信息技術背景下高校行政教育管理的創新研究

張秋霞

（福建船政交通職業學院，福建 福州 350007）

自1999 年以來，擴招政策的實行讓我國高校的數量不斷向上攀升，導致各高校間的競爭也日益加大。在對教育體制進行改革的大背景下，各高校為了增強自身在教育行業中的競爭力，創新管理路徑是勢在必行的。近幾年，互聯網技術的飛速發展，為各行各業在工作管理上都提供了便利，高校也應該順應時代潮流，積極引進信息技術，構建“數字化校園”。行政教育管理工作對于高校的發展而言，其作用是舉足輕重的。高校對信息技術的引進，在為行政教育管理工作帶來便捷的同時，也意味著行政管理工作人員必須擁有更專業的工作能力。通過信息管理系統平臺的構建，極大地提高了高校在行政教育管理工作中的辦公效率。

一、信息技術在高校行政教育管理中的作用

（一）獲取信息更加方便

信息的傳播需要以介質為物質載體。在信息進行傳播時，其起點、過程及結果的參考意義都是極其重要的。學校在進行信息決策時，行政部門可以通過信息化的技術，對與決策內容有關的信息進行及時的捕捉，并且要科學規劃信息傳播的節點。這些對于提高學校決策的準確性是極具價值的，反之，將會導致學校在決策過程中，出現對信息判斷的偏差或者是找不到頭緒等問題。多元化的信息在千萬個服務器中進行傳播，人們可以不受時間和空間的限制，隨時隨地對信息進行檢索、瀏覽與下載。各類信息的匯聚，有利于信息資源網絡系統的構建，實現信息資源共享，以便于人們能更快速地獲取信息。

（二）行政效益明顯提高

學校行政效益水平的高低與行政管理體系的構建有密切的聯系，其行政管理體系獨特的運行規律，關系到行政運營水平是否高質高效以及行政效益是否發揮到最大。信息技術背景下的行政教育管理體系能減少信息傳播過程中的阻礙，讓信息在上傳下達或者是下傳上達時能實現“點對點”的傳播，提高了信息傳播的速度，且讓信息在傳播過程中不留死角。在這種工作狀態下，高校的行政政策及指令都能實現快速傳播，從而讓各部門之間、各工作人員之間的協調機制及合作機制更加科學。與此同時，各類信息通過信息平臺進行傳播，進而形成信息共享中心。這不僅有利于提高信息傳播的速度，還有利于提高工作人員檢索搜集信息的能力，進而將行政效益的質量水平實現最大化。

（三）調查分析更加便捷

學校在實行每個決策時，都必須保證決策的正確性，而正確的前提就是要對影響決策的因素進行充分的調查。在這種情況下，調查的數據從何而來呢？信息從何處搜集的呢？相關群體又秉持著怎樣的態度呢？這些問題都是急需解決的。在進行調查分析的過程中，要重點關注相關群體的反應和態度，特別是在校的學生及教師，他們的意見對于決策的正確性有很大的參考價值。通過對教師及學生的意見進行分析，也能了解到該項決策在他們心中的形象是正面的還是負面的。高校在對意見信息進行搜集時，可以運用計算機技術。這樣不僅能提高工作人員搜集信息的效率，還能使數據分析變得更加精準、便捷。

二、信息技術下高校行政教育管理中存在的問題

（一）缺乏信息化建設的統籌規劃

網絡信息技術在高校行政教育管理工作中的運用，大大提高了辦公的效率，致使行政管理信息化成為必然趨勢。近幾年，各高校努力探索行政教育管理方面的信息化建設。到目前為止，90%的高校都已經建立了屬于自己的電子化校務系統。由于在管理制度方面，一直缺乏一套專業且完備的機制，沒有進行統一的規劃，導致高校在信息化建設的過程中進度非常緩慢，大部分高校的信息化管理水平較低，真正實現校務管理信息化的高校只有不到二分之一，而對行政管理信息化平臺構建成功的高校只有十分之一。這具體表現為，為了提高高校各職能部門的工作效率，研發及引進為學生管理、財務管理、教學科研管理等方面服務的信息管理系統。由于信息在各系統上的集成化水平不高，導致信息在各部門之間的共享程度較低。部分部門在工作過程中有時需要調動其他部門的資料信息，但因為目前信息化系統管理沒有形成統一的模式，并且在使用過程中造成的混亂，導致在大部分情況下，還是通過人工操作來完成信息資料的搜集。信息化建設在統籌規劃方面的缺乏，讓各部門之間在業務協作上有很大的困難，還降低了工作的效率。

