企業(yè)文書檔案電子信息化管理分析

聶晴

（秦皇島市凱盛環(huán)保服務有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、企業(yè)文書檔案電子信息化管理的現(xiàn)實意義

（一）有利于更好地迎接信息化時代挑戰(zhàn)

21 世紀是信息技術高速發(fā)展的時代，是一個強調信息技術開發(fā)與利用的時代。現(xiàn)階段，隨著企業(yè)各項工作不斷深入推進，文書檔案資源的數(shù)量較之以往有明顯增加，管理難度隨之加大。在這種背景下，企業(yè)要立足于檔案電子信息化管理這一大背景，進一步開拓思路，將信息技術應用至文書檔案管理領域，搭建一個設施齊備、操作便捷、管理高效的文書檔案管理平臺，適應時代發(fā)展潮流，提升文書檔案信息服務的質量和效率。

（二）有利于更好地發(fā)揮文書檔案的價值

文書檔案電子信息化管理的重點是對信息資源進行開發(fā)與利用。作為一種重要的信息憑證，文書檔案能夠為企業(yè)管理人員提供決策咨詢、信息參考，能夠為檔案需求主體開展其他工作提供業(yè)務憑證。一方面，推動文書檔案電子信息化管理，按照一定的規(guī)范和標準對文書檔案進行數(shù)字化處理，能夠提升檢索效能，實現(xiàn)檔案“管理在于利用”的目標。另一方面，動文書檔案電子信息化管理，能夠實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質保存模式向電子化保存的轉變，極大程度上減少企業(yè)保管文書檔案資源的成本，延長了保管周期，進而更好地在未來發(fā)揮文書檔案價值。

二、企業(yè)文書檔案電子信息化管理中常見的問題

（一）信息技術應用滯后

部分企業(yè)對文書檔案電子信息化管理缺乏正確的認識和深刻的理解，存在信息技術應用滯后等問題。具體而言，一是紙質文書資料掃描加工進程緩慢，難以進一步依托數(shù)字信息技術開展后續(xù)工作。在這種環(huán)境下，檔案管理人員無法應用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等信息技術對檔案資源進行數(shù)字化管理，更談不上數(shù)據(jù)庫建設。二是文書檔案管理系統(tǒng)在接收、傳輸現(xiàn)有電子文件時效率低下。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，主要是文書檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)傳輸、共享壁壘，檔案管理人員需要對文書檔案資源進行二次加工與處理難以有效降低文書檔案管理成本。三是大數(shù)據(jù)分析技術的應用不足，文書檔案在互聯(lián)網終端、檔案管理系統(tǒng)終端的檢索效率與質量低下。

（二）信息技術在企業(yè)文書檔案編研中的應用不足

文書檔案具有重要的憑證價值，能夠為企業(yè)決策、戰(zhàn)略制定、政策落實、制度修編、制度落實等工作提供重要的信息支撐。然而，實踐中部分企業(yè)尚未充分將信息技術應用至文書檔案編研領域，存在編研效率低、編研成果單一、編研方式落后等問題。一是尚未結合企業(yè)的中心工作，將現(xiàn)代新媒體等信息技術應用到文書檔案編研領域，無法最大限度地確保編研方式多元化。二是編研成果較為單一，仍然以紙質檔案年鑒等形式呈現(xiàn)，導致編研成果缺乏生動性。

（三）文書檔案數(shù)據(jù)庫建設緩慢

文書檔案數(shù)據(jù)庫能夠實現(xiàn)檔案資源體系化管理的目標，便于后期檢索利用與開發(fā)。然而，實踐中部分企業(yè)忽視數(shù)據(jù)庫建設，難以推動文書檔案管理工作朝著共享化、智能化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展。一是未結合本企業(yè)的文書檔案類型，對文書檔案的種類進行細分，無法在總數(shù)據(jù)庫下建立若干子數(shù)據(jù)庫。二是數(shù)據(jù)庫建設的標準和要求不明。部分企業(yè)為著眼于文書檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范建設的要求開展該項工作，存在數(shù)據(jù)庫建設標準不一、質量低下等問題。同時，部分企業(yè)數(shù)據(jù)庫只具有檢索功能和存儲功能，存在功能單一的問題，無法推動數(shù)據(jù)庫建設朝著智能化的方向發(fā)展。

（四）文書檔案安全管理工作滯后

眾所周知，計算機網絡、互聯(lián)網網絡是一個開放化的系統(tǒng)，極容易受到互聯(lián)網終端病毒、非法程序、黑客的威脅。現(xiàn)階段，部分企業(yè)在應用信息技術的過程中只強調該技術對文書檔案管理水平的提升貢獻，忽視安全管理。一方面，尚未建立相應的文書檔案安全管理機制，尚未明確互聯(lián)網終端文書檔案管理與開發(fā)的相關要求。另一方面，對新型安全管控技術的應用能力不足，難以實現(xiàn)現(xiàn)代轉型的目標。

