信息技術在事業單位檔案管理中的應用

王艷艷

（山東省日照市嵐山區社會保險事業中心，山東 日照 276800）

前言

事業單位檔案管理工作不僅僅是對事業單位內部管理信息進行歸檔，更是透過檔案管理人員管理的檔案數據為后續事業單位工作人員的工作變動提供有效的數據支撐，其管理的檔案中除了包含事業單位內部員工的個人信息，更包含各個單位之間發生的業務信息、組織與組織之間發生的業務往來信息等關鍵信息，是協助事業單位后續工作持續推進、穩步進行的重要數據內容之一。因此，事業單位檔案管理人員在日常工作中應在保證部門所保管的檔案完整、檔案數據有效的基礎上利用信息技術實現檔案管理工作的信息化和電子化，并以此作為提高檔案管理工作的工作效率和工作質量的助推力，為后續事業單位檔案的信息化發展打下堅實的基礎。

一、信息技術在事業單位檔案管理中的積極意義

隨著事業單位經營時間的增加，事業單位檔案管理人員的檔案管理工作內容隨之增加，由此產生的事業單位對現有檔案管理中的檔案管理要求也隨之相應提高。因此，現階段事業單位檔案管理人員在日常工作中應重點思考如何對現有工作模式及檔案管理方法進行調整從而提高現有檔案管理的工作效率與工作質量。信息技術作為我國近些年來技術發展速度較快的新興領域，將信息技術與事業檔案管理工作展開有效地結合不僅可以延長當前事業單位檔案的使用壽命，也將對后續事業單位其他部門引用相關檔案資料的流程予以一定程度的簡化[1]。數據信息化作為未來檔案管理的必然發展趨勢，當前事業單位檔案管理人員在實際操作過程中應充分意識到信息技術在事業單位檔案管理中的積極意義，經科學研究調查結果表明，將信息技術與事業單位檔案管理工作展開有效結合對檔案管理工作起到以下兩個方面的積極意義：一方面，隨著事業單位人員調動和現有事業單位經營交易的持續發生，檔案管理工作內容在可預見的未來必將迎來爆發式的增長，如果檔案管理人員在前期準備環節未能對該部分工作量的增長進行合理評估，將影響后續其他部門對檔案信息的調取與使用。而將信息技術引入事業單位檔案管理工作不僅是對現有管理工作工作模式的優化，更為后續檔案的快速讀取和信息篩選提供了前期技術支持。另一方面，基于檔案實際保管過程中部分事業單位檔案管理部門對賬自身檔案管理工作缺乏必要的重視，且并沒有更根據檔案信息的更迭對保管范圍內的檔案文件進行統一的信息錄入更新，導致檔案管理部門名存實亡，無法合理有效地發揮自身部門的工作職能，從而影響事業單位其他部門的工作效率與工作質量。綜上所述，將信息技術引入到事業單位檔案管理工作中是事業單位發展需求的必經之路[2]。

二、當前信息技術應用在事業單位檔案管理過程中存在的問題

（一）單位檔案管理人員未能實現信息技術的合理應用

信息技術作為新時代背景下出現的一個與過去其他領域全然不同的新興領域，其主要是指作用于管理和處理信息所采用的各種高新技術的統稱。而事業單位檔案管理工作作為與之對應的傳統工作領域通常是指將事業單位工作人員以及事業單位歷年發生的業務往來進行登記保存的傳統職能部門。檔案管理部門歷年來儲存、保管的工作信息對事業單位的后續發展及單位內部的人事變動具有重要的參考意義，因此，借助信息技術延長檔案保管年限并將紙質檔案轉化為電子檔案已經成為當前檔案管理工作的重點工作內容之一。而檔案管理人員實際工作中將信息技術應用在事業單位檔案管理過程中存在諸多問題，其中較為突出的管理問題是單位檔案管理人員未能實現信息技術的合理應用[3]。事業單位檔案管理部門作為傳統職能部門，其內部工作人員日常工作過程中受傳統管理模式的影響，并不能很好地適應引入信息技術后的新模式下的檔案管理工作，其主要表現在當前我國大部分的檔案管理人員年齡較大，接受信息技術的能力較差，對新鮮事物往往持保留態度，且工作人員對員工的工作模式更為熟悉。因此，當這部分工作人員面對的工作模式及后續管理環境發生顯著變化時，內心對管理模式的轉變是拒絕的，長此以往，不利于信息技術與事業單位檔案管理工作的有效融合。