（二）軟硬件設施配備不足

對于校園網絡的建設，我國大部分高校都秉持積極參與的態度，努力將校園營造出數字化的學習環境。在這個過程中，高校在硬件和軟件方面都存在建設不足的問題。首先，就硬件建設方面，隨著互聯網的飛速發展，科技水平也在不斷提高，電子化辦公設備也在不停地更新換代。盡管高校在數字資源的推廣方面，一直都是采取積極的方式，多媒體教學也實現了廣泛的普及，但是由于高校在設備更新上的預算有限，行政管理信息化的電子設備也逐漸滯后于社會上硬件更新換代的速度，是行政教育管理信息化的進程中非常值得注意的阻礙因素。其次，就軟件建設方面，高校自主研發及引進的數字化軟件只能在進行信息化建設時的單個部門中使用，其對軟件的利用率極低，對日常的行政教育管理工作根本沒有起到實質性的作用，沒有發揮出提高工作效率的作用。除此之外，高校在日常的管理工作中，已經習慣了傳統的紙質化辦公，對數字化辦公軟件的使用頻率并不高，導致其實質效果并沒有得到發揮。傳統辦公模式下的紙質化信息，容易出現更新滯后、準確率降低等問題。

（三）信息化建設智能水平較低

高校擴招，導致各高校之間的競爭不斷加大。行政管理工作的質量，在很大程度上取決于信息化建設水平的高低。然而，大部分高校缺乏對信息化重要程度的認識。在高校信息化建設的推動下，大多數高校都引入了信息化的技術設備。但他們沒有因此加強其日常教學管理中的建設，也沒有與網絡運營建立聯系，更沒有對使用效率進行有針對性的應對，從而降低了信息化的發展速度。雖然引進了先進的技術設備，但也并沒有改變高校信息建設水平較低的現狀。行政管理人員在信息化過程中，工作負擔并沒有減輕，工作效率也同樣沒有得到提高，因此，他們對信息化建設的積極性并不高。一些工作部門在網絡信息更新方面的速度較慢，因此，在日常工作中，仍然依賴紙質媒介，并沒有發揮管理信息化實質性的成效，其工作方式依舊以傳統的管理模式為主。

三、信息技術下開展高校行政管理創新的措施

（一）加強對信息技術利用的重視

要想在高校的行政管理中提高信息技術的使用率，最先要做到的就是摒棄傳統思想，轉變思維方式，提高對信息技術的重視程度。首先，學校領導必須深入了解信息技術的便利性，提高對信息技術設備的投資力度，提供一定的財務支持，并構建全面的信息網絡。其次，有必要加強行政管理人員對于技術設備的使用信息方面的認知水平。同時，在高校各種會議上，要不斷明確信息技術的發展趨勢及作用。只有通過各種方式普及信息技術知識，才能使高校行政管理人員提高在日常管理工作過程中對信息技術的使用意識。最后，在行政管理工作中，有必要刺激相關工作人員的積極性，以便他們在行政管理工作過程中，能夠更好地發揮自己的才能。

（二）完善高校信息化建設規劃

高校信息化建設不是一個一蹴而就的過程，而是要經過不斷地發展和完善，才能對行政教育管理工作起到實質性的幫助作用。因此，在通過信息技術來提高行政管理工作的質量和水平時，高校應該站在全局角度，從整體上進行戰略部署，從宏觀層面對高校的信息化建設進程進行規劃，明確規定每個階段的工作目標。同時，在行政教育管理工作過程中，如果要運用信息技術，應該對其有明確的計劃和步驟。在進行高校信息化建設時，要保證各個部門使用的信息技術是一致的。這樣有利于信息行政管理體系的搭建，實現各部門之間的信息共享，發揮信息化管理體系的實質性作用，提高行政管理人員的工作效率。

（三）改進信息系統

隨著信息技術的發展速度越來越快，信息技術的更新換代的頻率也越來越高。因此，高校在對信息技術設備進行升級時，不僅要注意對硬件設施的更換，還要讓軟件系統也跟上更新的速度，對其進行定期的升級，從而使信息技術設備能夠維持穩定的運行。在對信息技術設備進行使用的過程中，高校應該以自身的使用情況為依據，有針對性地制定出嚴格的維護制度，并找專業的維護人員對其設備進行定期更新升級，保證行政管理系統始終處于高速運行的狀態。

（四）改進高校行政管理流程

為了使行政管理模式與信息系統能夠相互適應，高校在運用信息技術來保障行政管理工作能夠順利開展時，要對行政管理工作中的每個流程對進行不斷地優化。只有通過對流程的不斷改進，才能使行政管理流程更加的規范、標準。同時，高校對內部資源應該進行相應的整合，并且明確各管理部門的職能，促進行政管理系統與信息化系統更好地融合，幫助管理系統向有序的方向前進，進而提高高校的行政管理水平。

結束語：綜上所述，高校的行政教育管理水平要想向現代化的標準邁進，就必須通過信息化建設的方式，來提高行政教育管理工作的工作效率。從高校的角度來看待問題，在行政教育管理系統中引進信息技術，不僅能提高高校內部的信息傳播速度，促進高校行政管理工作人員在信息方面的交流和溝通更加順暢，同時還能通過對信息更加科學化地整理和分析，為高校在進行決策時提供準確科學的數據，讓高校的決策有了有力的支持。高校在行政教育管理的工作過程中引進信息技術，是一種在管理模式上的改進和創新。同時，由于經驗的不足，信息系統在與傳統的行政教育管理系統進行磨合的過程中，依然存在很多問題。面對這些問題的出現，高校要在認真分析原因的基礎上，找出有針對性的解決方法，創新發展路徑，從而促進行政管理效率得到有效的提高。