如何高質量推進事業單位檔案管理的發展

王志

（河北省秦皇島市失業保險中心，河北 秦皇島 066000）

就事業單位來說，內部檔案管理工作的內容十分繁瑣，為提升檔案管理工作的合理性，就需要管理人員不斷更新管理理念，創新管理方式，優化監管體系，推動其信息化發展，大大提升事業單位檔案管理工作的整體水平。

一、當前國內事業單位檔案管理存在的問題現狀

（一）事業單位內部管理人員管理意識薄弱。

目前，很多事業單位中的管理人員未對檔案管理工作有正確的認知，認為檔案管理工作只是做一些資料的整合分類，沒有為其制定相應的管理體系，單純地要求工作人員做好資料的管理和分類工作，并根據相關部門要求進行相應的整理，保證各項資料的齊全即可，未能安排相關工作人員進行細化管理和維護。從中可以看出，事業單位檔案管理部門不注重日常的維護檢查工作，只要求工作人員做好簡單的分類和保管工作，沒有其他額外的要求，并且管理層認為大部分的資料都是一些個人信息，即使在檔案部門中丟失，也可以在人力管理平臺中進行查詢，這雖然在一定程度上降低了檔案管理人員的工作壓力，但也使得檔案管理工作得到一定的弱化。

（二）事業單位檔案管理部門沒有完善的管理體制

在事業單位中，檔案管理工作有著不容忽視的作用，在提升了事業單位的工作效能的同時，也起到了提升整體服務質量的效果。顯而易見，檔案管理工作在一定程度上推動著事業單位的未來發展，若是在管理檔案的過程中出現一些過失，例如：檔案資料損壞或意識，就極易泄露員工個人或整個事業單位的數據信息，特別是一些十分重要的信息資料，如若落到不良居心的人手中，那么整個事業單位肯定會出現一些不容控制的危機情況。因此，事業單位的管理人員都應當加強對檔案管理工作的重視，將具體工作落實到個人，促使每位工作人員端正工作態度，提升自身的職業素養。但從實際來看，檔案管理工作依然很難滿足社會的多樣化需求，例如：檔案管理部門沒有為人力管理部門的具體很多工作人員也未能認識到檔案管理工作的價值，沒有重視檔案管理工作持續發展的意義。就現在來說，事業單位管理層還未意識到檔案管理工作的重要作用，外加上管理人員的管理能力有限，職業素養不高，缺乏對檔案管理的細節中式，無法發揮出檔案管理的全部價值，促使檔案管理工作較為懶散，導致在查詢相關檔案材料時，常常出現搜索不到的情況，不但無法為員工的工作提供服務，也不利于事業單位的整體發展。

（三）事業單位缺乏對檔案管理工作的監管

檔案管理工作在一定程度上推動著事業單位的有序發展，若是檔案管理人員長時間沒有意識到這項工作的意義，就會給檔案管理工作造成嚴重的影響。雖然很多行政單位都存在相關的檔案監管體系，但從目前來看，絕大部分工作人員，很難做到真正意義上的監管，很多實務未能結合相關制度進行，并且很多單位領導為了降低時間成本，減輕工作壓力，不按照規章制度管理，致使檔案管理工作存在諸多問題。截止到目前，很多事業單位還未能形成高效系統的管理體系，特別是無法在內部系統中建立完善的管理制度。雖然事業單位近幾年已經積累了較為豐富的工作經驗，但仍在檔案管理的信息化發展方面不太成熟，其管理模式也不夠規范。一些事業單位還未能制定較為完善的檔案管理體制，促使在監管方面經常出現程序上的不足，常常出現管理制度不夠完善、資料分類不夠清晰等多種問題，導致檔案管理工作無法有序進行。

二、改善事業單位檔案管理工作現狀的措施分析

（一）強化事業單位管理人員的內部管理意識

就當前來說，檔案管理工作有助于推動事業單位的整體發展，所以事業單位的管理層必須要改變相關管理觀念，加強轉變對檔案管理工作的認知，更新對檔案管理工作的管理理念，保證各個部門之間的協同發展。相關負責人不僅需要加強對檔案部門的管理工作，并且還需要以自身行動起到帶頭作用，讓每位員工都了解檔案管理工作的重要作用。此外，要讓各個部門的工作人員都意識到，事業單位的內容管理工作不可流于形式，必須要把每處細節落到實處，提升內部管理的整體效率，也大大提升了事業單位的服務質量。在事業單位中，有很多部門的工作人員都對檔案管理工作產生不認可的態度，覺得這項工作沒有開展的必要，對單位起不到實質性的作用。由于存在這種錯誤的工作觀念，致使檔案管理工作很難得到良好的發展。所以，相關管理人員需要全面了解檔案管理工作的主要內容，摒棄傳統的管理理念，對于檔案管理工作中所存在的問題現狀提出相應的改進措施，促使檔案管理工作可以彰顯出自身作用和價值。另外，檔案管理工作還需要加強各部門人員的管理意識，還要科學、合理的安排檔案管理工作[2]。在進行檔案工作的管理時，必須要注重對工作人員的挑選，明確部門負責人，注重檔案管理工作的發展，強化工作人員對這項工作的重視。當然，單位領導人也應當去檔案管理部門進行監督檢驗，對當前的管理工作提出更高的要求，對當前所存在的問題給予指導意見，為事業單位檔案管理工作的改革發展奠定有力基礎。

