質(zhì)模式與信息模式相結(jié)合

在開展檔案管理工作時(shí)，職業(yè)院校也要避免使用單一的模式，紙質(zhì)管理模式并不是一無是處，而單一的信息化管理模式也不能夠完全保障檔案資料信息的安全性，因此，要將二者有機(jī)結(jié)合起來，這樣則能夠在較大程度上提升檔案管理的工作質(zhì)量。基于此，職業(yè)院校在進(jìn)行信息化模式的構(gòu)建時(shí)，還要做好紙質(zhì)檔案的管理，按照電子化檔案的排序及分類形式，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理排序以及分類，使其能夠與電子化檔案資料一一對(duì)應(yīng)，一旦電子檔案出現(xiàn)受損情況，就可以按照規(guī)律找出紙質(zhì)檔案對(duì)電子化檔案予以重新建立，這樣也能夠?yàn)闄n案的安全性提供一份保障[3]。

（四）做好電子文件的收集工作

對(duì)于電子文件收集工作而言，其自身是整個(gè)電子檔案管理工作體系中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，而且電子文件本身具備一定的特性，這就使得其收集工作與以往的紙質(zhì)檔案收集工作有著較大的不同。比如，與正式文件相比較而言，草稿文件并無其任何功效，所以，一般不會(huì)對(duì)其存留。不過，如果在查閱資料信息時(shí)，需要正式文件修改過程中的相關(guān)信息，這就要對(duì)草稿文件予以留存。基于此，相關(guān)檔案管理人員在收集整理檔案文件時(shí)，則要對(duì)與該檔案文件相關(guān)聯(lián)的、且具有一定輔助作用的紙質(zhì)文件予以收集，并建立明顯的標(biāo)識(shí)關(guān)系。而且在收集與整理工作中，還要將其制作出拷貝件，這樣則能夠在電子文件丟失損壞的情況下及時(shí)找回。

（五）規(guī)范電子文件的歸檔管理工作

對(duì)于電子文件歸檔這一工作來說，其就是指對(duì)需要收集的電子文件屬性予以明確，并從信息系統(tǒng)中將相關(guān)檔案文件拷貝一份，將其脫機(jī)存儲(chǔ)，這樣則能夠?qū)ο嚓P(guān)電子檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)久保存。若職業(yè)院校在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，相關(guān)工作人員在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，要嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)標(biāo)有歸檔記號(hào)的電子檔案資料予以轉(zhuǎn)存。但是，管理人員如果對(duì)存在于某種儲(chǔ)存載體的文件進(jìn)行歸檔，則要采用兩種備份形式，紙質(zhì)與數(shù)字化，并且要對(duì)這兩種備份予以分別歸檔。當(dāng)前，職業(yè)院校在開展檔案管理工作時(shí)，為了方便對(duì)檔案文件的保管與利用，檔案管理人員一般都會(huì)設(shè)置兩種備份文件，且二者在版本與內(nèi)容上相同，主要是為了進(jìn)行分別管理，一套放在校內(nèi)檔案部門，另一套則由相關(guān)檔案部門予以保管。另外，檔案管理人員要確保電子文件的可閱讀性，這就需要采用通用且統(tǒng)一的文件格式，如，文檔要使用txt、doc 等格式進(jìn)行保存；圖像則要使用jpg 這一格式等。

（六）開展線上檔案應(yīng)用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享

職業(yè)院校在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，還能夠借助信息技術(shù)，開展檔案在線服務(wù)工作，為人們查閱檔案資料提供便利。通過信息技術(shù)建立信息共享平臺(tái)，將具有參考價(jià)值的檔案資料上傳到該共享平臺(tái)上，為全校師生提供信息服務(wù)。另外，相關(guān)部門也可以進(jìn)行橫向聯(lián)合活動(dòng)，打破不同學(xué)校之間的獨(dú)立性，構(gòu)建一個(gè)整體的社會(huì)信息系統(tǒng)，對(duì)不同職業(yè)院校的檔案資料實(shí)行一體化的管理，這樣也有利于資源共享。此外，在建立聯(lián)合目錄時(shí)，還應(yīng)該采用統(tǒng)一的著錄格式對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行編排。

（七）科學(xué)優(yōu)化檔案內(nèi)容

職業(yè)院校檔案資料的具體內(nèi)容，與檔案自身的利用率及其核心價(jià)值的發(fā)揮有著緊密的聯(lián)系。相關(guān)檔案管理部門在錄入學(xué)生的檔案信息時(shí)，應(yīng)該將學(xué)生本身的個(gè)人經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)、師生評(píng)價(jià)、性格特點(diǎn)等多方面信息加入其中，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案資料信息的完善，還能夠?yàn)橐院蠼虒W(xué)管理工作的開展提供參考依據(jù)。另外，在對(duì)檔案資料進(jìn)行審核時(shí)，還應(yīng)該建立完善的標(biāo)準(zhǔn)化體系，要求檔案管理工作者保持著認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，開展信息錄入工作，以此保障檔案資料信息的完整性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（八）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

職業(yè)院校若想開展有效的檔案管理工作，并推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程，使得該工作能夠規(guī)范有序的開展，則應(yīng)該提高對(duì)檔案管理者自身專業(yè)性的重視程度，注重培養(yǎng)他們的專業(yè)工作能力及素養(yǎng)，使其能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出積極作用。基于此，相關(guān)職業(yè)院校應(yīng)該公開招聘，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，為檔案管理工作注入一股新鮮的活力。在招聘過程中，要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)及能力的考核，以此選聘專業(yè)水平較高的檔案管理者。

另外，還要開展專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，將相關(guān)專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能，以及當(dāng)下較為成熟且先進(jìn)的管理理念、技術(shù)等多個(gè)方面，都加入到培訓(xùn)內(nèi)容之中，借此加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)力度，促使相關(guān)檔案管理人員能夠在參與培訓(xùn)的過程中，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提升其對(duì)該工作的重視程度，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)與工作責(zé)任意識(shí)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)，使其能夠掌握更多更先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段，并且能夠熟練掌握并操作相關(guān)信息技術(shù)，這樣不僅能夠推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，還能夠規(guī)范其自身的檔案管理操作行為，降低檔案管理中失誤問題產(chǎn)生的機(jī)率。

總結(jié)

綜上所述，相關(guān)職業(yè)院校針對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，還能夠提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，而對(duì)檔案管理予以規(guī)范，則能夠提升其有序性，也有利于減少工作中的各種問題，使得檔案管理工作能夠順利有效的發(fā)展。因此，相關(guān)職業(yè)院校應(yīng)該意識(shí)到檔案管理規(guī)范創(chuàng)新、信息化建設(shè)的重要作用，并且要結(jié)合具體情況，開展相應(yīng)的規(guī)范創(chuàng)新工作。