（二）檔案管理設備較為落后

事業單位檔案管理部門在實際推行信息技術與日常檔案管理工作的有效融合時可以發現現有檔案管理設備較為落后無法配合信息技術在檔案管理工作中的使用已經成為另一個阻礙信息技術與日常檔案管理工作的有效融合的因素之一[4]。一方面，經科學研究調查結果表明，全面落實檔案信息化的管理工作離不開前期檔案信息化錄入這一關鍵步驟，而隨著我國信息技術領域內信息技術的不斷發展與完善，該領域的采集信息工作已經實現了電子設備錄入取代以往的人工信息錄入并逐漸成為當前主流的信息采集手段。因此，根據自身檔案管理工作的需要對現有信息設備進行更新迭代已經成為推行信息技術與日常檔案管理工作的有效融合的必然發展趨勢。另一方面，在推行信息技術與檔案管理工作有效融合的過程中，檔案管理人員可以發現在自身需要儲存保管的檔案信息數量較為龐大時，管理人員應根據檔案管理工作的實際需求建設檔案管理數據庫，并通過定期對檔案管理數據庫中的數據內容進行備份保存，避免因后續服務器的問題導致電子數據丟失或檔案信息安全性受到影響。以上兩種主要的檔案管理設備落后導致信息技術無法與檔案管理工作有效融合的想象至今仍然廣泛存在于事業單位檔案管理工作體系中。

（三）信息技術與事業單位檔案管理要求并不完全契合

事業單位檔案管理部門作為事業單位體系中的傳統職能部門，在該部門還未引入信息技術時上級領導部門已經對該部門的日常工作規范做出明確要求，而隨著信息技術手段在該部門日常管理工作中的持續推進，以往為該部門所設置的管理工作規范已經不再適用于當前的檔案管理工作。就檔案管理工作規范而言，信息化檔案管理工作要求與傳統模式下的檔案管理工作要求兩者之間有著本質上的區別，針對這一檔案管理工作中切實存在的工作問題，檔案管理人員應根據信息化檔案管理工作的工作內容制定與其工作內容相符合的檔案管理工作的具有可行性的檔案管理要求。并根據檔案管理工作的后續展開最終實現信息技術與事業單位檔案管理要求完全契合這一檔案管理目標。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的有效應用策略

（一）根據信息技術管理要求逐步提高管理人員的檔案管理技能

前文中已經論述過現階段信息技術與檔案管理工作融合過程中存在的問題，針對單位檔案管理人員未能實現信息技術的合理應用的問題，檔案管理部門的主要管理人員應根據不同工作人員的信息化技能水平對管理人員進行科學的分組，分組原則遵循信息化技術能力較強的工作人員搭配信息化能力較弱的工作人員，通過“先進”帶動“后進”的小組工作模式綜合提高管理人員的信息化檔案管理技能[5]。在此過程中，檔案管理部門主要管理人員應根據其他管理人員在實際檔案管理過程中存在的問題予以指導，并針對其他人員管理過程中暴露出的信息技術方面的管理問題定期舉行職業技能提升方面的知識講座。為檔案管理人員信息化技能的持續提升打下堅實的基礎。

（二）根據事業單位檔案管理需求更新檔案管理設備

檔案管理設備較為落后作為當前影響信息技術與檔案管理工作融合的主要問題之一，相關責任人應在對本部門信息化設備進行更新之前對現有信息化設備的優勢與劣勢展開梳理分析，并根據后續檔案管理工作的工作需要對本部門的信息化設備進行更新迭代，經分析，若事業單位檔案管理部門自身資金較為充裕，且日常工作中需處理的檔案信息數量較多，管理人員應優先考慮購買服務器，并搭建契合自身工作內容、工作流程的檔案管理數據庫。反之，若事業單位檔案管理部門自身資金較為緊張，則可以優先考慮租用云端服務器[6]。并根據自有資金狀況在可選范圍內優先選擇安全性較高、儲存內容穩定的云端處理器，避免出現因云端處理器自身性能不足導致檔案信息丟失的管理問題。

（三）根據事業單位管理需求引入適宜的信息管理技術人員

信息化技術融入現有的檔案管理工作已經成為事業單位未來主要的部門發展方向之一，隨著信息技術的不斷發展和完善，相關管理人員應對檔案管理工作的未來發展方向做出合理的預判，而此時根據事業單位管理需求引入適宜的信息管理技術人員已經成為信息技術在事業單位檔案管理中的有效應用策略之一。其在實際工作中主要表現在以下兩個方面：一方面，加強本部門信息化人才方面的人才培養。信息化檔案管理工作對相關工作人員的計算機操作能力和信息技術的應用能力都有一定的要求，同時該崗位還需要該信息技術人員對檔案管理工作有著明確的認知，因此，檔案部門主要管理人員應優先選擇部門內部基礎技能較強的工作人員加以培養。另一方面，大根據事業單位管理需求引入適宜的信息管理技術人員，在對該部分人員進行一定的崗前培訓后使這部分人員更好的建設現有的檔案管理工作。

總結

綜上所述，事業單位檔案管理人員在日常工作中應根據自身工作情況逐步調整原有的工作模式，通過引入信息技術與原有檔案管理工作的有效融合，從而實現提高檔案管理工作的工作效率和工作質量的工作目的。