高校二級學院檔案管理工作現代化路徑

吳磊 周會俠

（西北農林科技大學，陜西 咸陽 712100）

前言

推動檔案的現代化建設符合我國的發展理念，檔案的現代化建設可以在很大的程度上改善自身的不足，增加工作效率、提高服務理念。結合與高校二級學院檔案管理工作的現狀，應當加大重視程度，深入現代化建設。傳統的檔案管理理念已經不能夠滿足人們的需求，高校二級學院應當緊跟時代的步伐，運用現代化技術實現信息化和數據化提高工作效率，相關工作人員通過創新等方式，提高自身的工作水平，更好地服務于全體師生。

一、高校二級學院檔案工作的新常態

（一）創新理念

創新是每個領域發展的動力，創新對于高校二級學院檔案工作也十分的重要。高校二級學院對于檔案的創新主要是堅持做好優質的服務，服務于高校二級學院，服務于社會，通過創新型的理念提高檔案管理工作的發展水平，加快檔案管理的現代化水平。因此各高校二級學院應當重視檔案管理工作的重要性，不斷創新，相關工作者也應將被動服務轉變為主動服務，在實際工作當中不斷創新。

（二）先行理念

傳統的工作當中出現的一個弊端則是缺乏先行理念，現行理念可以幫助高校二級學院的檔案工作進行新的突破，抓住新的機遇，先行理念能夠在很大程度上提高工作效率，能夠更容易的幫助工作人員找到工作目標、豐富工作內容、優化工作結構[1]。面對當前新形勢下帶來的危機，要能夠做到冷靜處理，用長遠的眼光看待問題，主動地解決，提前做好準備。

（三）網絡理念

信息化的發展是當前時代發展的一個大趨勢，非常多的領域已經開始融合互聯網，高校二級學院檔案也不例外，傳統的方式已經不能滿足檔案管理的需求，目前高校二級學院應當樹立網絡理念，加大資金的投入完善相關設備，提高工作效率，盡量避免檔案出現丟失和損壞的現象，通過建設信息化檔案平臺和網絡社交平臺，優化檔案管理體系，提供更好的服務。

（四）合作理念

通過合作可以更好地發揮出自身的優勢，彌補自身現有的不足，目前越來越多的人意識到合作的重要性，當前高校二級學院檔案出現的主要問題有缺乏專業性的人才、缺少資金、信息不同等問題，對此高校二級學院可以采用合作的方式，充分利用校外的資源，加強與相關檔案部門的合作，學習相關的管理技術，也可以和其他高校二級學院進行交流，通過交換人員的方式學習專業知識。

（五）人本理念

高校二級學院的發展理念主要是以人為本，檔案管理工作主要也是服務于學生和社會。相關工作者需要了解檔案工作的核心和主要意義，將人本理念貫徹到檔案工作當中，提高服務理念。建立數據庫，使檔案更加安全、完整，更好地提供服務，了解廣大師生真正的需求，不斷地完善工作，對于傳統方式當中不好的行為及時改正，比如檔案管理的手續流程過于繁瑣，努力提高服務質量。

二、高校二級學院基建檔案管理中存在的問題

（一）重視程度低

檔案管理部門在高校二級學院當中并沒有受到重視，仍然有很多工作人員并不足夠了解檔案的重要性。所以在很多高校二級學院對于檔案投入的資金十分有限，導致檔案仍有很多需要改善的地方但是卻沒有足夠的資金，另外相關人員的不專業，檔案應該由專業的人員來進行管理，但是目前很多人員并不具備相關專業的知識，或者所了解的專業性知識十分有限不能滿足檔案管理的需求。有的高校二級學院紙質軟件、電子軟件的開發設備不夠完善，加大了相關人員的管理難度。部分高校二級學院沒有認識到檔案的重要性，對于檔案管理常常處在一個忽略的狀態下，往往更加重視高校二級學院的招生、教學、師資等方面，對于檔案管理的關注并不高，部分高校二級學院對于檔案的管理觀念還仍然停留在傳統階段，對于檔案的管理并沒有制定一個完善的法律、法規制度，許多高校二級學院并沒有充分地利用現代化技術仍然采取人工的記錄方式，效率低且費時費力。

（二）管理基礎建設滯后

由于部分高校二級學院對于檔案的管理意識淡薄，投入的資金十分有限導致目前仍有檔案管理的設備過于陳舊，影響工作效率譬如計算機、儲存等等的硬件設施，倘若這些設備過于的陳舊會直接影響到相關工作者的工作進度，部分高校二級學院的檔案數據庫也比較的落后，導致信息無法及時的更新[2]。這些設備對于檔案的管理非常的重要，尤其是目前已經進入到信息化時代，運用現代化技術進行對于檔案的管理成了一個必然的趨勢。

（三）檔案管理人員專業程度不足

由于部分高校二級學院對于檔案管理的重視度不夠，不愿意在此方面投入人力、物力，所以人員并不充足，檔案管理內容較為繁瑣，工作人員工作內容過于繁重。在某些高校二級學院檔案管理人員專業素質有限，缺乏相關的知識不能夠滿足工作需求，有的高校二級學院兼職人員反而大于專職人員，某些兼職人員對于工作的態度并不是非常的端正，且精力沒有完全的放在工作上，導致工作效率十分有限，兼職人員并非是與檔案管理相關的專業且缺乏培訓。

