基于水利工程項目檔案信息化的思考

王君飛

（河北省水利水電勘測設計研究院集團有限公司，天津 300250）

前言：加強檔案信息化建設與管理，不僅是新時代提高檔案現代化水平的現實需要，也是最新檔案法律法規的明確要求。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出:“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。”使用信息技術手段破解傳統檔案管理的困局，從而提升效率、節約成本，對推進水利檔案管理信息化非常重要。

一、水利工程項目檔案信息化特點

（一）完整性

水利工程項目檔案信息化建設管理應當有統一標準進行規范，這樣能讓檔案信息化建設做到有法可依，有章可循。在信息化技術的支持下，檔案信息收集、記錄、錄入、歸檔等各個方面將會更加完善，加之管理制度的規范，可以確保檔案的完整性，為后續應用打下堅實的基礎。

（二）先進性

隨著檔案信息化建設管理的深入，結合水利工程項目檔案的特點與需求，不斷完善軟硬件基礎設施，在先進的、完善的信息管理系統以及計算機等各類工具的支持下，可以為檔案管理人員提供更多便捷。同時，隨著檔案信息化建設的推進以及需求的提升，要求檔案管理人員必須不斷學習，提高自身綜合素質和能力，這樣才能適應信息化檔案管理工作，同時也體現出人才的先進性。

（三）一致性

因為管理手段以及載體形式存在局限性，水利工程項目檔案信息化建設管理一直參照的是紙質檔案管理模式。隨著新修訂的《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，對檔案信息化建設管理指明了方向，讓檔案載體、歸檔、管理等各個方面具有了統一的標準，非常有利于提升檔案管理的效率與質量，不會再出現檔案信息無法共享、格式不統一等各種問題。

二、水利工程檔案信息化的必要性

傳統的檔案管理依靠物理存儲、人工查找等方式，存在效率低下、不易保存、傳輸困難等缺點。而通過推進水利檔案信息化建設，用現代信息技術對信息進行收集、分類、加工和整理，可使檔案管理方式發生根本性變革，達到信息的高度整合和提取。一方面，檔案信息化可以節約檔案管理成本。水利檔案信息化建設將檔案以電子化、數據化形式固定在硬盤、光盤以及云存儲等載體上，減輕了管理人員工作負擔，降低了檔案信息的存儲成本，提高了檔案信息的收集速度。另一方面，檔案信息化可以實現檔案信息的高效共享。用戶可以利用電腦隨時隨地搜索關鍵詞、查閱檔案、提取信息、傳送資料，代替了以前往返庫房反復查找、傳閱的過程，極大地節省了時間、提高了效率。第三，水利檔案信息化提升了檔案的安全性。由于數據的易儲存、易拷貝特點，相較于紙質檔案，電子檔案信息丟失的可能性也大幅下降。如，貴州省紀委省監委采用“大數據+檔案”模式，建立了“一網絡、兩中心、三平臺”架構，形成全省統一的檔案“收”“管”“存”“用”新機制，有力推動紀檢監察檔案管理系統與業務系統的深度融合，實現紀檢監察業務檔案流程模塊化、程序化，為紀檢監察工作的高質量發展提供了保障。

三、新時代檔案信息化工作存在的主要問題

（一）檔案信息化的重要性和對電子檔案的認識存在偏差

首先在思想認識上，認為電子數據不是檔案，不需要檔案部門去收集管理；認為電子檔案不可靠、不可信，思想上沒有想把電子檔案管起來。其次在工作實踐中，檔案部門工作被動，沒有主動謀劃協調把檔案信息化統籌融入到政府和單位信息化建設規劃和進程中去，電子文件和檔案管理被邊緣化。最后對檔案信息化建設投入不足，造成電子文件與電子檔案管理出現短板。

（二）信息化建設缺乏統一規劃，電子文件難以歸檔

目前，絕大多數的公文處理系統、行政審批系統和業務管理等系統在建設過程中都沒有考慮電子文件歸檔功能，開發設計存在缺陷，未實現業務系統和檔案管理系統同步規劃、同步實施，造成文件檔案信息管理沒有系統平臺做支撐，電子文件難以歸檔，電子檔案管理幾乎失控。

（三）系統接口不規范，難以實現系統對接和數據交換

檔案管理系統難以與各類業務系統、上級檔案管理系統、綜合檔案館系統對接，難以實現數據交換，造成電子文件、電子檔案認定難、使用難，檔案信息數據互聯互通共享難，檔案信息“孤島”、數據“煙囪”現象普遍存在，難以實現檔案“全程網辦”“一次不跑”“跨省通辦”“省內通辦”等便民服務。

（四）檔案數字資源建設不完善，價值難以體現

電子文件未實現在線歸檔，對檔案數字副本OCR 重視不夠，無法實現全文檢索。普遍存在電子檔案和檔案數字副本元數據缺失。電子檔案利用不充分不活躍，檔案資源價值難以充分發揮、難以被充分認可。