（二）加強專業人才的培養，提升檔案管理效能

一直以來，國內事業單位在管理檔案資料的工作中存在效率低、質量差的情況，不單單是管理理念未能與時俱進，管理方式也較為落后。所以，應當加強員工對檔案管理工作的認識，并以此為基礎，進一步探索檔案管理工作的相關發展路徑，將檔案管理工作和具體發展進行有機結合，積極吸引專業人才，對于一些專業素質較差、職業素養較低的管理人員進行處罰辭退，確保檔案管理工作可以全面發揮自身功效。在選拔檔案管理工作人員的過程中，需要確定人員是否擁有一定的道德素養和政治品質，對檔案管理工作是否有著獨特的了解，當然，豐富的檔案管理經驗和優秀的專業水平也是不可或缺的。伴隨著信息技術的不斷發展，檔案管理人員也需要提升自身的整體素質和能力，確保可以熟練使用計算機技術來分類整理檔案信息，確保檔案管理信息化體系的有序進行，分析檔案管理工作的重要性，并將其作為推動事業單位發展的重要基礎，為新時代的建設提供更加優質的服務。因此，在組建人才隊伍時，不僅需要要求人員的綜合素養，還要結合當今社會的發展情況，科學合理的開展人才培訓工作，了解當前最為高效的管理理念和方式，掌握信息技術的各項操作，保證檔案管理工作的有序運行，推動社會經濟的現代化進程。

（三）完善檔案管理的監管體制

若想全面發揮檔案管理工作的有效作用，就必須要建立合理、高校的監管體制，真正意義上實現檔案管理工作的有法可依、有據可循。這是對檔案管理工作負責，更是對人民的信息安全提供了有力保障。全面落實檔案管理工作，細化工作的各項內容，做好監管工作，進一步促進檔案管理工作的進行。從目前來看，檔案管理人員需要以規章制度的各項要求為基礎，加強對各項工作的監督管理。既需要相關領導人員不斷加強對于檔案管理工作的監督管理，還要保證檔案管理人員對檔案管理工作的有效監督，確保檔案資料內容的清楚有效，防止出現檔案信息的泄露、資料內容被修改或檔案資料丟失的情況，依照相關法律法規來促進管理工作的正常開展，保證實施監管、及時匯報處理。如若發現惡意損壞檔案內容的職工和不法分子，必須盡快送往公安機關，追究刑事責任，進而大大提升了檔案管理工作的整體質量，也強化了檔案管理工作在現代社會中的作用價值。

（四）完善信息化體系的建設，推動檔案管理工作的發展

目前，檔案管理信息化建設已經成為事業單位內部管理工作的主要工作任務，對檔案管理工作起到了重要的作用。我國相關法律制度曾反復強調檔案管理信息化發展的要求，事業單位在進行檔案管理信息化建設時，應將傳統的檔案管理作為基礎，融入信息化技術，完成信息數據的共享，保證電子檔案管理的安全有效。同時，強化檔案管理工作的信息化建設，加強專業人才的培訓，設立科學合理的檔案信息化管理體系，促使檔案信息更加方便快捷、安全實用[3]。各部門都要積極投入到檔案管理信息化的建設中，緊跟現代社會的發展步伐，發揮科學信息技術的有效作用，發掘檔案管理工作的意義價值，促進我國的現代化發展。

（五）強化人才隊伍的建設，提高工作人員的職業素養

人才建設和檔案管理工作作為當前事業單位發展的重要基礎，故而，事業單位在開展檔案管理工作時，應加大對人才培養的重視程度，促進事業單位的內部協調發展。若要加強檔案管理工作的人才建設，應立足于以下幾個方面：第一，加強對工作人員專業能力和工作意識的培養。由于檔案管理工作有著復雜繁瑣的特點，所以事業單位應加強對人員的思政教育、管理能力的提升等等，加強對人員工作思想的管理，培養人員正確的價值觀念，并提升檔案管理技能，增強檔案信息工作的安全性和高效性。第二，加強現代化復合型人才的培養。在推動檔案信息化管理發展的過程中，需要立足于信息化管理人才，重視培養復合型人才，優化人才培養機制，為現代化人才的建設提供良好的環境，保證工作人員管理技能和信息化技術的一同提升[4]。第三，采用老帶新的管理模式，讓工作中的“老人”將自己多年的工作經驗分享給青年職員，充分激發青年職員的創新能力和工作熱情。由于檔案管理有著多年的發展歷史，所以在管理檔案工作的過程中，要注意采納老員工的工作經驗，并結合現代社會的發展趨勢進行創新工作，有助于更好地完成檔案管理工作，提升整體工作的質量和效率[5]。

三、結語

總的來說，檔案管理工作對事業單位的發展起到了決定性的作用。要將檔案管理工作進行全面落實，及時更新檔案管理觀念，明確檔案管理工作的有效作用，強化工作人員的專業水平和職業素養。隨著現代社會的不斷發展，檔案管理工作也應當跟隨者時代的變化，及時更新管理理念，提升工作人員的信息管理質量，推動檔案管理工作的可持續發展。