三、企業(yè)文書檔案電子信息化管理的基本路徑

（一）強化信息技術應用，適應信息化時代趨勢

要實現(xiàn)文書檔案電子信息化管理的目標，首先就需要對紙質文書資料進行數(shù)字化加工和轉化，將其轉化為相應的數(shù)字類格式。一是要加快紙質文書資料數(shù)字轉化工作，購置并引進掃描設備、檔案管理軟件、高性能計算機、大容量硬盤等軟硬件設施，及時對紙質類文書資料進行掃描處理，并將其存儲到檔案管理軟件、硬盤等數(shù)字介質中。二是要利用信息技術，打通文書檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)鏈路，確保系統(tǒng)與系統(tǒng)之間能夠快速傳輸、同步相應的電子文件，提升歸檔效率以及檔案更新效率。例如，相應的公文在協(xié)同辦公系統(tǒng)中處理完畢后，按照預定的傳輸途徑，直接傳入文書檔案管理系統(tǒng)，再由文書檔案管理人員立卷歸檔。三是要對大數(shù)據(jù)分析等技術進行深度應用，建立相應的數(shù)據(jù)分析模型，實現(xiàn)對文書檔案內部字節(jié)等數(shù)據(jù)的深度檢索，提升文書檔案檢索效能。

（二）信息技術賦能檔案編研，創(chuàng)新文書檔案編研模式

信息化社會，企業(yè)要抓住信息技術的優(yōu)勢和特點，不斷創(chuàng)新文書檔案編研模式。一是要圍繞企業(yè)的中心工作，發(fā)掘文書檔案資源，并利用信息技術編寫具有企業(yè)特色的編研作品。例如，企業(yè)可以應用多媒體技術、視頻技術、音頻技術對政策類、規(guī)章制度類、重點公文類的文書檔案資料進行編研，提升編研成果的實用性和適用性，進一步發(fā)揮編研成果的價值。二是要應用信息技術對編研成果進行加工，提升編研成果的生動性，節(jié)約文書檔案資源的編研成本。例如，企業(yè)可以圍繞重要時間節(jié)點、重大活動、重要實踐，深度挖掘文書檔案資源，形成相應的光盤資料、影像資料、插畫集、電子圖書、有聲書。

（三）建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，提升科學管理能力

為了進一步節(jié)約文書檔案信息化建設成本，便于后期檢索、開發(fā)以及利用，企業(yè)可以建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。一是要明確數(shù)據(jù)庫的內容。通常而言，企業(yè)可以結合本企業(yè)的實際情況，在數(shù)據(jù)庫中下設人事類、公文類、決議類、財務類、黨建類、機構改革類、政策類、法規(guī)類等子數(shù)據(jù)庫，并規(guī)定各個數(shù)據(jù)庫中所要歸入的文書檔案資料。二是要細化數(shù)據(jù)庫建設的標準和要求，確保數(shù)據(jù)庫建設能夠規(guī)范有序。一方面，需要對數(shù)據(jù)庫終端的文書檔案格式進行細化，形成體系化、規(guī)范化的管理模式。具體而言，圖像類的可統(tǒng)一采用jpg 格式；電子文件類可統(tǒng)一采用pdf 格式；影像類則可統(tǒng)一采用avi 格式。另一方面，要探索在數(shù)據(jù)庫中加入自動生成數(shù)字目錄、自動分類鑒定、頁碼自動提取、統(tǒng)一排序、深度檢索、文件格式轉化、自動備份存儲等功能，提升數(shù)據(jù)庫建設的質量。

（四）要充分重視文書檔案安全管理，堅持管理與利用并重的原則

企業(yè)在應用信息技術的過程中，必須深刻認識到信息技術的局限性和雙刃劍特點，建立健全文書檔案安全管理機制。一是要明確互聯(lián)網環(huán)境下文書檔案管理的基本制度，搭建安全、可控的管理環(huán)境。一方面，要明確互聯(lián)網環(huán)境下文書檔案傳輸、查閱、調出、復制的相關要求，并留存相應的痕跡，建立相應的臺賬，從事前角度確保安全。另一方面，要進一步落實文書檔案安全管理責任，確保檔案信息安全保障工作的嚴肅性、秘密性。二是要進一步應用信息安全技術對文書檔案進行加密處理。

四、結語

近年來，大數(shù)據(jù)、云儲存、云計算、數(shù)據(jù)庫、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)鏈等信息技術被應用至各行各業(yè)，對各行各業(yè)造成了沖擊，也帶來了發(fā)展機遇。具體到檔案事業(yè)，信息技術能夠有效實現(xiàn)檔案電子信息化管理的目標，減輕檔案管理人員工作壓力，實現(xiàn)科學、智能、高效的目標。為此，企業(yè)必須要抓住機遇，以創(chuàng)新思維開展檔案管理工作，確保檔案管理工作提質增效。具體而言，一是要強化信息技術應用，適應信息化時代趨勢；二是要信息技術賦能檔案編研，創(chuàng)新文書檔案編研模式；三是要建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，提升科學管理能力；四是要充分重視文書檔案安全管理，堅持管理與利用并重的原則。未來，信息技術會進一步發(fā)展，企業(yè)只有緊跟潮流，著眼當下，才能真正在未來行業(yè)競爭中提升競爭力。