四、水利工程項目檔案信息化建設管理思路

（一）提升水利工程項目檔案管理工作人員的綜合素質

在水利工程項目檔案管理工作中，檔案管理人員在其中發揮著非常重要的執行作用，其自身專業性將直接影響到檔案管理工作水平與質量。因此，一定要嚴格遵守以人為本的基本原則，打造一支高素質的檔案管理人員隊伍。企業應該在一定的時間內開展嚴格的培訓活動，鼓勵檔案管理工作人員積極參與到培訓活動中，從而對先進的檔案管理理論知識與技能進行全面掌握。另外，每一位上崗的檔案管理人員，都必須保證持證上崗。對外舉辦檔案管理工作集中業務培訓活動，從而促進檔案管理工作人員專業性實現明顯提升。

（二）構建科學的檔案信息化建設管理制度

在構建制度的過程中，要充分結合行業情況、水利工程項目檔案特點、國家政策、新檔案法律法規等，對檔案信息化建設管理過程中的檔案收集、整理、歸檔、錄入、利用等各個環節進行規范；同時，借鑒國內外先進的技術、經驗、理念，完善自身的管理制度。需要注意的是，隨著檔案信息化建設管理的全面推進，相互借鑒已成為一種趨勢，但是借鑒并不是跟風，應當結合水利工程項目檔案的特點、自身特色以及實際功能需求等因素，確保檔案信息化管理體系與管理內容相匹配。

（三）完善軟硬件設施

第一，功能完善、擴展性強、適應性強的檔案信息管理系統才能保障檔案信息化建設管理有效進行。檔案信息管理系統要按照統一標準進行構建，結合水利工程項目的特點，加強系統操作的便捷性；同時，需要構建檔案數據庫，可以通過關鍵詞搜索、查詢相關檔案，從而保障檔案信息能夠得到及時有效地管理。水利工程項目檔案資料非常重要，在檔案信息化建設管理實踐過程中，要高度重視數據庫資料的完整性、真實性，建議對數據庫資料進行審核，確保檔案信息資料齊全。可以將檔案信息資料與原始數據進行對比，如果發現有缺失、錯誤等情況，應當借助檔案信息管理系統及時完善，然后再進行校正與檢驗，保障檔案的完整性。第二，信息化時代背景下，水利工程項目緊跟時代步伐，重視信息化檔案發展，但是必須要完善硬件設施，建議根據實際情況購買硬件設施，為檔案信息化建設管理提供必要的設備支持，避免因為兼容性、拓展性不足而導致設備形同虛設，最終無法發揮實際作用。完善硬件設施的過程中，要有成本意識以及目標意識，一方面，要加強成本控制，另外一方面，需要按照水利工程檔案信息化建設管理頂層框架，對硬件設施進行科學安排、精心布局、統籌規劃，避免盲目引進與購買。信息化時代背景下，檔案信息化建設管理需求不斷變化，硬件設施或許能夠滿足當下的需求，但是隨著需求的不斷擴大，硬件設施可能又無法滿足實際工作的需求，因此需要做好整體部署以及規劃，確保硬件設施的可拓展性，可以基于實際需求進行拓展，為后期改造預留空間，這樣才能進一步提升檔案信息化建設管理的整體水平。

（四）加強云存儲以及云服務的應用

第一，對于管理活動來講，要借助云存儲技術將檔案資料進行云儲存，這方面需要與其他相關單位進行合作與溝通，并結合水利工程實際情況以及檔案管理實際需求設計對應的云儲存服務器，可為檔案資料的共享打下基礎。

第二，云服務的交互性比較強，可以實現多元化服務的目標。檔案管理人員可以通過云服務，制定檔案管理使用權限，擁有權限才能查閱對應的檔案資料，可以為使用者提供極大的便利，從而滿足用戶的不同需求。同時，也可以保障檔案資料的安全。

（五）加強檔案信息安全管理

第一，檔案資料具有不可再生的特點，尤其是一些關鍵資料，一定要按照相關制度規定做好備份工作以及審核工作，最大限度保障檔案資料不會出現遺漏、缺失等問題。

第二，及時升級、更新檔案信息管理系統，確保安全級別達到實際需求，可以最大限度規避安全事故的出現。

第三，加強檔案管理人員培訓以及教育，促使其樹立安全意識，并掌握安全防護技術；同時，還要定期落實安全檢查活動，有利于及時發現安全漏洞并及時進行改進。

第四，構建并持續完善安全管理機制，將安全責任落實到個人，在發現安全事故等問題時，可以及時解決并追究相關人員責任。第五，構建具有實際操作意義的應急處理機制。按照水利工程項目檔案信息化建設管理的需求以及實際情況，擬定多種安全應急預案，可有效應對各種突發事件。

結束語

綜上所述，水利工程項目檔案涉及內容繁雜，傳統建設管理模式難以滿足實際需求，因此，在提升水利工程項目檔案信息化建設管理整體水平的過程中，必須要加強檔案信息安全管理。我們必須結合信息化技術強化信息化意識，提升水利工程項目檔案信息化建設管理水平，將信息化價值全面發揮出來，進而為水利工程建設事業持續健康發展提供有效支撐。