（四）檔案管理信息化建設和現代化建設的不足

當今人們處在一個信息化的時代，越來越多的領域開始漸漸地融入互聯網，檔案管理也不例外。但是部分高校二級學院的管理思維過于傳統使檔案管理的信息化、數字化較低。高校二級學院當中的檔案管理數量龐大、內容繁瑣，若沒有較為先進的系統進行支撐會給相關的工作人員帶來巨大的工作壓力。如果想充分地將信息化融入檔案管理中，需要高校二級學院人員投入充足的人員和資金，但是目前仍有很多高校二級學院人員配備不足，技術不到位。目前有的高校二級學院雖然已經運用到信息化，但是缺乏信息化安全理念，檔案的信息化建設需要將原有的檔案進行相應的處理，有的檔案比較的重要且后期還會使用，但是如果沒有進行相應的處理就有可能造成重要文件的丟失和破損。

（五）缺乏創新

創新在當代對于任何一個領域都十分的重要，如果想提高檔案管理的工作水平創新是一個非常不錯的途徑，當前有的高校二級學院檔案服務意識并不高，導致工作效率比較低，且工作人員在工作當中很難提升自己的專業水平，部分工作人員仍然處于被動服務，工作積極性不高缺乏創新理念部分高校二級學院的服務模式仍然過于傳統，單純地追求檔案的數量，導致檔案的數量雖然有很多但是質量卻不高，相關的工作者應當想辦法提高檔案的質量使檔案更具有其意義。

三、高校二級學院基建檔案管理路徑

（一）提高對于檔案管理的重視程度

高校二級學院相關人員加強對于檔案的重視程度能夠有效解決存在的問題，目前仍有高校二級學院對于檔案管理仍然缺乏責任感和使命感，因此高校二級學院當中的相關人員應當通過各種渠道比如書籍、網絡等等多種渠道加強高校二級學院領導的責任感和使命感[3]。了解檔案對于高校二級學院的重要意義。高校二級學院若能夠真正提高對于檔案的認識，問題就能夠迎刃而解，加強對于檔案管理人員的培訓提升專業素質，通過實踐不斷不斷增強專業素養。高校二級學院需要對檔案管理有責任心，提升對于檔案管理的認知。習總書記指出檔案管理要做到為經濟建設、社會發展服務，必須由封閉走向開放，由保管向重服務轉變[4]。

（二）提高基礎設施建設

基礎設施對于檔案管理十分的重要，尤其是目前各個領域日趨信息化，檔案管理也不例外，傳統的管理方式不僅效率低而且工作人員的任務過于繁重，目前檔案管理應當緊隨時代的腳步，將互聯網信息化融入工作當中，計算機設備、儲存、網絡需要滿足工作的需要，為大力推進檔案管理信息化奠定基礎。首先是高層要充分認識到檔案管理所起到的重要作用。其次高校二級學院需要對檔案管理投入相應的資金，完善各種設備，如果設備不到位將不能符合現代化技術的發展，資金對檔案管理十分的重要需要定期更新計算機設備避免設備在工作當中出現故障，完善儲存設備，大量的檔案需要一個內核較大的儲存設備作為支撐[5]。此外需要先進的技術，利用各種先進的技術，完善檔案管理系統，確保工作能夠高效完成。

（三）提高相關人員的專業素質

專業的人才能夠提高工作效率，有利于檔案管理的現代化建設，檔案管理工作目前存在的一個弊端則是缺乏相應的人才，為了提高檔案管理的水平應當打造一個專業型的團隊。第一，在招聘時要采取公平、公正、公開的原則進行考核，避免面試官通過主觀意向進行選拔。第二，對于在崗的檔案管理人員需要進行定期的培訓，使檔案管理人員不斷積累自己的專業知識避免遺忘，而且能夠接收到一些與時俱進的新知識。第三，在崗檔案管理人員也需要定期的考察，教師可以在考察過程當中進行查缺補漏，教師能夠在考察過程當中總結自身在工作當中出現的問題并且及時糾正。

（四）加強檔案管理的現代化建設

在“互聯網＋”的時代背景之下，檔案管理的信息化和數據化已經成了時代的需要，傳統的檔案管理方式容易造成丟失的問題，且容易出現錯誤。現在對于紙質的文檔、視頻等等都可以采用數據化的管理，將現代化技術融入檔案管理當中可以通過大數據技術實現信息共享，在一定程度上降低了檔案丟失的情況。

擴大宣傳力度使更多的人知道檔案的意義，了解檔案的服務性，結合檔案管理在學校的實際情況進行宣傳，譬如可以使學生對檔案室進行參觀使學生參與到檔案的管理當中等等，增加檔案管理對于學校的影響力。在對于檔案的管理當中利用現代化技術對于檔案要進行分類管理，及時對檔案進行歸納總結。加大對于檔案的基金投入確保設備可以滿足檔案管理的現代化需求。在檔案管理的現代化建設當中一定要合法合規，按照國家的要求進行管理，設定相關人員進行定期的檢查，及時的指出檔案管理當中的缺陷并進行改正。

結語

隨著現代科技的不斷發展，檔案管理工作的信息化已是大勢所趨的一個方向，貫徹落實高校二級學院檔案管理工作現代化建設，有利于提高工作效率，滿足廣大師生的需求。高校二級學院應當對于檔案管理工作給予高度重視，加大人力、物力的投入幫助實現現代化建設，相關工作人員也應當提高自身專業水平，將被動服務轉變為主動服務，提高對于工作的積極性和熱情，將現代化技術融入工作當中，推動現代化建設的發展。